Waarom maatwerk ERP software een risico is voor je maakbedrijf

Maatwerk of standaard ERP software? Ik merk dat dit een vraag is die bij veel maakbedrijven speelt. Want hoewel maatwerk ERP software vaak goed aansluit bij de business, je er helemaal zelf sturing aan kunt geven en het kosteneffectief is, brengt het ook beperkingen met zich mee. Steeds meer maakbedrijven realiseren zich dat. Maar de implementatie van een nieuw ERP-systeem, gebaseerd op standaard software, blijft voor velen een (te) groot obstakel om de overstap te maken. Ik spreek uit ervaring wanneer ik zeg dat de praktijk leert dat je in elk geval over een mogelijke switch zou moeten nadenken. Er kleven namelijk risico’s aan maatwerk. Deze risico’s kun je natuurlijk beperken door een gerenommeerde softwareleverancier het maatwerk te laten ontwikkelen en onderhouden. Dan kan maatwerk voor je organisatie zelfs nét dat streepje voor geven ten opzichte van uw concurrent. Vaak zien we echter dat maatwerk door ZZP’ers of medewerkers bij bedrijven zelf wordt gemaakt. De risico’s die dan spelen, bespreek ik in dit blog.

1. De continuïteit van de business kan in het geding komen en het staat groei in de weg

Het grootste risico van maatwerk ERP-software is in mijn ogen dat het de continuïteit van je bedrijf kan beperken en daarmee groei in de weg kan staan. Binnen de organisatie zijn er vaak slechts een paar kennishouders van de software, maar wat gebeurt er als zo’n sleutelfiguur de organisatie verlaat? Iemand opnieuw opleiden is zeker een mogelijkheid, maar mijn ervaring leert dat het inwerken van nieuwe mensen op dit vlak in de praktijk erg lastig is. Het vereist een specifieke en intensieve opleiding. Je moet immers iemand leren om een maatpak te maken, en dat is niet voor niets een ambacht.

Niet alleen het vertrek van kennishouders vormt mogelijk een gevaar voor de continuïteit van de business, maar ook (grote) technologische ontwikkelingen - zoals in het verleden de overstap van DOS naar Windows - spelen hier een rol in. Want hoe omarm je binnen de software nieuwe ontwikkelingen zoals het Internet of Things of Big Data? Ontwikkelingen waarmee je het bijvoorbeeld mogelijk maakt dat machines kunnen communiceren met het ERP-systeem? De ontwikkelingen gaan tegenwoordig zo razendsnel dat het enorm lastig is om met maatwerk software actueel en up-to-date te blijven.

Misschien is maatwerk software op dit moment een passende oplossing voor de huidige manier van werken, maar kun je garanderen dat dat in de toekomst ook nog zo is? Bij verschillende bedrijven zie ik dat de kans dat je tegen beperkingen aanloopt groot is. Waarom? Standaard software groeit mee met de tijd, maar maatwerk staat stil.

2.  Consultantcy, support en updates zijn lastiger

Een tweede risico zit hem in het feit dat je met maatwerk software niet automatisch updates ontvangt en het lastiger is om hier support op te krijgen. Op het moment dat je maatpak kapot is dan moet je naar de winkel waar je het kocht en hoop je dat ze bijvoorbeeld precies dezelfde knoop nog op voorraad hebben. Ofwel: je zult het support van maatwerk veelal zelf moeten regelen.

Met standaard software loop je dat risico niet. Je partner houdt zich immers bezig met het verbeteren van de software en het optimaliseren en uitbreiden van de functionaliteit gebaseerd op ervaring vanuit de gehele markt, ook met het oog op ontwikkelingen zoals hierboven benoemt. En mocht je vragen hebben dan zijn ze altijd voor je beschikbaar.

Een goede ERP partner doet echter meer. Ze ondersteunen je ook om continu te blijven te groeien, zodat je niet over 15 jaar  nog op dezelfde manier werkt als vandaag. Want een succesvolle implementatie is één,  ERP continu blijven vormen naar de actuele manier van zaken doen is minstens zo belangrijk.

3. Het is lastig om te voldoen aan de wet- en regelgeving omtrent security en privacy

Niet alleen de technologische ontwikkelingen gaan razendsnel, ook op het gebied van security en privacy verandert de wet- en regelgeving regelmatig. Of het nu gaat om de wijzigingen rondom SEPA betalingen, GDPR / AVG of het beschermen van de organisatie tegen hackers. Hoe je het ook went of keert; je zult hier iets mee moeten om compliant te blijven.

Ik zie in de praktijk dat bedrijven die werken met maatwerk software veel tijd en geld kwijt zijn aan het realiseren van een oplossing. Maar is deze oplossing ook daadwerkelijk toereikend én toekomstbestendig? Want in hoeverre zijn de kennishouders volledig op de hoogte van alle wet- en regelgeving? En mochten ze dat zijn, weten ze hoe ze daarop moeten acteren en anticiperen?

4. Het brengt beperkingen in de workforce met zich mee

Een laatst maar zeker niet onbelangrijk risico schuilt er in dat je met een verouderd maatwerk systeem, ongeacht de werking ervan, minder aantrekkelijk bent voor potentiële werknemers; in het bijzonder voor millennials. Deze groep is over een aantal jaar het grootste deel van de Nederlandse workfoce. En zij zijn  gewend om te werken met moderne software en applicaties op hun laptops, smartphone, tablets etc.

Ik durf te beweren dat het opleiden en behouden van nieuwe mensen lastiger is met maatwerk software. Met name millennials hebben namelijk bepaalde verwachtingen over het gebruik van softwaresystemen en gaan, voor hun gevoel, terug in de tijd wanneer een systeem gebaseerd is op verouderde technologie of er geen updates zijn gedaan aan het systeem, zoals genoemd bij punt twee.

Ja, maatwerk ERP software zit als gegoten en er is geen enkele andere oplossing die zo goed bij de business aansluit, maar het brengt ook risico’s met zich mee. Mocht je vragen hebben over de voor- en nadelen van standaard en maatwerk ERP software of wil je eens sparren wat de beste oplossing voor jouw business kan zijn? Ik help je daar graag bij.

Sollas dwingt een betere concurrentiepositie af met standaard ERP-software

Voor maakbedrijf Sollas bleek de keuze voor standaard ERP-software de juiste oplossing te zijn om processen efficiënter in te richten, meer inzicht te krijgen, hun concurrentiepositie te verbeteren en het rendement te verhogen. Lees hier hun verhaal en ontdek wat het hen heeft opgeleverd.