AAE versterkt inkoopprocessen met SCSN
In de afgelopen twintig jaar heeft AAE, een toonaangevende specialist in high-tech oplossingen, zich ontwikkeld tot een koploper op het gebied van procesoptimalisatie. Met een focus op high-mix low-volume productie, is AAE een partner voor bedrijven wereldwijd. De continue zoektocht naar innovatie en verbetering speelt een centrale rol in hun succesverhaal. Een recent voorbeeld hiervan is de implementatie van het Smart Connected Supplier Network (SCSN) binnen de inkoopafdeling. Dit heeft niet alleen geleid tot aanzienlijke tijdsbesparingen, maar ook tot een hogere datakwaliteit en een efficiëntere samenwerking met leveranciers.
De drijvende krachten achter de innovatie
Anja Geboers, Project Inkoper bij AAE, is al zes jaar een belangrijk gezicht binnen de inkoopafdeling. Als kartrekker van het SCSN-project en key user is zij verantwoordelijk voor de dagelijkse implementatie en optimalisatie van het systeem. “Het mooie van dit project is dat we met dezelfde mensen veel meer waarde kunnen toevoegen aan het inkoopproces. De administratieve rompslomp verdwijnt en we kunnen ons richten op wat echt belangrijk is: de kwaliteit van onze samenwerking met leveranciers.”
Rob Fleuren, ICT Director bij AAE sinds 2017, speelt een cruciale rol in het stroomlijnen van IT-processen binnen het bedrijf. Met zijn team van technologische experts en key users uit verschillende afdelingen zorgt hij ervoor dat het Isah ERP-systeem optimaal wordt benut. “AAE werkt al sinds 2002 met Isah. Bij mijn komst hebben we een herimplementatie uitgevoerd om maatwerk te elimineren en volledig volgens de standaarden van Isah te werken. Sindsdien hebben we steeds meer modules toegevoegd; zoals recent nog de inkoopcontractmodule en vorig jaar het werken met SCSN. Het is prachtig om te zien hoe deze procesinnovaties bijdragen aan onze groeiambities,” aldus Fleuren.
Waarom kiezen voor SCSN?
Voor AAE was de keuze voor SCSN een strategische stap. Het Smart Connected Supplier Network, een initiatief dat ondersteund wordt door Brainport, biedt een standaard voor het elektronisch uitwisselen van orders, orderbevestigingen en andere gegevens tussen bedrijven.
“Wij zagen al vroeg het potentieel van SCSN,” vertelt Fleuren. “Toen Isah zich aansloot als serviceprovider, zijn we serieus gaan onderzoeken welke voordelen het ons kon bieden. Als een ambitieus bedrijf met een groeiend aantal inkooporderegels – soms oplopend tot wel 3000 per week – zagen we een kans om administratieve handelingen te minimaliseren en onze processen te versnellen.”
Een traditionele werkwijze met handmatige controles op orderregels, vaak via PDF’s en e-mails, bleek inefficiënt. Met SCSN kunnen afwijkingen nu automatisch worden gesignaleerd, zodat de focus ligt op uitzonderingen in plaats van routinehandelingen. “Dit is essentieel om onze groei te ondersteunen zonder extra FTE’s aan te nemen,” legt Geboers uit.
De implementatie: uitdagingen en keuzes
De implementatie van SCSN vroeg om een grondige voorbereiding en samenwerking met leveranciers. Geboers: “Het begint allemaal met het verifiëren van artikelgegevens. Alles moet kloppen, van eenheidsmetingen tot betalingscondities. Daarna volgen testorders om eventuele fouten vroegtijdig te detecteren. We hebben geleerd dat elk nieuw aangesloten bedrijf weer unieke uitdagingen biedt.”
Bij de eerste leveranciers kostte het veel tijd om de data volledig op orde te krijgen. Maar die investering betaalt zich uit, benadrukt Fleuren: “SCSN dwingt ons om onze data zwart-wit te bekijken en volledig op orde te hebben. Voorheen konden kleine inconsistenties makkelijk genegeerd worden, maar nu is dat niet meer mogelijk. Dat heeft de kwaliteit van onze data enorm verbeterd.”
Het succes van de implementatie hing ook af van nauwe samenwerking met Isah. “Voor de eerste paar leveranciers hadden we écht de expertise van Isah-consultants nodig,” vertelt Geboers. “Daarna konden we het proces grotendeels zelfstandig uitvoeren. Het vraagt om vlieguren en de wil om te leren, maar zodra het systeem eenmaal draait, is het een enorme winst.”
De voordelen: tijdwinst en datakwaliteit
Sinds de introductie van SCSN zijn de voordelen duidelijk merkbaar. De inkoopafdeling, bestaande uit 20-25 FTE’s, kan zich nu meer richten op strategische taken in plaats van administratief werk. Waar eerder elke orderregel handmatig gecontroleerd werd, kunnen afwijkingen nu automatisch worden gedetecteerd en opgevolgd. “Dit geeft ons meer tijd om te focussen op zaken als verbeteren van de QLTC performance van de leveranciers, en minder op handmatige invoer,” aldus Geboers.
Een bijkomend voordeel is de betrouwbaarheid van de data. Doordat gegevens direct vanuit de leverancier in het ERP-systeem worden verwerkt, zijn ze altijd actueel en accuraat. “Het risico op fouten, zoals verkeerd ingevoerde artikelen, is drastisch verminderd. Dat geeft vertrouwen en maakt het werk prettiger voor iedereen,” zegt Geboers.
Toekomstige plannen en ambities
Hoewel AAE al indrukwekkende stappen heeft gezet, zijn er nog volop plannen voor verdere automatisering. Momenteel zijn acht leveranciers aangesloten op SCSN, en gesprekken met nieuwe partners lopen volop. “We hebben een wishlist van leveranciers opgesteld waar we prioriteit aan geven. Bij elk gesprek brengen we SCSN ter sprake. Ons doel is om in 2025 flink op te schalen,” vertelt Fleuren.
Daarnaast kijkt AAE naar andere mogelijkheden binnen de roadmap van SCSN, zoals het aanbieden van pakbonnen en het integreren van warehouseprocessen. Fleuren: “We willen zoveel mogelijk administratieve handelingen wegnemen, zodat we ons kunnen richten op waardecreatie. Ook onderzoeken we hoe SCSN kan bijdragen aan efficiëntere samenwerking binnen de hele supply chain, bijvoorbeeld door het delen van forecasts.”
Fleuren ziet de toekomst rooskleurig: “Hoe meer partijen zich aansluiten bij SCSN, hoe efficiënter de hele keten wordt. Het biedt transparantie, vermindert voorraad en verkort doorlooptijden. Dat is niet alleen goed voor ons, maar voor de hele sector.”
Conclusie
Met de integratie van SCSN en de continue inzet voor procesoptimalisatie laat AAE zien hoe technologie kan bijdragen aan groei en innovatie. Door slim gebruik te maken van Isah ERP en nieuwe digitale oplossingen als SCSN, versterkt het bedrijf zijn positie in een competitieve markt.
