Handige nieuwe features in Time Registration

De afgelopen jaren is het gebruik van Isah Time Registration sterk gegroeid. Op basis van feedback & gebruikerservaringen hebben we in de release van Isah 5.12 uitgebreid aandacht besteed aan een aantal handige verbeteringen en uitbreidingen.

Fiatteren van weekstaten

Nadat medewerkers hun uren hebben verantwoord, moeten deze uren worden goedgekeurd door een leidinggevende of andere verantwoordelijke. Uiteraard is het belangrijk dat dit proces ten allen tijde door kan gaan, zodat de organisatie een actueel beeld heeft van de gemaakte uren en bijbehorende kosten. Het zelf instellen van een vervanger wanneer je bijvoorbeeld als manager op vakantie bent kon al. Wanneer je als leidinggevende of verantwoordelijke echter onverhoopt afwezig bent, is het mogelijk dat er bijvoorbeeld door HR een vervanger kan worden aangewezen. In 5.12 hebben we daarom functionaliteit ontwikkeld waarmee iemand met rechten (bijvoorbeeld HR) vanuit Isah die vervanger rechten kan geven om weekstaten of verlofaanvragen van bepaalde medewerkers te fiatteren.

Een andere uitbreiding in 5.12 rondom het fiatteren van weekstaten betreft het goedkeuren van weekstaten vanuit Isah. In de praktijk is gebleken, dat diverse organisaties die hun productiemedewerkers uren laten verantwoorden vanuit Shop Floor Control, deze uren per week willen laten goedkeuren. Dat kan natuurlijk in de Time Registration app door als leidinggevende per medewerker naar de gedetailleerde urenverantwoording in de weekstaat te kijken. Maar vanwege de vaak grote hoeveelheid medewerkers in combinatie met de hoeveelheid urenregels is het handiger om de weekstaten globaler te beoordelen en vooral te kijken naar afwijkingen. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker die opvallend meer uren heeft verantwoord dan volgens rooster verwacht wordt. In veel gevallen zal bijvoorbeeld 80% van de weekstaten direct goedgekeurd worden en kan men op de overige 20% verder inzoomen om de details van de weekstaten te bekijken. Daarnaast biedt fiatteren van weekstaten vanuit Isah de mogelijkheid om ook andere medewerkers dan een leidinggevende verantwoordelijk te maken voor het controleren en fiatteren van de weekstaten.

Weekstaten

Voor het verwerken van de urenverantwoording is er een aantal handige verbeteringen doorgevoerd. De eerste heeft te maken met het kopiëren van weekstaten. De mogelijkheid was er al om de voorgaande weekstaat te kopiëren. Handig wanneer je meestal aan dezelfde projecten werkt. Wanneer je echter op vakantie bent geweest, zijn deze urenregels niet zichtbaar in jouw laatste weekstaat. Daarom is het in Isah 5.12 mogelijk gemaakt om weekstaten van een willekeurige week te kopiëren. Dat kan zijn van voor je vakantie of van bijvoorbeeld 2 maanden geleden toen je ook aan vergelijkbare projecten werkte.

Productiemedewerkers die vanuit Shop Floor Control hun uren verantwoorden en ook in Time Registration werken om hun weekstaten te fiatteren, hebben vaak te maken met clusterregels vanuit Shop Floor Control. In Time Registration werden de verwerkte uren van deze clusters opgesplitst in de onderliggende projecten, waardoor het aantal urenregels in de weekstaat flink kon oplopen. Vanaf Isah 5.12 kan er voor gekozen worden om in Isah Time Registration altijd alleen de clusterregel te tonen, waardoor de weekstaat veel overzichtelijker blijft. Ook de leidinggevende die deze uren moet controleren heeft daar voordeel bij.

Een derde verbetering is doorgevoerd rondom de notatie van tijden. In Isah kun je er voor kiezen om de tijd in decimalen of in uren en minuten in te laten voeren. In de Time Registration smartphone app kon dit echter alleen in decimalen. Dat zorgde soms voor lastige omrekeningen en afrondingsfouten. Vanaf Isah 5.12 is het ook mogelijk om in de Isah Time Registration smartphone app de uren te verantwoorden in uren en minuten zodat alle medewerkers altijd op dezelfde manier hun uren invoeren, ongeacht welke applicatie zij daarvoor gebruiken.

Verlofaanvragen

Ook voor het aanvragen van verlof hebben we vanuit gebruikersoogpunt een verbeterslag gemaakt.

Een simpele maar super fijne verbetering zit ‘m in het verlofoverzicht. Als manager kun je namelijk in één oogopslag zien wanneer al jouw medewerkers verlof hebben. Je kon daar handmatig ook nog medewerkers van andere afdelingen aan toevoegen. Wanneer je het verlofoverzicht afsloot en opnieuw, ging hij weer terug naar de basis instellingen en werden alleen jouw eigen medewerkers getoond. Vanaf Isah 5.12 onthoudt Time Registration de laatste stand van geselecteerde medewerkers en wordt ook hun verlof getoond wanneer je het verlofoverzicht opnieuw opent.

Wanneer je als medewerker rechten hebt om het verlofoverzicht te openen en verlof van collega’s in te zien, kon je altijd alle andere medewerkers binnen de organisatie toevoegen aan jouw overzicht. Dat weerhield sommige organisaties ervan om deze rechten toe te kennen. Vanaf Isah 5.12 is het ook mogelijk om de rechten zo in te stellen dat je alleen jouw collega’s van dezelfde afdeling of met dezelfde manager kunt inzien of toevoegen. Dat maakt het mogelijk om de rechten voor het verlofoverzicht aan meer medewerkers toe te kennen, zodat zij zelf kunnen inzien wanneer hun directe collega’s verlof hebben.

Een derde uitbreiding ten aanzien van verlofaanvragen is het feit dat er vanaf Isah 5.12 een ICS kalenderbestand wordt meegestuurd met jouw goedgekeurde verlofaanvraag. Je kunt daarmee met één klik jouw verlofaanvraag in je werkagenda zetten. Achteraf kun je ook altijd nog een ICS bestand aanmaken van een bestaande verlofaanvraag.

De volgende uitbreiding heeft te maken met het verlofsaldo. Veel medewerkers vinden het prettig om te weten hoe dit saldo tot stand is gekomen. Vanaf Isah 5.12 kun je per verlofsaldo zien welke mutaties er zijn geweest; ofwel: welk verlof en welke overuren zijn er bij gekomen en welk verlof is er afgeboekt. Dat scheelt een hoop vragen richting de afdeling HR.

Een laatste uitbreiding is het feit dat HR vanaf Isah 5.12 vanuit Isah collectief verlof kan aanmaken voor alle medewerkers. Bijvoorbeeld voor een bedrijfssluiting of collectieve vrije dag.

Benieuwd wat Isah Time Registration voor jouw organisatie kan betekenen? Download dan de leaflet of neem contact op met je Isah Business Consultant.