Effiziente Verwaltung von Wochenübersichten und Urlaubssalden in Time Registration

Für Isah Time Registration lag ein Schwerpunkt der Version 5.5 auf der Reduzierung der Fehlerquote in den Wochenübersichten. Zu diesem Zweck wurde eine Reihe neuer Funktionen hinzugefügt. Ein weiterer Schwerpunkt war die effizientere Verwaltung der Urlaubssalden. Im Folgenden werden einige der neuen Funktionen erläutert.

Stundenübersicht in der Wochenübersicht

Für Mitarbeitende mit beispielsweise 30 oder mehr Stundenpositionen in einer Wochenübersicht kann es problematisch werden, schnell die richtige Position zu finden, auf die die Stunden gebucht werden sollen. Je mehr Tätigkeiten pro Tag ausgeführt werden, desto mehr muss gescrollt werden, um eine klare Übersicht zu erhalten. Deshalb wurde die Wochenübersicht in einigen Punkten geändert:

• Feste Reihenfolge: Stundenpositionen desselben Auftrags oder desselben Kunden werden gruppiert und in einer festen Reihenfolge angezeigt.

• Filterung nach Stundenpositionen: Es ist möglich, nach einem bestimmten Tag zu filtern, so dass nur die Stundenpositionen angezeigt werden, für die an diesem Tag Stunden gebucht wurden. Neben dem Wochentag kann auch nach Stichwörtern gefiltert werden, z.B. nach der Auftragsnummer oder einer bestimmten Tätigkeit.

• Zusätzliche Informationen Anzeige der Arbeitspositionen: Bei vielen gleichartigen Arbeiten für einen Auftrag kann es schwierig sein, die richtige Arbeitsgangfolge zu ermitteln. In der Praxis werden diese häufig anhand von Zusatzinformationen wie z. B. Etiketten, Komponenten, dem Startdatum oder der Maschine, an der gearbeitet wird, unterschieden. Als Unternehmen können Sie nun genau dort eine Unterscheidung vornehmen, wo es für Sie notwendig ist.

• Einschränkung nach Auswahl: Um zu verhindern, dass Mitarbeiter Stunden auf unzulässige Arbeitsgänge buchen, kann dies nun auf Arbeitsgangstatus und/oder Kapazitätsgruppe eingeschränkt werden.

Diese neuen Funktionen sollen die Auswahl der richtigen Stundenposition erleichtern und damit die Fehlerquote bei den Buchungen in den Wochenübersichten insgesamt reduzieren.

Bearbeiten von Stundenpositionen

Sollte sich doch einmal ein Fehler in die Stundenerfassung eingeschlichen haben, möchte der Mitarbeiter diesen im Idealfall selbst korrigieren. Aus diesem Grund wurden die Bearbeitungsmöglichkeiten für Stundenpositionen erweitert. Die Daten einer Stundenposition können geändert werden, so dass z.B. der Fertigungsauftrag angepasst werden kann, wenn er sich als falsch herausstellt. Außerdem ist es möglich, eine Stundenposition zu kopieren. Dies gilt nicht nur für Stunden, die direkt in der Time Registration gebucht wurden, sondern auch für Stunden, die z.B. aus der Shop Floor Control kommen. All dies dient dazu, dass die Wochenübersicht genau dann korrekt ausgefüllt ist, wenn sie zur Genehmigung vorliegt und somit nachträgliche Korrekturrunden weitestgehend vermieden werden können.

Urlaubssaldo

Zu Beginn eines neuen Kalenderjahres bietet es sich an, für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einen neuen Urlaubssaldo zu erstellen. Anhand der Abteilung, der Kapazitätsgruppe oder mit Hilfe einer Mehrfachauswahl kann für eine Gruppe von Mitarbeitern festgelegt werden, wie viele Urlaubstage einem Mitarbeiter zustehen. Der Teilzeitanteil wird automatisch berechnet. Isah liefert dann einen Vorschlag, wobei der Saldo von Mitarbeitern, mit denen eine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, noch manuell geändert werden kann. Sobald der generierte Urlaub korrekt erfasst ist, kann er für die betreffende Gruppe per Knopfdruck bearbeitet werden.

Es ist auch möglich, den Urlaub automatisch abzubuchen. In vielen Situationen ist es denkbar, dass Mitarbeiter selbst entscheiden wollen, ob sie eine Stunde früher nach Hause gehen und dafür ihr Zeitguthaben in Anspruch nehmen. Oft ist dafür keine offizielle Genehmigung erforderlich. Nun kann eingestellt werden, dass bei der Buchung von Stunden aus einer bestimmten Stundencodegruppe automatisch eine Urlaubsbuchung erfolgt. Dabei spielt es keine Rolle, über welche Isah App diese Stunden gebucht werden, da sie bei der Verarbeitung der Stunden automatisch vom Urlaubssaldo abgezogen werden.

Vertreter für Genehmigungen benennen

Um einen reibungslosen Ablauf bei der Bearbeitung der Stunden während des Jahres zu gewährleisten, wurde die Möglichkeit hinzugefügt, einen Stellvertreter zu benennen, der die wöchentlichen Übersichten, Urlaubsanträge sowie die geleisteten Stunden genehmigen kann. Dies ist eine praktische Option für Zeiten, in denen Manager oder andere für die Zeiterfassung Verantwortliche im Urlaub sind.

Eine Vertretung kann frei benannt werden. Es ist nicht erforderlich, dass der betreffende Mitarbeiter bereits über vergleichbare Rechte verfügt. Der Vertreter erhält für den angegebenen Zeitraum eine zusätzliche Funktionalität. Es ist sogar möglich, mehrere Vertreter zu benennen oder einem Vertreter alle Rechte für z.B. die Genehmigung von Wochenübersichten oder Urlaub zuzuweisen. Übrigens kann diese Funktionalität auch in dem betreffenden Zeitraum weiter genutzt werden, um z.B. eine Datensicherung durchzuführen.

Mehr über Isah Time Registration erfahren

Sind Sie neugierig geworden und möchten mehr über die Möglichkeiten von Isah Time Registration erfahren? Für weitere Informationen laden Sie einfach unsere Leaflet zu Time Registration runter oder nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Business Consultant auf.