Die Van Vliet Automotive Group liefert seit fast 70 Jahren LKW, Anhänger, Spezial- und Geländefahrzeuge an Kunden weltweit, vor allem in afrikanische Länder, wie Ghana, Togo, Burkina Faso, Benin und Kongo. Standardmäßig hat Van Vliet etwa 1.200 Einheiten auf Lager, sodass sie oft schneller liefern können als die Händler der von ihnen geführten Marken (unter anderem MAN, Iveco und Toyota). Van Vliet produziert Fahrzeuge also nicht selbst, sondern modifiziert sie auf der Grundlage spezifischer Kundenwünsche. Van Vliet steht für Flexibilität, Schnelligkeit und lösungsorientierte Arbeiten.

Seit 2018 wird das Familienunternehmen von Marcel van Vliet in der dritten Generation geführt. Er hat eine Restrukturierung in Form von mehreren Übernahmen und Integration von Unternehmen durchgeführt. Marcel van Dam wurde als CFO eingestellt, da ein Bedarf an Senior-Finanzwissen in der Geschäftsleitung bestand. Ein weiterer Schritt war die Optimierung der Prozesse der verschiedenen Unternehmen durch eine neue ERP-Lösung. Ende 2021 fiel die endgültige Entscheidung für Isah Business Software. Wir sprachen mit Marcel van Dam über die Implementierung und die Geschäftsvorteile, die er durch Isah zu erreichen hofft.

Wunsch nach unternehmensübergreifendem Arbeiten im ERP

Marcel van Dam erklärt: "Als ich zu Van Vliet kam, wurde ein Dealer Management System genutzt, das auf die Standard-Automobilbranche ausgerichtet war. Dieses System ging von der Situation aus, dass man bestimmte Optionen bei seinem Lieferanten abnehmen würde. Da Van Vliet jedoch viel mehr ist als nur ein Händler der einkauft – wir modifizieren unsere Einheiten immer selbst in unserer Werkstatt – passte dieses System nicht gut zu unserem Geschäft. Außerdem stießen wir auf das Problem, dass unsere Prozesse über mehrere Organisationen hinweg laufen. Es wurde viel doppelte Buchhaltung von 3 operativen Unternehmen betrieben und es wurden gegenseitig Intercompany-Rechnungen verschickt. Eine Vor- oder Nachkalkulation für unsere Aufträge war nicht möglich, weil die benötigten Daten nicht in einem System vorhanden waren. Das musste aus meiner Sicht geändert werden."

Isah war die richtige Wahl

Vliet Automotive hat verschiedene Optionen geprüft, um die Prozesse zu optimieren. "Wir haben uns internationale Dealer Management Systeme angesehen, allgemeine ERP-Lösungen und `maßgeschneiderte`, aber all diese Optionen passten nicht zu unseren Anforderungen. Schließlich kamen wir mit einem Isah-Kunden in Kontakt, der seine Erfahrungen mit uns teilte. Und das klang für uns wie eine gute Option. Nachdem wir mit Isah ins Gespräch gekommen waren, stellte sich schnell heraus, dass das Unternehmen in Bezug auf Einstellung und Kultur sehr gut zu uns passt. Das Unternehmen hat umfassende Erfahrungen im Fahrzeugbau. Außerdem gab es ein gutes Verhältnis zu den Vertriebsberatern, und das war für uns sehr wichtig, schließlich macht man Geschäfte mit Menschen. Nachdem wir uns entschieden hatten, mit Isah zu arbeiten, kam die Corona-Krise dazwischen, wodurch wir das ERP-Projekt vorübergehend auf Eis legen mussten. Schließlich erhielten wir Ende 2021 die Zustimmung unserer Teilhaber und konnten starten. In diesem Jahr haben wir dann mit der Implementierung von Isah begonnen."

Isah Consultants haben viel Erfahrung in der Fertigungsindustrie

Die Zusammenarbeit mit den Isah Consultants verläuft sehr angenehm, sagt Van Dam. "Wir befinden uns jetzt in der sogenannten Realisierungsphase, und ich merke, dass unsere Key-User bei den verschiedenen Schritten gut begleitet werden. Alles wird deutlich erklärt und die Kultur der Isah-Mitarbeiter passt gut zu unserer Kultur. Man merkt zudem, dass die Consultants viel Erfahrung in der Fertigungsindustrie haben – das ist wirklich ein Mehrwert. Sie können sich in unsere Prozesse hineindenken und es ist sehr leicht miteinander zu sprechen, weil sie sofort verstehen, wie die Abläufe bei uns sind. Jetzt bereiten wir uns auf den Go-live vor, der für den 1. Januar 2023 geplant ist."

Mehr Einblick dank Isah

Wenn Isah live ist, erwartet Marcel van Vliet, dass die Organisation mehr Einblicke gewinnt. "Wir sollten dann in der Lage sein, unseren Kunden schneller und vollständiger Angebote und Aufträge zu unterbreiten, besser wissen welche Bestellungen ausstehen und was die Kunden insgesamt benötigen. Isah wird uns auch dabei helfen, mehr mit der Vorkalkulation statt mit der Nachkalkulation zu steuern. Dies wiederum wird uns helfen, die Prozesse in der Werkstatt und im Unternehmen insgesamt zu verbessern. Darüber hinaus erwarte ich, dass wir aus Isah wertvolle Management-Informationen gewinnen und Fragen beantworten können wie: Haben wir ausreichend Bestand? Und haben wir den richtigen Bestand? Müssen wir zusätzlich einkaufen? Wie steht es um unsere Planung? Wie effizient arbeiten wir? Durch das Verknüpfen von Daten können wir in Zukunft viel bessere Make-or-Buy-Entscheidungen treffen."

„Im ersten Jahr nach der Inbetriebnahme möchten wir das System vor allem kennenlernen und herausfinden, welche Aufgaben und Tätigkeiten durch Isah noch weiter unterstützt werden können. Unser Ziel ist es, effizienter zu arbeiten und arbeitsintensive Aufgaben so weit wie möglich zu automatisieren. Doppelte und unnötige Aufgaben wollen wir auf jeden Fall eliminieren. Die Anzahl der Vollzeitäquivalente werden wir sicherlich nicht reduzieren – die Zeitersparnis, die wir erzielen werden, wollen wir vor allem nutzen, um weiterzuwachsen. Wir setzen bereits viel auf Compliance, aber wir würden gerne die Messlatte noch höher legen und die Standards innerhalb unserer Prozesse noch weiter anheben. Dank Isah können wir als Unternehmen auf ein höheres Professionalisierungsniveau hinarbeiten."