Metaglas klaar voor de toekomst dankzij Isah ERP software

In januari 2023 koos Metaglas uit Tiel voor de ERP oplossing van Isah. Vijf maanden later startte de implementatie en weer zes maanden later ging het bedrijf live met de ERP software. In alle fases (requirements vaststellen, ERP-selectie, implementatie, livegang en nazorg) had Dirk Brouwer een belangrijke rol. Als Manager Digitalisering trad hij vier jaar geleden in dienst bij Metaglas, met als doel een nieuw ERP pakket te kiezen en implementeren voor het bedrijf. Nadat hij de wensen en eisen van het bedrijf in kaart had gebracht, werd het traject door Corona tijdelijk on hold gezet. Ondertussen kijkt hij tevreden terug op de keuze voor Isah.

Van versnipperd IT-landschap naar geïntegreerde ERP-software

“Toen ik startte bij Metaglas werkte het bedrijf met een verouderde ERP oplossing,” trapt Dirk af. “Collega’s waren daar niet persé ontevreden over, maar de directie voelde aan alles dat de situatie niet toekomstbestendig was. De implementatie van het pakket dateerde uit 2009 en sindsdien waren er geen updates meer geweest op de software, omdat een maatwerkintegratie met een derde partij niet meer ondersteund werd. ‘Zoveel mogelijk vanaf blijven’ was het idee, want men wilde niet dat er iets om zou vallen. Dat stond het verbeteren van de bedrijfsprocessen nogal eens in de weg. Ook de support van de ERP leverancier was ondertussen gestopt. Dat voelde niet meer prettig.”

Dirk startte daarom met het in kaart brengen van de verschillende processen van Metaglas. “Op diverse afdelingen werd naast de ERP software met losse systemen gewerkt; verkoop bracht offertes uit vanuit een apart pakket, werkvoorbereiding gebruikt een los teken- en werkvoorbereidingspakket maar moest handmatige stuklijsten in het ERP overzetten, voor de productie-aansturing was een losse applicatie en ook debiteurenbeheer werd in een apart pakket gedaan. De collega van Finance had zelfs geen bankenkoppeling en moest de bankbetalingen op haar linker computerscherm zetten en ERP op het rechterscherm om zo handmatig de betalingen te koppelen. Daarnaast werkte bijna elke afdeling binnen het bedrijf met eigen Excel-bestanden, waarin de planning van zaken werd bijgehouden. Iedereen had zijn eigen tools en daarmee ook zijn eigen waarheid. Doel was om op zoek te gaan naar een geïntegreerde ERP-oplossing met één gedeelde waarheid, zodat we gelijk een aantal andere losse pakketten konden uitfaseren.”

Wensen en eisen ten aanzien van een ERP-oplossing

Nadat Dirk de bedrijfsprocessen goed in kaart had gebracht en wist op welke aspecten het bedrijf wilde groeien, werden per processtap de wensen en eisen in kaart gebracht. Deze werden met collega’s getoetst en vervolgens startte de zoektocht naar geschikte ERP-aanbieders. Omdat Corona ondertussen om de hoek kwam kijken, werden de daadwerkelijke keuze en implementatie van het project tijdelijk on hold gezet. Er werd nog wel doorgegaan met (deels digitale) kennismakingen om zo wel vast van een longlist naar een shortlist te komen.

Architecten bureau Marco van Veldhuizen | Fotografie Peter Baas

Bij ERP implementaties bij eerdere werkgevers merkte Dirk dat bedrijven en collega’s vaak ten onrechte denken dat hun bedrijfsprocessen heel bijzonder en afwijkend zijn. Dirk “Terwijl deze in essentie vaak heel erg lijken op die van de meeste andere bedrijven, waardoor een gangbaar ERP prima voldoet en vaak juist de beste oplossing is. Bij Metaglas merkte ik al snel dat het basisproces op veel belangrijke punten juist wel wezenlijk afwijkt van de meeste andere bedrijven. Door het projectmatige maatwerk en de vele geschakelde interne- en externe productie- en montagestappen, ontstaat een veel grotere afhankelijkheid in de keten. Daarnaast zijn er een aantal branche specifieke behoeftes. Dit terwijl op veel andere plekken in het proces weer prima volstaan kan worden met basis functionaliteit.”

De eisen van Metaglas op een rij:

1. Het juiste klantorderontkoppelpunt

Aan de ene kant is het voor Metaglas belangrijk om processen te standaardiseren; aan de andere kant wil men ook zo veel mogelijk kunnen inspelen op de specifieke wensen die klanten hebben. De juiste balans daartussen vinden, ofwel het juiste klantorderontkoppelpunt bepalen, vereiste aandacht. De eis van Metaglas was dat dit punt zo ver mogelijk naar achteren in het proces kan liggen, zodat er op klantorder ingekocht kan worden en een project als kapstok dient voor de rest van de organisatie.

2. Factuur termijnschema

Een voorbeeld van een branche specifieke eis is de mogelijkheid om deelfacturen te kunnen versturen. “Je kunt onze projecten vergelijken met de aankoop van een huis,” vertelt Dirk. “Op een bepaald moment wordt er een 10% factuur gestuurd en weer even later wordt er bijvoorbeeld een 20% factuur verstuurd.” Voor Metaglas was het belangrijk om per project makkelijk op basis van percentages het schema voor factuurtermijnen in te kunnen stellen, gekoppeld aan bepaalde oplevermomenten, zonder dat hier maatwerk voor nodig is.

3. Gelaagdheid in projecten

Een derde punt dat voor Metaglas belangrijk was, was de complexiteit van hun productie. Eindproducten bevatten vaak veel componenten, welke weer onderverdeeld zijn in losse productieorders. Denk aan een frame met daarin vast glas, draaidelen of een schuifpui, waar overal glas met een bepaalde dikte en afmeting in moet. De daarvoor benodigde aluminium profielen worden eerst zelf weer naar een externe partij gestuurd om daar op basis van klantspecificaties te worden voorzien van een coating met de gewenste kleur en structuur. Voor al die verschillende productieorders, materialen en externe bewerkingen moet inkoop worden gedaan en een op elkaar aansluitende planning worden gemaakt en beheerd. Dirk: “Mijn ervaring is dat veel softwarepakketten heel veel moeite hebben met die gelaagdheid en afhankelijkheden, terwijl dat voor ons essentieel is om onze processen goed aan te kunnen sturen.”

4. ERP software specifiek voor de maakindustrie

Een laatste eis die eigenlijk ontstond uit de voorgaande, was het uitgangspunt dat Metaglas persé een ERP-oplossing zocht die bedoeld was voor hun type business. “We zochten een leverancier die zich specifiek heeft toegelegd op ons soort projectmatige productiebedrijven, waardoor ook juist voor de bijzonderheden van ons soort bedrijven een goede oplossing binnen de standaard aanwezig is en we geen echt maatwerk meer nodig hebben. Onze wens is dat wanneer wij in de toekomst een vraag of uitdaging aankaarten, dat onze leverancier dan zegt ‘ah, daar hebben we een goede oplossing voor, want hier hebben veel andere klanten van ons ook mee te maken’. We willen onszelf in feite herkend voelen en daarmee écht geholpen worden.”

Ervaring branchegenoten gaf doorslag voor Isah

Met deze lijst van eisen kwam Metaglas uiteindelijk bij een aantal partijen terecht, waarvan Isah er een was. “Isah vinkte al onze wensen en eisen af en bovendien vonden we het heel prettig dat Isah een eigen Finance-oplossing heeft. Een rondvraag bij branchegenoten deed ons uiteindelijk besluiten om definitief voor Isah te kiezen.

Uiteraard hoorden we positieve verhalen van de referenten die we van de verschillende leveranciers aangedragen kregen. Maar daarnaast zochten we ook contact met andere ERP-gebruikers uit ons persoonlijk netwerk. We bleken zelfs al een aantal collega’s te hebben met positieve Isah ervaringen bij eerdere werkgevers. Toen werd ons duidelijk dat Isah écht met kop en schouders boven de rest uitstak; zowel op het vlak van bestaande functionaliteit als op het gebied van doorontwikkeling en partnership kwam Isah sterker uit de bus. De geluiden van branchegenoten over Isah waren gewoon erg positief!”