Een succesvolle en efficiënte ERP-implementatie zonder hoofdpijn: het kan écht!

Het implementeren van een ERP-systeem kent veel valkuilen. Deze valkuilen kunnen voor grote frustraties en hoofdpijn zorgen binnen je bedrijf. Gelukkig zijn er manieren om de valkuilen te omzeilen. Een goede voorbereiding is hierin uiterst belangrijk. In dit blog lees je welke voorbereidingen je in ieder geval moet treffen om zonder kopzorgen een ERP-systeem te implementeren.

1. Bereik overeenstemming over de stip op de horizon

Een van de belangrijkste aandachtspunten bij een ERP-implementatie is dat er vooraf al bepaald wordt wat de doelstellingen zijn die een bedrijf met het ERP-systeem wil bereiken. Zonder hierover tot overeenstemming te komen, begint een bedrijf stuurloos aan het implementatieproject. Verder is het van belang dat er beslist wordt welke doelstellingen de prioriteit hebben. Anders kunnen zaken die voor het bedrijfsproces juist heel belangrijk zijn op de achtergrond raken.

De doelstellingen die jouw organisatie nastreeft vormen het uitgangspunt van de ERP-implementatie. Ze zijn zogezegd de stip op de horizon die de koers van het implementatietraject bepaalt.

2. Betrek eindgebruikers van iedere afdeling

Het is van groot belang dat de eindgebruikers van het ERP-systeem betrokken worden bij de implementatie. Zij zijn immers de primaire gebruikers van het systeem en hebben de meeste kennis over hoe de bedrijfsprocessen op de werkvloer verlopen. Gebruik hun kennis om de het ERP-systeem zo optimaal mogelijk in te richten.

Let er daarnaast goed op dat de kerngebruikers voldoende tijd vrij maken om zich te focussen op de ERP implementatie. Actieve betrokkenheid, commitment, en voldoende beschikbaarheid van alle betrokkenen is een must om de ERP-implementatie succesvol te laten verlopen. 

3. Neem vooraf de bedrijfsprocessen onder de loep

Wij adviseren om voorafgaand aan de ERP-implementatie de bestaande bedrijfsprocessen eens goed onder de loep te nemen. Regelmatig komt dan aan het licht dat het systeem dat wordt gebruikt niet het meest efficiënte is. Een ERP-systeem kan de huidige bedrijfsprocessen alleen optimaliseren wanneer deze vóór de implementatie al in orde zijn.

4. Bepaal de omvang van de scope

Het is goed om scherp te hebben wat de scope van het ERP-implementatieproject gaat zijn. Daarbij is het belangrijk om zicht te hebben op de impact en de gevolgen van deze scope.

Wij raden aan om het project van de ERP-implementatie op te delen in fases. Daarin luidt ons advies om klein te starten, met relatief eenvoudige zaken, en zo een goede basis neer te zetten. Als de basis goed staat, kan het project later in complexiteit toenemen, zonder dat er aan het fundament van de implementatie gesleuteld hoeft te worden.

5. Stem af hoe je tegenvallers opvangt

Het is belangrijk om te beseffen dat de ERP-implementatie niet geheel zonder horten of stoten zal verlopen.  Het kost immers tijd om de ERP software goed te leren begrijpen. Daarnaast kunnen ‘externe factoren’ zoals de drukte binnen het bedrijf er voor zorgen dat de ERP-implementatie minder snel verloopt dan verwacht.

Vandaar dat wij aanraden om het ERP-project zo in te richten dat er ruimte is om deze tegenvallers op te vangen. Stem van te voren af hoe eventuele tegenvallers kunnen worden opgelost. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verkleinen van de scope van het project, of het beschikbaar stellen van meer budget.

Tot slot, bovengenoemde punten zijn zeer belangrijk voor het welslagen van de implementatie van een ERP-systeem. Door hier vooraf goed over na te denken en adequate invulling aan te geven, blijkt dat het echt mogelijk is om zonder hoofdpijn en kopzorgen de doelstellingen te realiseren.

Bij Isah dragen zorg om bedrijven zo goed mogelijk te begeleiden in het implementatieproces. Daarom hebben wij een checklist opgesteld met alle punten om rekening mee te houden voor het succesvol implementeren van een ERP-systeem. Klik hier om de checklist te downloaden.