Waarom integraal werken de toekomst is

De meeste bedrijven in de maakindustrie gebruiken tegenwoordig ERP software als backbone van hun organisatie om alle administratieve bedrijfsprocessen te ondersteunen. Denk aan o.a. inkoop, verkoop, planning, projectmanagement en financiële administratie. In de praktijk zie ik echter dat maakbedrijven vaak ook nog met andere software oplossingen werken. Dat is deels logisch, maar niet altijd. Het is uiteraard slim om specifieke werkgebieden die niet direct bij de administratieve processen van een bedrijf horen, elders onder te brengen; goed geïntegreerd met het ERP pakket. Maar er is ook een grijs gebied van werkgebieden die soms wel en soms juist niet geïntegreerd in een ERP-pakket worden gebruikt. Dat baart me zorgen. Ik merk namelijk dat bedrijven in zulke situaties vaak het overzicht kwijtraken. Ze weten niet hoe ze al deze systemen en bijbehorende processen kunnen integreren. Terwijl integraal werken wél is wat ze willen, omdat het veel voordelen oplevert. Sterker nog, ik ben van mening dat het zelfs essentieel is om in de toekomst je klant optimaal te kunnen blijven bedienen.

De toegevoegde waarde van integraal werken

De reden om qua administratieve processen integraal te werken is eigenlijk heel simpel: er is één waarheid —  one source of truth — voor de hele organisatie. Iedereen werkt met één pakket, één database en drukt op dezelfde knoppen. Van eilandvorming is niet langer sprake en min of meer dezelfde informatie ligt niet op meerdere plekken opgeslagen. Een order (of klant) is onder slechts één naam bekend en alle informatie is centraal onder deze naam beschikbaar — van order tot tekeningen en productspecificaties.

Omdat er één waarheid en één centrale database is, kun je hieruit informatie halen die je inzicht geeft in het totale proces. Met deze inzichten kun je vervolgens optimalisatieslagen doorvoeren en toegevoegde waarde creëren richting klanten en de markt. Van disruptive thinking tot nieuwe business modellen of een slimmer product. Omdat je over integrale informatie beschikt kun je anticiperen op de toekomst en je concurrenten voorblijven.

Eén systeem is niet altijd mogelijk

Alle afdelingen binnen het bedrijf met één systeem laten werken zou het uitgangspunt moeten zijn, maar dat is praktisch niet altijd haalbaar. Eén systeem kan immers nooit ‘alles’. Technische aangelegenheden zoals CAD en PDM zijn specialisme die je beter onderbrengt bij partijen die daar goed in zijn. Er zijn echter ook veel domeinen die in een ‘grijs gebied’ vallen. Denk aan CRM, marketing, payrolling of bijvoorbeeld tijdregistratie & verlofregistratie. Zulke processen worden soms wel ondersteunt door ERP leveranciers, maar hiervoor zijn ook allerlei specialistische deeloplossingen voorhanden. Het spreekt voor zich dat de specialistische oplossingen veelal uitgebreidere mogelijkheden met zich meebrengen. De vraag die je jezelf als organisatie echter moet stellen is: heb je de geselecteerde systemen écht nodig? Mijn uitgangspunt is: integreer niet om te integreren, maar kijk naar je behoefte. Misschien is datgene waar je naar op zoek bent eigenlijk wel iets anders dan dat je denkt nodig te hebben? Is de business case valide? Zo ja, dan kun je dit systeem integreren. Zo niet, dan is mijn advies om het ook niet te doen.

Zoals ik het zie is de stap naar integraal werken eigenlijk een drietrapsraket:

• Stap 1: Streef naar één ERP pakket waarin alle administratieve bedrijfsprocessen zijn ondergebracht.
• Stap 2a: Zijn er specifiek zaken die niet in dit administratieve proces thuishoren, integreer dan additionele software.
• Stap 2b: Mis je daarnaast functionaliteit in je ERP pakket? Kijk dan – als de business case valide is – eveneens naar additionele software.
• Stap 3: Kijk naar de techniek en het proces om te integreren: wat is de beste manier op het vlak van techniek maar ook proces? Streef naar standaard integratie!

Een strategische IT partner kan je helpen

In de praktijk merk ik dat het voor maakbedrijven lastig is om deze overwegingen zelf te maken. Een strategische IT partner kan met je sparren en je helpen om de juiste keuze te maken. Ze kijken met een objectieve blik naar de organisatie, de te bewandelen weg en de wensen en behoeftes. Door de ervaring die ze hebben kunnen ze jouw strategie, die stip aan de horizon, langs de mogelijk benodigde software leggen en je hierin adviseren.

Je wilt immers voorkomen dat je systemen aan elkaar knoopt, maar vervolgens niet het doel realiseert dat je voor ogen hebt omdat het bijvoorbeeld te complex wordt. Dat doe je door de juiste technologie op te tuigen en standaarden te realiseren die ook toekomstbestendig zijn, zodat je niet vast komt te zitten in een web aan integraties.

Als Isah hebben we jarenlange ervaring met het integreren van derden systemen met onze business software en het opzetten van de technologie (API’s en webservices) maar ook weten we het juiste proces daarbij vorm te geven. Mocht je hier eens over willen sparren dan kun je altijd vrijblijvend contact met me opnemen.