Op het moment dat Product Support onderzoekt waarom een gebruiker iets niet mag wijzigen, een order niet afgesloten kan worden of een verwerking niet verloopt zoals verwacht, blijkt de oorzaak verrassend vaak terug te voeren op statussen of statusrechten. Uit tickets van de afgelopen periode blijkt dat statussen een veel grotere rol spelen dan veel gebruikers beseffen.
Meer dan voortgang tonen
Veel organisaties gebruiken statussen vooral om te laten zien waar een dossier zich bevindt. Bijvoorbeeld "Offerte", "Planning", "In productie" of "Historie". Maar binnen Isah doen statussen veel meer dan alleen de voortgang zichtbaar maken.
Statussen bepalen bijvoorbeeld:
-
welke verwerkingen uitgevoerd mogen worden
-
welke dossiers zichtbaar zijn in werkvoorraden
-
welke gebruikers wijzigingen mogen uitvoeren
-
welke dossiers door batchverwerkingen opgepikt worden
-
of een dossier administratief als open of afgesloten beschouwd wordt
Waarom mag ik dit niet wijzigen?
Een veelvoorkomende situatie is dat een gebruiker rechten heeft op een scherm, maar toch geen wijziging mag uitvoeren.
In dergelijke gevallen wordt vaak gekeken naar schermrechten, terwijl de oorzaak juist in de statusrechten zit. Een gebruiker kan volledige wijzigrechten hebben op bijvoorbeeld verkoopregels, maar zodra de betreffende status buiten het toegewezen statusbereik valt, worden wijzigingen alsnog geblokkeerd.
Daarom is het belangrijk om niet alleen schermrechten te controleren, maar ook regelmatig de effectieve verkoop-, productie- en inkoopstatusrechten van gebruikers na te lopen.
Met de schermen Verkoopstatusbereik, Productiestatusbereik en Inkoopstatusbereik geef je gebruikers of gebruikersgroepen rechten op een bepaald statusbereik. Of deze rechten gelden voor een gebruiker of gebruikersgroep hangt af van waar je het scherm opent:
- scherm 0237 Gebruikers
- scherm 0238 Gebruikersgroepen
In kennisitem KI 1722 - Werking van verkoop-, productie- en inkoopstatusbereik lees je meer over de werking van het statusbereik en op welke manieren je dit kunt inrichten.
De relatie tussen statussen en werkvoorraad
Statussen spelen ook een belangrijke rol in de dagelijkse aansturing van processen.
Door gebruik te maken van werkvoorraad op statusbereiken kunnen gebruikers en afdelingen precies zien welke dossiers aandacht vragen. Denk aan verkooporders die nog gepland moeten worden, productiedossiers die wachten op voorbereiding of dossiers die gereed zijn voor nacalculatie. Hiermee verandert een status van een administratieve eigenschap naar een praktisch stuurmiddel voor de organisatie.
Tot slot
Statussen lijken misschien een eenvoudig onderdeel van de inrichting, maar hebben invloed op vrijwel iedere module binnen Isah. Ze bepalen niet alleen de voortgang van een dossier, maar spelen ook een belangrijke rol bij rechten, werkvoorraden, automatisering, orderafsluiting en rapportages.
