Normaal gesproken schrijft Isah-Trainer Peter Fikkers de tips van de trainer. In ons uitgebreide aanbod van gratis cursussen zitten echter ook een aantal financiële trainingen. Deze worden verzorgd door de Financiële Consultants bij Isah. Deze maand aan mij de eer dus om een Tip van de (financiële) Trainer te schrijven. Graag wil ik het in dit artikel hebben over bedrijfsspecifieke debiteuren en crediteuren.
Bij het werken met Isah Finance worden klanten en leveranciers aangemaakt in Isah. Bij het maken van een order of factuur wordt via de vink 'Overnemen naar Financieel' de betreffende klant of leverancier als respectievelijk debiteur of crediteur toegevoegd aan de aanwezige financiële administraties in Isah Finance.
In veel gevallen is er echter sprake van administraties waar maar een beperkte set debiteuren of crediteuren aanwezig hoeft te zijn. Dit is vaak het geval met bijvoorbeeld een holding of andere sec financiële entiteiten. In Isah Finance is het mogelijk om debi- en/of crediteuren toe te wijzen aan een bepaalde administratie. Ook is het vanaf Isah 5.4 andersom mogelijk om in Isah debiteuren/crediteuren aan te maken die alleen betrekking hebben op Isah Finance (b.v. 'kosten'-crediteuren). Deze worden dan niet getoond in de operationele presets in Isah en zijn alleen bekend bij de werknemers die bijvoorbeeld inkoopfacturen boeken.
Werkwijze selectie debiteuren en crediteuren
Om voor een administratie te bepalen hoe met aangemaakte debi- en crediteuren moet worden gewerkt, volgt u onderstaande werkwijze:
Ga in Isah Finance naar de basisgegevens en selecteer een bedrijf. Kies vervolgens voor details en het tabblad debiteuren/crediteuren. Op het tabblad staan de volgende velden:
Hier kun je dus aangeven hoe om te gaan met debiteuren en crediteuren die zijn aangemaakt in Isah. Er zijn drie keuzes:
- Geselecteerd: bij deze keuze is de nieuwe debiteur of crediteur automatisch zichtbaar in de schermen debiteuren en crediteuren. In Isah Finance kan hier dus op geboekt worden.
- Niet geselecteerd: een nieuwe debiteur of crediteur is in eerste instantie niet voor iedereen zichtbaar. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor een bepaalde holding of een vastgoedonderneming. Indien nog niet geselecteerd, kunnen ze in het bedrijf boekjaar niet worden gebruikt.
- Nader te bepalen: deze instelling is van toepassing als pas later besloten wordt in welke lijst een debiteur of crediteur getoond mag worden. Indien nader te bepalen, kunnen ze in het bedrijf boekjaar niet worden gebruikt.
Bij de statussen 'niet geselecteerd' of 'nader te bepalen' is het in het scherm debiteuren en crediteuren mogelijk, indien u rechten heeft, om een lijst op te vragen met de betreffende debiteuren en crediteuren. Op basis daarvan kan bepaald worden welke debiteur of crediteur wordt toegevoegd. Deze rechten kunnen specifiek worden toegewezen aan bepaalde rollen binnen uw organisatie.
Het onderstaande voorbeeld is voor een toegevoegde crediteur:
Door bij Specifieke Verwerkingen te kiezen voor Geselecteerd of Niet-geselecteerd wordt de betreffende crediteur wel of niet toegevoegd.
Werkwijze debiteuren en crediteuren alleen Isah Finance
Op het tabblad Financieel van klanten en leveranciers in Isah is het volgende selectieveld toegevoegd:
Beschikbaar Finance Via deze instelling wordt deze crediteur geen operationele crediteur voor bijvoorbeeld inkooporders maar is deze sec bedoeld als financiële crediteur.
De enige preset waarin de debi- en crediteuren met dit aangevinkte veld zichtbaar zijn, betreft de preset 'Alleen beschikbaar in Isah Finance'. Met het uitdelen van rechten kan vervolgens deze preset alleen worden toegekend aan gebruikers(groepen) die deze debi- en crediteuren moeten kunnen zien.
