Dankzij Isah ERP Software kan Van Vliet Automotive verder professionaliseren

Sinds 2018 wordt het familiebedrijf Van Vliet Automotive geleid door de derde generatie in de persoon van Marcel van Vliet. Hij voerde een herstructurering door in de vorm van een aantal overnames en integraties van bedrijven. Marcel van Dam werd vervolgens aangetrokken als CFO, omdat er behoefte was aan meer senior financial kennis binnen de directie. Een volgende stap was het stroomlijnen van de processen van de diverse bedrijven door middel van een nieuwe ERP oplossing. Eind 2021 werd de definitieve keuze gemaakt voor Isah Business Software. We spraken Marcel van Dam over de implementatie en de business voordelen die hij verwacht te behalen met Isah.

Wens voor multicompany werken in ERP

Van Dam vertelt: “Toen ik binnenkwam bij Van Vliet werd er gebruik gemaakt van een Dealer Management Systeem dat gericht was op de standaard Nederlandse automotive industrie. Dat systeem ging uit van de situatie dat je bepaalde opties bij je dealer afneemt. Aangezien Van Vliet veel meer is dan alleen een dealer die inkoopt – we modificeren onze units immers zelf in onze werkplaats – sloot dit systeem niet goed aan bij onze business. Daarnaast liepen we tegen het feit aan dat onze processen over meerdere organisaties heen lopen. Vanuit 3 operationele bedrijven werd veel dubbele administratie gedaan en er werden over en weer intercompany facturen gestuurd. Een voor- of nacalculatie ten behoeve van onze orders was niet mogelijk, omdat de benodigde data niet in één systeem zat. Dat moest anders wat mij betreft.”

Isah was de juiste match

Van Vliet Automotive heeft diverse opties overwogen om hun processen te optimaliseren. “We hebben naar internationale Dealer Management Systemen gekeken, naar algemene ERP pakketten en naar ‘tailormade’, maar al die opties sloten niet aan bij onze behoeften. Uiteindelijk kwamen we in contact met een bestaande Isah-gebruiker, die hun ervaringen met ons deelde. En dat klonk als goede optie voor ons. Nadat we met Isah in gesprek raakten, bleek al snel dat het bedrijf qua instelling en cultuur enorm goed bij ons past. Bovendien was er een fijne klik met de Sales Consultants en dat was voor ons erg belangrijk; je doet immers zaken met mensen.

Toen we eenmaal besloten hadden om met Isah te gaan werken, kwam helaas de Corona-crisis tussendoor, waardoor wij intern het ERP project helaas in de ijskast moesten zetten. Uiteindelijk kregen we eind 2021 de goedkeuring van onze aandeelhouders en konden we er een klap op geven. Dit jaar zijn we vervolgens gestart met de implementatie van Isah.”

Isah Consultants hebben veel ervaring in de maakindustrie

De samenwerking met de Isah Consultants verloopt erg prettig, vertelt Van Dam. “We zitten nu in de zogenaamde realisatiefase en ik merk dat onze key-users goed begeleid worden in de verschillende stappen die er gezet moeten worden. Er wordt duidelijke uitleg gegeven en qua cultuur passen de Isah-mensen goed bij die van ons. Je merkt bovendien dat de Consultants veel ervaring hebben in de maakindustrie; dat is echt een toegevoegde waarde. Ze kunnen zich inleven in onze processen en het praat heel makkelijk omdat ze direct snappen hoe het e.e.a. bij ons werkt. We gaan ons nu voorbereiden op de livegang, die gepland staat op 1 januari 2023.”

Meer inzicht dankzij Isah

Wanneer Isah straks live is verwacht Marcel als organisatie meer inzicht te krijgen. “Ik verwacht dat we sneller en completer onze offertes en orders kunnen aanbieden aan onze klanten, beter weten wat er aan orders uitstaat en wat er overall aan behoeften is bij onze klanten. Daarnaast gaat Isah ons helpen om meer te gaan sturen op voorcalculatie versus nacalculatie. En dat gaat ons weer helpen in het verbeteren van de processen op de werkplaats en in het bedrijf in z’n algemeen. Verder verwacht ik veel waardevolle managementinformatie uit Isah te kunnen halen en antwoorden te kunnen geven op vragen als: hebben we voldoende voorraad? En ook de juiste voorraad? Moeten we extra inkopen? Hoe staat het met onze planning? Hoe efficiënt werken we? En door data aan elkaar te knopen kunnen we straks veel beter make-or-buy-beslissingen nemen.

Het eerste jaar na de livegang willen we vooral gebruiken om het systeem goed te leren kennen en te ontdekken welke taken en werkzaamheden nóg verder ondersteund kunnen worden d.m.v. Isah. Het doel is om efficiënter te werken en arbeidsintensieve handelingen zo veel mogelijk te automatiseren. Dubbele en onnodige taken willen we sowieso elimineren. Qua FTE-aantal zullen we zeker niet verminderen; de tijdwinst die we gaan behalen, willen we vooral benutten om verder te kunnen groeien. We doen nu al veel aan compliance, maar we zouden hier graag de lat nog hoger leggen en zaken nog scherper zetten binnen onze processen. Dankzij Isah kunnen we als bedrijf naar een hoger professionaliseringsniveau toewerken.”

Isah biedt volop digitaliseringsmogelijkheden voor de toekomst

“Na de livegang op 1 januari zal onze uitstraling als organisatie naar buiten professioneler worden,” aldus Marcel. “Isah biedt ons nog volop mogelijkheden om verder te digitaliseren richting de toekomst. Neem bijvoorbeeld de mogelijkheid van het Isah Web Portal waarmee we voorraden op onze website kunnen presenteren en ons dealerportfolio geïntegreerd vanuit het ERP systeem kunnen inzetten voor e-commerce. Verder kunnen we straks met een iPad een check doen als er een vrachtwagen in ontvangst wordt genomen, waarbij alles direct digitaal verwerkt is in het ERP systeem. In ons magazijn kunnen we sneller innemen en uitgeven door middel van Isah Mobile Logistics. Op een heleboel gebieden gaat Isah ons een enorme impuls geven. Niet alleen qua efficiency maar zeker ook qua plezier in het werk. Het wordt veel makkelijker gemaakt en daar kijk ik enorm naar uit!"