In Isah kun je documenten zoals PDF, Excel, internetadres (URL) of JPG koppelen aan een entiteit zoals bijvoorbeeld klant, artikel of verkooporder. Er zijn vele mogelijkheden en instellingen die je met een consultant kan bespreken, en hier beschrijf ik een aantal basis functionaliteiten en instellingen.
Er zijn 3 verschillende manieren van documentbeheer in Isah mogelijk die ook beschreven zijn in de Isah Help. De volgende manieren kun je afhankelijk van jouw licentie en rechten inrichten en gebruiken in Isah:
- Snelle documentregistratie
Wanneer je in één handeling een bestaand document wilt koppelen aan een Isah-entiteit. - Centraal beheer van documenten
Wanneer je voor een bestaand document (bijv. PDF) eerst een document (code, omschrijving, etc.) wilt aanmaken en hetzelfde document vervolgens aan één of meerdere entiteiten (bijv. klanten, orders, inkooporders, etc.) wilt koppelen. - Documentbeheer met een documentmanagementsysteem
Het beheer vindt buiten Isah plaats.
In deze tip behandel ik de Snelle documentregistratie. Met deze methode wordt het document automatisch geregistreerd (aangemaakt in het bestand Documenten) in Isah als jje het document koppelt aan bijvoorbeeld een artikel of klant. Als je van deze methode gebruik wenst te maken, zal een beheerder dit moeten activeren in:
Applicatiebeheer → Module Algemeen → Instellingen→ Basisgegevens→ tab Documenten
Voorbeeld werkwijze
Aanname: de hierboven besproken instelling is aangevinkt.
- Selecteer in het artikelbestand een artikel waar je een document aan wilt koppelen.
- Ga naar (knop) Documenten.
- Klik op Nieuw en het veld Bestand/map kun je een document selecteren en de rest van de velden vullen (gebruik functietoets F1 voor meer info over deze functionaliteit) en sla de gegevens op.
- Hierna is automatisch een documentrecord aangemaakt in het documentenbestand en je ziet dat een documentcode bij het veld Document gevuld is. Tevens is het document direct gelinkt aan het geselecteerde artikel.
- Met
kun je het document openen. - Vul bij het opgeslagen document bepaalde aanvullende gegevens zoals: Omschrijving, Code, Trefwoorden, Documentgroep en -type, ect. zodat je goed op deze aanvullende gegevens kunt zoeken.
Zoeken van documenten
De opgeslagen documenten kun je opvragen in het bestand Documenten (Verkoop → module Documenten).
- Selecteer de preset die je de juiste selectie documenten toont.
- Ga naar Bewerken Documenten zoeken… om op basis van zoekteksten in geselecteerde velden te kunnen zoeken naar jouw document(en).
- Het resultaat wordt onder in het zoekscherm getoond.
- Je kunt deze zoekfunctie natuurlijk ook als favoriet opnemen.
Spreek dus goed af welke velden met welke eenduidige zoekwaarden gevuld dienen te worden.
Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden en die zullen later aan bod komen. Binnenkort kun je uitgebreidere uitleg en voorbeelden terugvinden in de Isah E-learning modules.
