Schnelle Ergebnisse dank einzigartiger Implementierungs-Methodik

Wenn ein Unternehmen sich nach einem, in der Regel umfangreichen, Auswahlverfahren für eine neue ERP-Lösung entschieden hat, will es natürlich möglichst bald Ergebnisse sehen. Das System soll die Arbeit erleichtern und die Prozesse effizienter gestalten, die Investition muss sich rechnen. Die Implementierung des ERP-Systems ist allerdings nahezu immer recht aufwendig: Die Daten aus dem Alt-System müssen bereinigt und übernommen werden, die Geschäftsprozesse in dem neuen ERP abgebildet und vielleicht neu überdacht werden, die Mitarbeiter sind im Umgang mit dem neuen System zu schulen. Das Ziel der Implementierung ist dabei immer, sicherzustellen, dass die Möglichkeiten der ERP-Lösung maximal genutzt werden. Das hat entscheidende Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung und den Wert des ERP-Systems für den Kunden. Um dieses Ziel möglichst rasch zu erreichen, „in time, quality and budget“, hat Isah eine einzigartige Implementierungsmethodik entwickelt, die sich in einer Vielzahl Projekte bewährt hat.  

In Auftragsströmen denken

Das Grundprinzip ist, dass wir die Projekte schlank halten und pragmatisch vorgehen, um schnell einen kompletten Geschäftsablauf in Isah abbilden zu können. Die praktische Erfahrung aus vielen Projekten hat gezeigt, dass es nicht sinnvoll ist, zunächst alle Prozesse zu beschreiben, danach einen Projektplan zu erstellen und dann mit der Implementierung zu beginnen. Es kann dabei passieren, dass erst bei der Implementierung einzelne Prozesse richtig verstanden werden und das Projekt deshalb stockt. Es hat Missverständnisse bei der Prozessbeschreibung gegeben und die Prozesse stellen sich im praktischen Ablauf anders dar als beschrieben.

Viel sinnvoller ist es, die Implementierung in Auftragsströmen zu denken und nicht in Abteilungen. Beispielsweise wird der gesamte Auftragsdurchlauf bei einem wichtigen Kunden implementiert – von der ersten Anfrage bis zur Auslieferung und Rechnungstellung. Die Mitarbeiter werden geschult und können sofort anfangen, mit dem ERP-System zu arbeiten. Dabei gehen wir von einem „happy flow“ aus, einem normalen Tagesgeschäft ohne Ausnahmen oder Besonderheiten. Die Zusammenhänge sind so gut erkennbar und damit werden in der Regel bereits 70 – 80 % des Umsatzes abgebildet. Das ist dann die Blaupause für weitere Auftragsströme.

Komplexe und/oder nicht so relevante Ströme werden später implementiert: Gutschriften, Reparaturen, Ersatzteile, Sondermaschinen oder DATEV-Anbindung. Wichtig ist, dass der Kunde gemeinsam mit Isah einführt und von Beginn an voll beteiligt ist. Der Kunde kann dabei selbst notwendige Arbeiten übernehmen, wie beispielsweise die Daten anzulegen – das spart Zeit und Budget. Dabei können auch noch einmal Prozesse hinterfragt werden: Sind die Abläufe nicht optimal, gibt es Abweichungen von Standardwerten? Dann kann der Kunde selbst Änderungen vornehmen. Wobei möglichst im Standard geblieben wird und Customizing überflüssig ist.

Bewährte Methodik

Grundsätzlich unterteilen wir das Implementierungsprojekt in überschaubare und kontrollierbare Phasen, wobei eine Phase abgeschlossen und freigegeben sein muss, bevor eine andere Phase beginnen kann. Die Phasen werden gemeinsam mit dem Kunden festgelegt – vom Start-up, über Pilotphase, bis zu Implementierung und Go-live.

Im Projekt arbeiten wir nach der „Sprintmethodik“. Das ist  eine agile Methode, bei der alle zwei Wochen in der Projektgruppe bewertet wird, ob das gemeinsam gesetzte Ziel erreicht wurde, was geschafft ist, wo Korrekturen erforderlich sind und was als nächstes getan werden muss. Dieser Ansatz einer kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung ermöglicht einen raschen Projektfortschritt und verhindert, dass Projekte im Zeitplan und Budget aus dem Ruder laufen. Das ist aber nur in einer engen und offenen Kommunikation mit dem Kunden möglich und bringt deutlich mehr Sicherheit und Zufriedenheit bei allen Projektbeteiligten.

Als Kontrollmechanismus des Projektes wird ein Lenkungsausschuss eingerichtet, der sich alle vier Wochen trifft und den rollierenden Forecast bespricht: Wo gibt es Baustellen, wie läuft die Zusammenarbeit und wie ist die Atmosphäre, wie ist das Budget und wie der Projektfortschritt? Kein Projekt läuft völlig problemlos, aber Überraschungen kann es damit nur für einen Zeitraum von max. vier Wochen geben.

Unsere Implementierungsmethodik ist speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen zugeschnitten und hat sich dort vielfach bewährt. Mitarbeiter können rascher und umfassender mit dem System umgehen, Zeitplan und Budget werden eingehalten, Ergebnisse des ERP-Einsatzes werden kurzfristiger sichtbar und der Return der Investition wird sehr viel schneller erreicht. Unsere Kunden sind überzeugt von der Methodik und haben uns in der Trovarit-Studie 2022/2023 „ERP in der Praxis“ weit überdurchschnittlich gut bewertet.

Unsere einzigartige Implementierungsmethodik

Unsere Kunden sind überzeugt von unserer Methodik. Sie haben unsere Implementierungsprojekte in der Trovarit-Studie 2022/2023 „ERP in der Praxis“ weit überdurchschnittlich gut bewertet. Beim Projektmanagement und dem Support ebenso wie bei Termintreue, Budgettreue und Zielerreichung.

Konnten wir ihr Interesse wecken? Lesen Sie auf dieser Seite mehr über unser Implementierung-Methode.