Mit der Isah ERP-Software ist Metaglas zukunftssicher aufgestellt

Im Januar 2023 fiel bei Metaglas die Entscheidung für die ERP-Lösung von Isah. Nur fünf Monate später startete die Implementierung, und nach weiteren sechs Monaten ging das Unternehmen mit der neuen Software erfolgreich live. Dirk Brouwer spielte in allen Projektphasen eine zentrale Rolle. Von der ersten Anforderungsanalyse über die Auswahl und Einführung bis zur Inbetriebnahme und anschließenden Betreuung. Bereits vier Jahre zuvor war er mit dem klaren Ziel vor Augen zu Metaglas gekommen, ein neues ERP-System auszuwählen und erfolgreich zu implementieren. Nachdem er die Anforderungen des Unternehmens detailliert erfasst hatte, musste das Projekt aufgrund der Corona-Pandemie zunächst pausiert werden. Heute blickt Dirk Brouwer zufrieden auf die Entscheidung für Isah zurück.

Vom fragmentierten IT-System zur integrierten ERP-Lösung

„Als ich bei Metaglas angefangen habe, arbeitete das Unternehmen noch mit einem veralteten ERP-System“, berichtet Dirk Brouwer. „Die Kolleginnen und Kollegen waren nicht grundsätzlich unzufrieden, aber die Geschäftsführung sah deutlich, dass die Software nicht zukunftsfähig war. Diese wurde 2009 eingeführt und seitdem nicht mehr aktualisiert, weil eine maßgeschneiderte Integration mit einem Drittanbieter nicht mehr unterstützt wurde. Die Devise lautete: bloß nichts anfassen, damit nichts ausfällt. Das hat die Weiterentwicklung der Prozesse massiv ausgebremst. Hinzu kam, dass der Support durch den ERP-Anbieter eingestellt wurde. Das war so auf Dauer nicht tragbar.“

Daraufhin begann Dirk Brouwer, die Prozesse bei Metaglas im Detail zu analysieren. Er erinnert sich: „In vielen Abteilungen wurden parallel zur bestehenden ERP-Software verschiedene Insellösungen verwendet. Der Vertrieb erstellte Angebote in einem separaten Tool. Die Arbeitsvorbereitung arbeitete mit einem eigenen CAD- und Planungssystem und übertrug die Stücklisten anschließend manuell ins ERP-System. Die Produktionssteuerung lief über eine zusätzliche Anwendung. Auch das Forderungsmanagement wurde in einer separaten Lösung abgewickelt. In der Buchhaltung fehlte sogar eine Schnittstelle zur Bank. Die Kollegin öffnete die Bankdaten auf dem einen Bildschirm und das ERP-System auf dem anderen und ordnete Zahlungen manuell zu. Nahezu jede Abteilung arbeitete mit eigenen Excel-Tabellen für die Planung. Dabei kamen jeweils unterschiedliche Werkzeuge und Datenquellen zum Einsatz. Das Ziel war es, eine integrierte ERP-Lösung zu finden, die eine zentrale Datenbasis schafft und damit mehrere Einzellösungen ersetzt.“

Anforderungen an ein neues ERP-System

Nachdem Dirk Brouwer die Unternehmensprozesse detailliert analysiert und die geplanten Entwicklungsschritte definiert hatte, wurden die Anforderungen für jeden einzelnen Prozessschritt ausgearbeitet. Diese Ansprüche wurden im Austausch mit den Teams überprüft. Anschließend begann die Suche nach geeigneten ERP-Anbietern. Die Corona-Pandemie führte dazu, dass die konkrete Auswahl und Einführung des neuen Systems zunächst verschoben werden musste. Parallel dazu fanden jedoch weiterhin Kennenlerngespräche statt, zum Teil in digitaler Form. So konnte die Liste potenzieller Anbieter bereits deutlich eingegrenzt werden.

Architekturbüro Marco van Veldhuizen | Fotografie Peter Baas

Dirk Brouwer brachte bereits Erfahrungen aus früheren ERP-Projekten bei anderen Unternehmen mit. Er wusste, dass viele Unternehmen und Mitarbeitende davon überzeugt sind, ihre Prozesse besonders individuell sein. „In der Realität ähneln sich die Abläufe allerdings oft stark, und genau deshalb passen Standardlösungen häufig sehr gut und sind in vielen Fällen die bessere Wahl“, erklärt Dirk Brouwer. „Bei Metaglas habe ich jedoch festgestellt, dass sich die Kernprozesse in wichtigen Punkten tatsächlich deutlich von denen anderer Unternehmen unterscheiden. Durch die projektbezogene Einzelanfertigung sowie die vielen internen und externen Fertigungs- und Montageschritte entsteht eine hohe Abhängigkeit innerhalb der Prozesskette. Zusätzlich kommen branchenspezifische Anforderungen hinzu. In anderen Bereichen hingegen reichen Standardfunktionen völlig aus.“

Die Anforderungen von Metaglas im Überblick:

1. Festlegung des optimalen Kundenauftragsentkopplungspunkts (KAEP)

Für Metaglas war es wichtig, einerseits Prozesse zu standardisieren und andererseits individuelle Kundenwünsche bestmöglich zu berücksichtigen. Die Herausforderung bestand darin, die richtige Balance zu finden – also den optimalen Entkopplungspunkt im Prozess festzulegen. Dieser sollte möglichst spät im Prozessliegen, damit projektbezogen eingekauft werden kann und jedes Projekt als strukturgebendes Element für den weiteren Ablauf dient.

2. Zahlungsplansystem für Teilrechnungen

Ein branchenspezifisches Kriterium war die Möglichkeit, Teilrechnungen versenden zu können. „Unsere Projekte sind vergleichbar mit dem Kauf eines Hauses“, erläutert Dirk Brouwer. „Zu bestimmten Zeitpunkten stellen wir zum Beispiel eine Rechnung über 10 Prozent, später eine über 20 Prozent.“ Für Metaglas war es wichtig, je Projekt einen Zahlungsplan mit prozentualer Verteilung einfach anlegen zu können. Dieser sollte an definierte Meilensteine geknüpft sein und ohne individuelle Systemanpassungen auskommen. 

3. Mehrstufige Projektstruktur

Ein weiterer zentraler Aspekt war die Komplexität der Fertigung. Die Endprodukte von Metaglas bestehen häufig aus zahlreichen Komponenten, die jeweils eigenen Fertigungsaufträgen zugeordnet sind. Ein Rahmen enthält zum Beispiel festes Glas, Flügelteile oder eine Schiebetür – jeweils mit Glas in spezifischer Stärke und Abmessung. Die benötigten Aluminiumprofile werden zunächst extern beschichtet und an die individuellen Kundenvorgaben hinsichtlich Farbe und Struktur angepasst. Sämtliche Fertigungsaufträge, Materialien und Fremdleistungen erfordern eine abgestimmte Beschaffung sowie eine integrierte und laufend aktualisierte Planung. Dirk Brouwer betont: „Viele Softwarelösungen haben Schwierigkeiten mit dieser Mehrstufigkeit und den Abhängigkeiten. Für uns ist genau das aber essenziell, um die Prozesse effizient zu steuern.“

4. ERP-Software für die Fertigungsindustrie

Die letzte Anforderung ergab sich direkt aus den vorangegangenen Punkten. Metaglas suchte gezielt nach einer ERP-Lösung, die speziell für projektorientierte Fertigungsunternehmen entwickelt wurde. „Wir wollten einen Anbieter, der unser Geschäft versteht und für unsere branchenspezifischen Anforderungen bereits im Standard eine passende Lösung bietet. Ohne dass wir auf teure Sonderprogrammierungen angewiesen sind. Unser Wunsch ist, dass wir bei einer neuen Herausforderung sagen können: ‚Wir haben dieses Problem‘, und unser Anbieter antwortet: ‚Kein Problem, das kennen wir und wir haben eine Lösung dafür, die sich bei anderen Kundinnen und Kunden bereits bewährt hat.‘ Wir erwarten eine Zusammenarbeit, in der unsere Anforderungen verstanden und wir zuverlässig unterstützt werden.''

Erfahrungen aus der Branche gaben den Ausschlag für Isah

Mit der klar definierten Anforderungsliste wandte sich Metaglas an mehrere Anbieter, darunter auch Isah. „Isah erfüllte alle unsere Anforderungen. Besonders positiv war für uns, dass Isah auch eine eigene Lösung für den Finanzbereich anbietet“, berichtet Dirk Brouwer.

Den entscheidenden Ausschlag gab jedoch das Feedback aus der Branche. „Natürlich haben wir die Referenzen der Anbieter sorgfältig geprüft und dabei viele positive Rückmeldungen erhalten. Zusätzlich haben wir gezielt Personen aus unserem Netzwerk angesprochen, die bereits mit verschiedenen ERP-Systemen gearbeitet haben. Dabei zeigte sich, dass einige Kolleginnen und Kollegen schon bei früheren Unternehmen sehr gute Erfahrungen mit Isah gemacht hatten. Diese Einschätzungen deckten sich mit dem positiven Feedback aus der Branche. Besonders gefreut hat uns, dass Isah nicht nur funktional überzeugt, sondern auch als Unternehmen kontinuierlich wächst und sich partnerschaftlich aufstellt.“

Dirk Brouwer fasst zusammen: „Alle Abteilungen profitieren heute von der Isah ERP-Software. Unsere Informationen sind nicht mehr über verschiedene Systeme und Excel-Dateien verteilt. Es gibt jetzt eine zentrale Datenbasis, die für alle zugänglich ist.“