Efficiënter beheer van weekstaten & verlofsaldo’s in Time Registration

Voor Isah Time Registration heeft deze release onder andere in het teken gestaan van het voorkomen van fouten in weekstaten. Om dat te bereiken is een aantal nieuwe features toegevoegd. Daarnaast is er aandacht besteed aan efficiënter beheer van verlofsaldo’s. Hieronder zetten we alle nieuwe features op een rij.

Overzicht uren weekstaat

Voor medewerkers die veel urenregels hebben in een weekstaat, denk aan 30 of meer verschillende regels, kan het lastig zijn om snel de juiste regel te vinden waarop uren geboekt moeten worden. Hoe meer activiteiten je per dag hebt, hoe meer je immers moet scrollen om alles in beeld te hebben. Op een aantal punten is het overzicht van de weekstaat daarom aangepast:

• Vaste volgorde
  Urenregels die bij dezelfde order of bij dezelfde klant horen, worden bij elkaar gegroepeerd en in een vaste volgorde getoond
• Filteren op urenregels
  Het is mogelijk om op een bepaalde dag te filteren, zodat alleen de urenregels getoond worden waar die dag uren voor geboekt zijn. Naast de dag van de week kan er ook zoekwoorden gefilterd worden, zoals een ordernummer of een bepaalde activiteit
• Aanvullende informatie bewerkingsregel tonen
  Wanneer er veel gelijksoortige werkzaamheden op één order zijn, dan was het lastig om te bepalen wat de juiste bewerkingsregel was. In de praktijk wordt er vaak onderscheid gemaakt op basis van aanvullende gegevens zoals label, onderdeel, de startdatum of de machine waaraan gewerkt is. Als organisatie kun je nu zelf instellen waarop binnen jullie bedrijf onderscheid wordt gemaakt.
• Beperking op selectie
  Om te voorkomen dat medewerkers uren boeken op bewerkingen waarvoor dat niet is toegestaan kan deze selectie nu ook beperkt worden op bewerkingsstatus en/of capaciteitsgroep.

Al deze nieuwe features hebben als doel om het selecteren van de juiste urenregel eenvoudiger te maken en daarmee het aantal foute registraties in weekstaten te beperken.

Urenregels bewerken

Mocht er onverhoopt toch een foutje in de urenregistratie zijn geslopen, dan wil je idealiter dat je medewerkers dit zo veel mogelijk zelf corrigeren. Daarom zijn de bewerkingsmogelijkheden voor urenregels uitgebreid. De gegevens van een urenregel kunnen gewijzigd worden zodat bijvoorbeeld de productieorder aangepast kan worden wanneer deze fout blijkt te zijn. Daarnaast kan een urenregel gekopieerd worden. En dat geldt niet alleen voor de uren die rechtstreeks in Time Registration geboekt zijn, maar ook voor uren die bijvoorbeeld uit Shop Floor Control komen. Dit alles met als doel om te zorgen dat de weekstaat correct is op het moment dat deze gefiatteerd moet worden en correctierondes achteraf zo veel mogelijk voorkomen kunnen worden.

Verlofsaldo

Met het nieuwe kalenderjaar in het vooruitzicht is het handig om gelijktijdig voor meerdere medewerkers een nieuw verlofsaldo aan te maken. Op basis van afdeling, capaciteitsgroep of door middel van multi-select is het mogelijk om een groep medewerkers te selecteren en aan te geven hoeveel vakantiedagen men krijgt. Het parttimepercentage wordt daarbij automatische verrekend. Isah zet vervolgens een voorstel klaar, waarbij je handmatig nog het saldo van medewerkers waarmee een afwijkende afspraak is gemaakt kunt aanpassen. Zodra het gegenereerde verlof klopt, kan dit voor de desbetreffende groep met één druk op de knop verwerkt worden.

Daarnaast is het mogelijk om automatisch verlof af te boeken. In veel situaties is het denkbaar dat medewerkers zelf kunnen beslissen om een uurtje eerder naar huis te gaan en daarvoor gebruik maken van hun ‘tijd-voor-tijd’-saldo. Daar is vaak geen officiële goedkeuring voor nodig. Het is nu in te stellen dat wanneer er uren van een bepaalde urencodegroep geboekt worden, deze automatisch tot een verlofafboeking leiden. Via welke Isah applicatie deze uren geboekt worden maakt niet uit, bij het verwerken van de uren worden ze in mindering op het verlofsaldo gebracht.

Vervangen voor fiatteren

Om het verwerkingsproces van uren door het jaar heen soepel te laten verlopen, is de mogelijkheid ingebouwd om een vervanger aan te stellen die weekstaten, verlofaanvragen en verantwoordelijke uren mag fiatteren. Handig wanneer leidinggevenden of andere urenverantwoordelijken op vakantie zijn.

Een vervanger kan willekeurig worden aangewezen; dit hoef niet persé iemand te zijn die al vergelijkbare rechten heeft. De vervanger krijgt in de aangewezen periode extra functionaliteit tot zijn of haar beschikking. Het is zelfs mogelijk om meerdere vervangers aan te wijzen of iemand alleen rechten te geven om bijvoorbeeld weekstaten of verlof te fiatteren. In de desbetreffende periode kun je overigens ook zelf nog steeds van deze functionaliteit gebruik maken, dus het is ook mogelijk om hiermee alleen een back-up te regelen.

Meer weten?

Ben je benieuwd naar alle mogelijkheden van Isah Time Registration? In het leaflet over Time Registration vind je meer informatie. Of neem bij vragen contact op met je Business Consultant.