3 manieren waarop e-commerce tijd bespaart in jouw maakbedrijf

Veel bedrijven die in de maakindustrie actief zijn, werken nog heel traditioneel als het gaat om sales, & after sales. Verkoopmedewerkers krijgen dagelijks vele telefoontjes en mails van hun klanten en verwerken offertes en orders nog handmatig in het ERP-systeem. Daarnaast krijgt de aftersales afdeling regelmatig vage omschrijvingen of foto’s van klanten over een productonderdeel dat men wil bestellen en dat dus opgezocht moet worden in het systeem. Van online marketing en e-commerce is überhaupt (nog) geen sprake.

Hier schuilen een tweetal gevaren in, die Solvisoft de laatste tijd steeds vaker hoort van maakbedrijven. In dit artikel ga ik als Isah gastblogger namens Solvisoft dieper in op de recente ontwikkelingen ten aanzien van e-commerce. Ook zet ik 3 manieren op een rij waarmee je door middel van e-commerce tijd kunt besparen in jouw maakbedrijf.

Dagelijks ben ik in gesprek met maakbedrijven over de ambities en wensen die zij hebben op het vlak van digitalisering. Een tweetal kenmerkende situaties van de huidige tijdgeest waar ik bedrijven steeds vaker over hoor, zijn:

• Bedrijven zijn afhankelijk van kennis die in hoofden van medewerkers zit

  Nu steeds meer bedrijven te maken krijgen met vergrijzing en ouder wordend personeel, komt ook het besef dat de situatie waarin die medewerkers nog langer actief zijn voor het bedrijf op den duur eindig is. Deze mensen lopen immers richting hun pensioen. Het is dan belangrijk dat de kennis en ervaring van deze mensen geborgd wordt in bedrijfsprocessen.

• Ook de maakindustrie kampt met personeelstekorten

  In elke branche heeft men te maken met een tekort aan personeel. Om dit probleem tegen te gaan en niet afhankelijk te zijn van de krapte op de arbeidsmarkt, zullen maakbedrijven slimmer moeten werken en bekijken of routinematige klussen geautomatiseerd kunnen worden.

Dé oplossing voor deze uitdagingen is om e-commerce in te zetten. En wel op een dusdanige manier dat een klantenportaal volledig geïntegreerd is met het ERP-systeem. Dat zorgt er namelijk voor dat artikelprijzen, productinformatie en voorraden realtime online getoond kunnen worden. Door de integratie worden offertes en orders bovendien direct verwerkt in het ERP systeem. Een webportaal kan maakbedrijven daarmee op de volgende 3 manieren tijdwinst opleveren:

1. Offertetraject

   Het maken van offertes is vaak erg tijdrovend. Bestaande medewerkers weten vaak uit hun hoofd precies de mogelijkheden binnen het productassortiment en spelen een cruciale rol in dit proces. Door stapsgewijs het offertetraject te automatiseren door middel van een online configurator kunnen klanten van maakbedrijven zelf hun producten samenstellen. De afhankelijkheid van (ouder wordend) personeel wordt daarmee weggenomen, de doorlooptijd van het offertetraject wordt verbeterd én er wordt veel tijd gewonnen op je back-office. Daarnaast zorg je er voor dat je klanten naar je toetrekt; hoe makkelijker het immers gemaakt wordt en hoe meer de klant ontzorgd wordt door handige tools, hoe meer klanten zich aan je maakbedrijf gaan binden.

2. Orderverwerking

   De werkzaamheden op een back-office zijn vaak repeterend van aard en hebben een administratief karakter. Bestellingen die telefonisch of per mail binnenkomen, worden ingeklopt in het systeem. Naast het feit dat dit erg tijdrovend is, is het ook foutgevoelig. Door klanten zelf hun order via een portaal te laten bestellen, komen bestelling automatisch in het ERP-systeem terecht. Verkoopmedewerkers kunnen dan hun kostbare tijd besteden aan complexere vraagstukken, waar de klant wél over geadviseerd wil / moet worden.

3. After sales

   Medewerkers op een after sales afdeling of spare part afdeling worden vaak gebeld met vage omschrijvingen over onderdelen die nodig zijn. Of er wordt een foto gemaild met de vraag of men kan uitzoeken welk onderdeel dit is. Je kunt je voorstellen dat deze manier van werken erg arbeidsintensief is en weinig efficiënt. De klant weet zelf meestal beter welk onderdeel hij nodig heeft, wanneer hij dit bekijkt vanuit de objectenstructuur van zijn machine. Door vanuit het klantenportaal de stuklijst te openen en in te zoomen op het specifieke onderdeel dat eerder gebruikt is, zal de klant veel eenvoudiger en sneller tot een juiste after sales bestelling komen. De klant is daarmee zelfredzamer en sneller geholpen. Het bespaart tijd binnen jouw organisatie en het zorgt voor een hogere klanttevredenheid.

Hopelijk heeft dit blog je meer inzicht gegeven in de mogelijkheden om tijd te besparen met een geïntegreerde Web Portal. Wil je de mogelijkheden op het gebied van e-commerce voor de maakindustrie verder onderzoeken? Dan raad ik je aan het whitepaper te downloaden dat Isah daarover geschreven heeft: ‘Een klantenportaal geïntegreerd met ERP’. Daarin gaan zij dieper in op voor welk type maakbedrijf een Web Portal een interessante oplossing is, welke processen een Web Portal allemaal kan ondersteunen en wat de voorwaarde is voor succes.