Drie tips als je wilt starten met digitale communicatie via SCSN

Het SCSN-netwerk groeit gestaag door. Elke week worden er in het SCSN Adressbook nieuwe namen van maakbedrijven toegevoegd, die digitaal willen communiceren met hun klanten of leveranciers. Ook Isah heeft recent de eerste klanten aangesloten op SCSN. En met steeds meer bedrijven zijn we in gesprek over de mogelijkheden die het SCSN-netwerk biedt.

Uiteraard krijgen we ook veel vragen van maakbedrijven die de stap overwegen. Hoe weet ik of mijn order goed is aangekomen? En wat als het mis gaat; krijg ik dan nog wel op tijd geleverd? Of: komen er dan zomaar orders in mijn systeem te staan en hoe zorg ik dat ik geen orders over het hoofd zie? Dit soort angsten of twijfels zorgen er in sommige gevallen voor dat maakbedrijven besluiten om nog even te wachten met SCSN. En dat is jammer, want daardoor lopen ze ook de efficiencyvoordelen mis die het netwerk hen kan brengen.

Graag willen we deze ogenschijnlijke drempels wegnemen, want wij geloven absoluut in de kracht van SCSN om efficiënter samen te werken in de keten. Uit onze praktijkervaring delen we daarom in dit blog een aantal tips voor bedrijven die overwegen om binnenkort te starten met SCSN.

1. Start met inkopen via SCSN en kies een geschikte leverancier
   Onze ervaring is dat het starten op het vlak van inkoop het meest laagdrempelig is. Met name wanneer je materialen inkoopt vanuit een vast assortiment, waarbij er geen specificaties zijn ingesloten in het artikelnummer, zoals lengtematen, kleuren, etc. Dit zijn de gemakkelijkere orders waar over het algemeen weinig miscommunicatie zal ontstaan over welk item er bedoeld wordt.

   In het SCSN Adressbook zie je direct of één van de leveranciers waar jouw bedrijf regelmatig inkoopt al aangesloten is op het SCSN-netwerk. Spelers als Fabory, Itsme, Kramp, Kloeckner en MCB zijn al actief met SCSN en kunnen dus al snel ook met jouw maakbedrijf op deze manier communiceren.

   Natuurlijk is er de grootste efficiency-slag te behalen als je SCSN-berichten uitwisselt met een leverancier waar je wekelijks inkoopt. Maar begin desnoods klein; ook bij partijen waar je bijvoorbeeld eens per maand een order plaatst, kun je aan de slag om tijdwinst te behalen. Zo doe je ervaring op met elektronische communicatie. Kijk wat dit je brengt en zet van daaruit de volgende stap.

2. Stem artikelgegevens af en leg prijsafspraken vast

   Het is zinvol om voor het versturen van de eerste order via SCSN de artikellijst zoals die in jouw ERP-systeem staat naast die van jouw leverancier te leggen. Spreken jullie dezelfde taal? Wellicht dat je stamdata wat dit betreft al goed op orde is. Zo niet, kun je met een slimme opschoonactie er voor zorgen dat jullie dezelfde artikelgegevens gebruiken.

   Zorg daarnaast dat de juiste prijzen inclusief eventuele staffelprijzen in jullie beider systemen verwerkt zijn. En maak eventueel afspraken over hoe jullie om willen gaan met dagprijzen. Wanneer wordt een inkooporder standaard bevestigd en wanneer dient er bijvoorbeeld eerst een inkoopofferte aangevraagd te worden?

3. Maak goede procesafspraken zodat je weet wat je mag verwachten
   Verschillende leveranciers bieden de service ‘voor 12:00 uur besteld, de volgende dag geleverd’. Wanneer je jouw materialen de volgende dag in huis wilt hebben, wil je er uiteraard van op aan kunnen dat jouw inkooporder tijdig verwerkt is. Onze tip is daarom om duidelijke afspraken te maken over hoeveel verwerkingstijd jouw leverancier nodig heeft.

   Stel je spreekt af dat er altijd binnen één uur door hen bevestigd wordt, dan kun je intern als deadline aanhouden dat er altijd voor 11:00 uur besteld moet worden. Wanneer je dan binnen een uur geen inkooporderbevestiging ontvangt via SCSN, kun je er achteraan bellen om te achterhalen waar de inkooporder is blijven hangen en kan jouw bestelling alsnog voor 12:00 uur verwerkt worden.

   Zeker in de beginperiode, wanneer je net via SCSN inkoopt, is het zinvol om dit soort afspraken met elkaar te maken. Onze ervaring is dat de meeste leveranciers hier heel meedenkend in zijn. Hoe meer bedrijven immers via SCSN bij hen inkopen, hoe meer tijdwinst zij realiseren. We merken dat er op dit vlak vaak afspraken met leveranciers gemaakt worden, zodat je gegarandeerd bent van tijdige levering, ook wanneer er onverhoopt een SCSN-aanvraag blijft hangen.

Ik hoop dat deze drie tips je helpen om een business case te maken om met SCSN te starten. Houd vooral ook in je achterhoofd dat je nu voor élke inkooporder telefonisch of via e-mail moet communiceren met jouw leverancier en hiervoor zaken handmatig in jouw ERP-systeem moet verwerken. Stel je eens voor dat 80% of 90% van die aanvragen al standaard goed verwerkt zouden worden met behulp van SCSN en dat er voor de overige 10-20% nog wat langer getest moet worden voordat deze orders ook automatisch verwerkt worden door jullie systemen.

Volgens mij is er dan geen twijfel meer. Mocht je eens willen sparren over de mogelijkheden van SCSN dan kun je natuurlijk altijd bij ons terecht!