12 keer per jaar tijd besparen tijdens je maandafsluiting: vier processen om tijd te winnen

Elke maand doorloop je dezelfde stappen: de administratie bijwerken, controles uitvoeren, verschillen verklaren, rapportages maken en de cijfers afsluiten. Twaalf keer per jaar. Juist omdat je dit proces zo vaak uitvoert, kan het interessant zijn om te kijken waar je tijd laat liggen. In de praktijk zit de vertraging vaak niet in de afsluiting zelf, maar in financiële processen die eraan voorafgaan. Denk aan handmatige correcties, controles in Excel of het samenvoegen van gegevens uit meerdere administraties.

Welke processen kun je verbeteren voordat de maandafsluiting begint? In deze blog bespreken we vier processen waarmee je tijd kunt besparen, zodat er meer tijd overblijft voor analyse en bijsturing.

1. Zorg dat je administratie vanaf de basis klopt

Een sluitende administratie begint bij het correct vastleggen van financiële gegevens. Hoe meer je achteraf moet corrigeren, hoe langer je maandafsluiting duurt.

Een herkenbaar voorbeeld zijn openstaande boekingen. Wanneer een bedrag eerst op een kruispostenrekening wordt geboekt en later nog naar de juiste grootboekrekening moet worden verplaatst, ontstaat extra werk. Hetzelfde geldt voor verschillen tussen een subadministratie en het grootboek die pas tijdens de maandafsluiting worden bekeken.

Ook de aansluiting tussen Isah en Isah Finance is belangrijk. Wanneer een proces in Isah wordt uitgevoerd, maar je vervolgens handmatig acties uitvoert in Isah Finance, kunnen verschillen ontstaan die je later weer moet corrigeren en waar je dus extra tijd aan moet besteden.

Kijk eens naar de laatste paar maandafsluitingen. Welke correcties komen iedere maand opnieuw terug?

2. Waar vinden je financiële analyses plaats?

Excel kan een handig hulpmiddel zijn voor financiële analyses, maar het wordt vooral tijdrovend en foutgevoeliger wanneer je iedere maand grote hoeveelheden data uit Isah exporteert, bewerkt en vervolgens handmatig controleert. Dan wordt Excel niet alleen een analysetool, maar ook een noodzakelijke tussenstap in je financiële proces.

Kijk bijvoorbeeld naar een liquiditeitsprognose. Wanneer hiervoor iedere maand gegevens uit verschillende bronnen worden verzameld en handmatig worden verwerkt, kost dat tijd en ontstaan extra momenten waarop fouten kunnen ontstaan. Voor analyses die je regelmatig uitvoert, kan Power BI een alternatief zijn. Daarmee werk je met actuele gegevens en hoef je niet iedere maand opnieuw dezelfde exports en controles uit te voeren.

3. Automatiseer je consolidatie

Werk je met meerdere administraties? Dan kan de maandafsluiting extra tijd kosten door verschillende rekeningschema's, intercompany-transacties en handmatige eliminaties. Door consolidatie en eliminaties in Isah Finance in te richten, kun je dit proces iedere maand opnieuw uitvoeren zonder steeds gegevens te exporteren.

Zie je tijdens je rapportage dat een resultaat niet klopt? Dan kun je direct de onderliggende gegevens bekijken, aanpassen en de consolidatie opnieuw uitvoeren, omdat alles in één systeem plaatsvindt. Je hoeft niet opnieuw alle stappen van het handmatige consolidatieproces te doorlopen.

Ook wanneer je bijvoorbeeld Nederlandse, Duitse en Belgische administraties hebt, kun je de financiële gegevens volgens een consistente structuur consolideren en de prestaties van de verschillende bedrijven op dezelfde manier analyseren. Een inrichting die je één keer goed neerzet, bespaart vervolgens iedere maand opnieuw handmatig werk.

4. Gebruik budget en forecast om bij te sturen

Een budget krijgt meer waarde wanneer je het niet alleen aan het begin van het jaar opstelt, maar iedere maand naast je realisatie legt. Zijn de kosten hoger dan verwacht? Blijft de omzet achter? Of ontwikkelt een bepaalde afdeling zich juist beter dan begroot? Door budget, realisatie en forecast naast elkaar te zetten, zie je niet alleen wat er is gebeurd, maar ook hoe de actuele verwachting zich verhoudt tot het oorspronkelijke plan.

Een forecast verandert immers gedurende het jaar. Een grote klant kan een geplande order niet halen, kosten kunnen stijgen door bijvoorbeeld importheffingen en investeringen in machines, personeel of software kunnen veranderen. Wanneer deze ontwikkelingen in verschillende Excel-bestanden worden bijgehouden, ontbreekt al snel het totaalbeeld. Door budget en forecast centraal in je financiële proces op te nemen, bijvoorbeeld in Power BI, kun je vaker beoordelen waar je bedrijf financieel naartoe gaat.

Ook voor kleinere maakbedrijven is dat waardevol. Meer overhouden dan uitgegeven aan het einde van de maand is natuurlijk positief. Maar met beter inzicht in omzet, kosten en verwachtingen kun je ook eerder zien waar ruimte zit om het resultaat verder te verbeteren.

Van maandafsluiting naar financiële analyse

Je voert je maandafsluiting dus twaalf keer per jaar uit. Wanneer daar nog veel handmatige stappen in zitten of je regelmatig data naar Excel moet verplaatsen, kost dat iedere maand opnieuw tijd. Tijd die je ook kunt besteden aan het analyseren van je resultaten en het bijsturen in je organisatie.

Pak je laatste maandafsluiting erbij en loop de stappen eens na. Welke handelingen, controles en correcties komen iedere maand terug? En welke daarvan kunnen slimmer worden ingericht? Zo bespaar je niet één keer tijd, maar iedere maand opnieuw.

Herken je één of meerdere van deze situaties in je eigen maandafsluiting? We kijken graag een keer met je mee om te zien waar in jouw financiële processen tijd te besparen is.