Te druk voor de cloud? Waarom juist drukke organisaties baat hebben bij moderniseren

"We hebben er nu geen tijd voor een update naar de cloud."  Het is één van de meest gehoorde redenen waarom organisaties een update naar cloud software uitstellen. Begrijpelijk ook. Veel maakbedrijven hebben te maken met volle projectplanningen, personeelstekorten en een dagelijkse operatie die gewoon door moet draaien. Dan voelt een update naar de cloud al snel als iets wat er nog extra bij komt. Toch is het interessant om die gedachte eens om te draaien. Want wat als juist die drukte een signaal is dat processen slimmer, eenvoudiger en efficiënter kunnen?

Meer werk, minder capaciteit

Veel bedrijven in de maakindustrie staan voor dezelfde uitdaging. De vraag naar flexibiliteit neemt toe, klanten verwachten steeds snellere levertijden en tegelijkertijd blijft het lastig om voldoende personeel te vinden. Dat geldt niet alleen voor de werkvloer, maar ook voor IT-afdelingen. Kennis van systemen, processen, infrastructuur en maatwerk zit vaak bij een beperkt aantal medewerkers. Wanneer die capaciteit onder druk staat, ontstaat er minder ruimte voor verbetering en innovatie.

Daardoor verschuift de aandacht naar het draaiend houden van de dagelijkse operatie. Begrijpelijk, maar het zorgt er ook voor dat verbeteringen steeds worden doorgeschoven.

Waar gaat de tijd eigenlijk naartoe?

Wanneer organisaties aangeven dat ze geen tijd hebben voor een update naar de cloud, is het interessant om te kijken waar die tijd vandaag de dag naartoe gaat. In de praktijk zien we regelmatig dat medewerkers veel tijd besteden aan handmatige werkzaamheden, extra controles, dubbele invoer of het zoeken naar informatie. Daarnaast vraagt het beheren van een on-premise omgeving aandacht. Denk aan updates, serverbeheer, beveiliging, applicatie- en databeheer en het oplossen van technische vraagstukken. Los van elkaar lijken dit vaak kleine werkzaamheden. Samen vormen ze echter een aanzienlijke belasting voor zowel gebruikers als IT-teams.

De vraag is daarom niet alleen hoeveel tijd een optimalisatie kost, maar ook hoeveel tijd de huidige situatie dagelijks vraagt.

Waarom wachten vaak meer tijd kost

Veel organisaties wachten op een rustiger moment om een volgende stap te zetten. Alleen blijkt dat moment in de praktijk zelden vanzelf te ontstaan. Nieuwe projecten dienen zich aan. De organisatie groeit of verandert. Processen worden complexer. Ondertussen blijven bestaande systemen en werkwijzen dezelfde aandacht vragen.

Daar komt nog iets bij. Hoe langer een update wordt uitgesteld, hoe groter het verschil wordt tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Daardoor kunnen toekomstige veranderingen juist meer inspanning vragen. Uitstellen voelt op korte termijn vaak als de veilige keuze, maar op langere termijn leidt het regelmatig tot extra complexiteit.

Hoe cloudsoftware kan helpen om de werkdruk te verlagen

Bij cloudsoftware ligt de focus niet alleen op technologie. Uiteindelijk draait het om slimmer werken. Doordat de infrastructuur niet meer lokaal beheerd hoeft te worden, neemt een deel van het technische beheer af. Updaten wordt makkelijker en organisaties kunnen sneller profiteren van nieuwe functionaliteiten.

Daarnaast biedt cloudsoftware meer mogelijkheden voor automatisering. Denk aan configureren van workflows en invoerwizard. Hierdoor hoeven medewerkers minder handmatige handelingen uit te voeren. Ook op het gebied van gebruiksgemak zijn er voordelen. Cloudsoftware wordt ontwikkeld met de eindgebruiker als uitgangspunt. Minder klikken, sneller toegang tot informatie en intuïtieve processen waarbij het werk naar de medewerker wordt gebracht zorgen ervoor dat gebruikers efficiënter kunnen werken.

Dat levert misschien geen uren per dag op voor één medewerker, maar over een hele organisatie kan het verschil aanzienlijk zijn.

Cloudsoftware hoeft geen groot project te zijn

Een veelvoorkomende misvatting is dat een update naar de cloud automatisch betekent dat alles in één keer moet veranderen. In werkelijkheid kiezen veel organisaties voor een gefaseerde aanpak. Daarbij wordt stap voor stap en per afdeling gewerkt aan updaten naar de cloud, zonder dat de dagelijkse operatie stil komt te liggen. Juist daardoor wordt de drempel vaak lager dan vooraf gedacht.

Conclusie

Dat organisaties aangeven geen tijd te hebben voor een update naar de cloud is begrijpelijk. De dagelijkse praktijk vraagt veel aandacht en capaciteit. Tegelijkertijd zien we dat dezelfde factoren die voor drukte zorgen zoals personeelstekorten, handmatige werkzaamheden en beperkte IT-capaciteit vaak ook redenen zijn om juist naar de cloud te kijken.

Misschien is de belangrijkste vraag daarom niet: "Hebben we tijd om naar de cloud te gaan?"  maar: "Hoeveel tijd zijn we vandaag kwijt doordat we het nog niet hebben gedaan?"