ERP in de cloud: waarom je met gefaseerd updaten sneller resultaat behaalt

Je kiest voor cloud software omdat dit nieuwe mogelijkheden biedt en je bedrijfsprocessen ondersteunt. Voor de livegang komt het moment: de on-premise software gaat ‘uit’ en de SaaS software gaat ‘aan’. Of kan dit ook anders? Een update wordt vaak gezien als een alles-of-niets beslissing om op één moment live te gaan. Terwijl in delen de transitie naar de cloud inzetten, veel voordelen kent. In deze blog neem ik je mee in welke voordelen een geleidelijke transitie heeft ten opzichte van één grote update.

Wat is gefaseerd updaten?

Gefaseerd updaten is een keuze om volgens een planning onderdelen van je software en afdelingen van je bedrijf naar de cloud te brengen. In plaats van alles tegelijk te verbeteren en updaten, werk je per afdeling of procesgebied. Denk bijvoorbeeld aan inkoop, leveranciers en verkoop.

Elke fase heeft zijn eigen go-live moment. Hierdoor kan iedere fase zelfstandig functioneren.  Onderdelen die al in de cloud zijn, werken naadloos samen met procesgebieden die later volgen.

Waarom in één keer updaten steeds minder goed past

Het wordt steeds lastiger om grote IT-projecten te organiseren en de impact op je bedrijf zo klein mogelijk te houden. Dit komt onder andere door personeelstekorten, druk om te blijven innoveren en klanten tevreden te houden.

Een update waarbij de volledige organisatie tegelijk betrokken is, vraagt veel voorbereiding, capaciteit en afstemming. Daarmee neemt ook het risico toe. Voor veel bedrijven is daarom een gefaseerde update naar de cloud passender.

Meer controle over de veranderingen

Een gefaseerde update geeft meer controle over het veranderproces. In plaats van één groot live moment waarbij de hele organisatie betrokken is, wordt de verandering verdeeld over meerdere fases. Hierdoor kan je de impact op medewerkers en teams beter organiseren.

Daarnaast sluit een gefaseerde aanpak vaak beter aan op de beschikbare capaciteit binnen de organisatie. Medewerkers zijn betrokken bij het onderdeel dat voor hen relevant is, waarbij de inspanning bij de andere fases zoveel mogelijk wordt geminimaliseerd. Zo blijven de dagelijkse werkzaamheden zoveel mogelijk doorgaan.

Ook ontstaat ruimte om ervaringen, zoals het opzetten van een workflow en het bepalen van stappen in een wizard, uit eerdere fases direct te gebruiken in volgende fases en procesgebieden. Wat goed werkt, kan worden herhaald. Wat beter kan, wordt aangepast.

Eerder nieuwe functionaliteiten gebruiken

Bij een update in één keer ontstaat deze waarde vaak pas bij livegang. Bij een gefaseerde aanpak kun je per procesgebied meteen gebruikmaken van de nieuwe functionaliteiten, zoals eigen velden, tegels in je cockpit en zelf schermen aanpassen.

Neem bijvoorbeeld het inkoopproces. Wanneer dit naar de cloud wordt gebracht, maken gebruikers en applicatiebeheerders direct kennis met de nieuwe functionaliteiten. Door hiermee te werken, kan de opgedane ervaring ook ingezet worden voor andere procesgebieden.

Leren en verbeteren tijdens de update

Misschien wel het grootste voordeel van gefaseerd updaten is dat verbeteren onderdeel wordt van het traject zelf. In de praktijk zien Isah consultants regelmatig dat bedrijven tijdens de eerste fases nieuwe inzichten opdoen over hun processen en werkwijze. Daardoor ontstaat ruimte om keuzes bij te sturen en processen verder (zelf) te optimaliseren bij andere afdelingen.

Je hoeft dus niet vooraf alles perfect te ontwerpen. Je bedrijf leert gaandeweg wat werkt voor jullie of waar je andere keuzes kan maken. Juist daardoor sluit de uiteindelijke oplossing vaak beter aan op de dagelijkse praktijk dan wanneer je één grote update doet.

Dus, wat levert gefaseerd updaten op?

Een gefaseerde aanpak helpt organisaties om gecontroleerd per procesgebied naar de cloud te gaan en daarbij de impact op de dagelijkse werkzaamheden zo beheerst als mogelijk te houden en zo sneller de voordelen van cloudsoftware te ervaren.

Benieuwd hoe een update naar Isah10 er in de praktijk uitziet? Onze consultant Stefan deelt zijn ervaringen en inzichten uit de eerste updates naar Isah10.