AAE stärkt seine Einkaufsprozesse mit SCSN

Die treibenden Kräfte hinter der Innovation

Anja Geboers, Projekteinkäuferin bei AAE, ist seit sechs Jahren eine Schlüsselfigur im Unternehmen. Als Projektleiterin und Key Userin des SCSN-Projekts ist sie für die Implementierung und Optimierung des Systems im Tagesgeschäft verantwortlich: „Das Schöne an diesem Projekt ist, dass wir mit derselben Anzahl Mitarbeitenden deutlich mehr Wert im Einkaufsprozess schaffen. Die administrative Bürokratie verschwindet, und wir können uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt, nämlich die Qualität unserer Zusammenarbeit mit den Lieferunternehmen.“

Rob Fleuren, seit 2017 ICT-Direktor bei AAE, spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung der IT-Prozesse. Mit seinem Team aus Technologieexperten und Key Usern verschiedener Abteilungen sorgt er dafür, dass das ERP-System von Isah optimal genutzt wird. „AAE arbeitet bereits seit 2002 mit Isah. Nach meinem Einstieg haben wir eine Neuimplementierung durchgeführt, um Sonderanpassungen zu vermeiden und konsequent mit den Standards von Isah zu arbeiten. Seitdem haben wir stetig neue Module eingeführt, zuletzt das Modul für Einkaufsverträge und im vergangenen Jahr die Arbeit mit SCSN. Es ist beeindruckend zu sehen, wie diese Prozessinnovationen unsere Wachstumsziele unterstützen“, so Rob Fleuren.

SCSN als Erfolgsfaktor

Für AAE war die Entscheidung für SCSN ein strategischer Schritt. Das Smart Connected Supplier Network, eine von Brainport unterstützte Initiative, bietet einen Standard für den elektronischen Austausch von Bestellungen, Bestellbestätigungen und anderen Daten zwischen Unternehmen.

„Wir haben früh das Potenzial von SCSN erkannt“, so Rob Fleuren. „Als Isah als Serviceprovider einstieg, haben wir systematisch geprüft, welchen konkreten Nutzen das für uns bringen kann. Als wachsendes Unternehmen mit bis zu 3.000 Bestellpositionen pro Woche war schnell klar, dass wir mit SCSN unseren administrativen Aufwand reduzieren und die Abläufe deutlich beschleunigen können.“

Die bisherige Abwicklung per PDF und E-Mail war aufwendig und fehleranfällig. Mit SCSN werden Abweichungen jetzt automatisch erkannt, sodass sich die Mitarbeitenden auf Sonderfälle konzentrieren können, statt sich mit administrativen Routinetätigkeiten zu beschäftigen. „Das ist ein wesentlicher Faktor, um unser Wachstum zu bewältigen, ohne zusätzlich Personal einstellen zu müssen“, erklärt Anja Geboers.

Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung

Die Einführung von SCSN erforderte eine sorgfältige Vorbereitung und enge Zusammenarbeit mit den Lieferunternehmen. „Alles beginnt mit der Prüfung der Artikeldaten. Jede Information muss stimmen, von Maßeinheiten bis zu den Zahlungsbedingungen. Danach folgen Testbestellungen, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen. Wir haben gelernt, dass jede neue Lieferfirma auch neue Herausforderungen mit sich bringt“, sagt Anja Geboers.

Gerade bei den ersten Lieferfirmen war der Aufwand für die Datenbereinigung hoch. Doch dieser Aufwand lohnt sich, wie Rob Fleuren betont: „SCSN zwingt uns, unsere Daten exakt zu pflegen. Früher wurden kleinere Inkonsistenzen oft ignoriert, aber jetzt geht das nicht mehr. Dadurch hat sich die Qualität unserer Daten erheblich verbessert.“

Der Erfolg der Implementierung beruhte auch auf der engen Zusammenarbeit mit Isah. „Gerade bei den ersten Lieferunternehmen waren wir stark auf das Know-how der Isah-Consultants angewiesen“, berichtet Anja Geboers. „Danach konnten wir den Prozess weitgehend eigenständig umsetzen. Es braucht Erfahrung und Lernbereitschaft, aber wenn das System erst einmal läuft, bringt es einen großen Mehrwert.“

Zeitgewinn und bessere Datenqualität 

Seit der Einführung von SCSN sind die positiven Effekte im Arbeitsalltag deutlich spürbar. Die Einkaufsabteilung mit 20 bis 25 Mitarbeitenden kann sich nun auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt auf administrative Routinetätigkeiten. Wo zuvor jede einzelne Bestellposition manuell geprüft wurde, werden Abweichungen heute automatisch erkannt und verarbeitet. „So gewinnen wir Zeit für wichtigere Aufgaben, wie etwa die Verbesserung der QLTC-Performance unserer Lieferfirmen“, sagt Anja Geboers.

Ein weiterer Vorteil ist die hohe Zuverlässigkeit der Daten. Da die Informationen direkt von den Lieferunternehmen ins ERP-System fließen, sind sie stets aktuell und korrekt. „Fehleingaben, zum Beispiel bei Artikelnummern, sind deutlich seltener geworden. Das schafft Vertrauen und macht die Arbeit für alle angenehmer“, so Anja Geboers.

Blick in die Zukunft

Obwohl AAE bereits beachtliche Fortschritte erzielt hat, gibt es noch viele Pläne für die weitere Automatisierung. Acht Lieferunternehmen sind bereits an SCSN angebunden, Gespräche mit weiteren laufen. „Wir haben eine Prioritätenliste erstellt und sprechen in jedem Gespräch mit den Lieferfirmen über SCSN. Unser Ziel ist es, bis 2025 deutlich zu skalieren“, so Rob Fleuren.

Darüber hinaus untersucht AAE weitere Optionen auf der SCSN-Roadmap, etwa das Einbinden von Lieferscheinen oder die Integration von Lagerprozessen. Rob Fleuren erklärt: „Wir wollen möglichst viele administrative Schritte eliminieren, um uns auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren zu können. Außerdem prüfen wir, wie SCSN zur Effizienzsteigerung der gesamten Supply Chain beitragen kann, zum Beispiel durch den Austausch von Forecasts.“

Rob Fleuren blickt zuversichtlich in die Zukunft: „Je mehr Unternehmen sich an SCSN anschließen, desto effizienter wird die gesamte Lieferkette. Es entsteht mehr Transparenz, Lagerbestände sinken und Durchlaufzeiten verkürzen sich. Davon profitieren nicht nur wir, sondern die gesamte Branche.“

Fazit

Mit der Integration von SCSN und dem konsequenten Streben nach Prozessoptimierung zeigt AAE eindrucksvoll, wie Technologie zum Wachstum und zur Innovationsfähigkeit eines Unternehmens beitragen kann. Durch den gezielten Einsatz von Isah ERP und digitalen Lösungen wie SCSN stärkt AAE seine Position in einem wettbewerbsintensiven Markt.