Voor de medewerkers binnen jullie bedrijf is het vaak van belang om te zien welke artikelen, gereedschappen en externe bewerkingen nog ontvangen moeten worden, wanneer die gepland staan, en voor welke order. Voor dit soort overzichten kun je gebruik maken van de functionaliteit inkoopoverzicht. Ga hiervoor naar de module Inkoop, Overzichten, Inkoopoverzicht en selecteer de gewenste preset.
Het inkoopoverzicht toont alle lopende inkooporders, de bijbehorende regels en eventuele ontvangstschemaregels. Inkooporders zijn 'lopend' als:
- de ontvangst van de inkoopregel niet gereed gemeld is;
- het statustype van de inkoopregel 'order' is;
- het aantal artikelen, gereedschappen of onderdelen dat nog te ontvangen is, groter is dan 0.
Met presets geef je aan of u de lopende inkooporders, de inkoopregels of de ontvangstschemaregels wilt bekijken. Een andere mogelijkheid is om de inkoopregels op te vragen met goederen die binnen een op te geven aantal dagen geleverd moeten worden. Geef je bijvoorbeeld '10' op, dan worden alle inkoopregels getoond waarvoor binnen 10 dagen geleverd moet worden en waarvoor de goederen al binnen hadden moeten zijn. Vul je '0' in, dan zie je alle inkoopregels waarvoor de levering te laat is. Het is ook mogelijk een negatieve waarde op te geven, bijvoorbeeld '-5', om regels met goederen in beeld te brengen die minimaal vijf dagen geleden al geleverd hadden moeten worden. Wil je snel het op te geven aantal dagen wijzigen in de preset kunt u gebruik maken van de toetsencombinatie Ctrl+F5.
Met de preset 'inkoopregels financieel' kun je alle inkoopregels met status 'offerte' of 'order' bekijken. Hiermee zie je niet alleen of alle artikelen zijn ontvangen, maar ook of de financiële afwikkeling van inkooporders is afgerond. Met name de velden Aangegane verplichtingen, Nog te ontvangen goederen en Nog te ontvangen facturen zijn van belang. Let hierbij wel op dat als je de inkoopregels van ‘oude’ inkooporders nog nooit op de status historie hebt gezet, dat het dan een stuk langer kan duren voordat het overzicht getoond wordt. Het is dus belangrijk om de status van afgesloten inkoopregels te verzetten.
Tip 1: Om het scherm overzichtelijker te maken, kun je irrelevante velden verbergen. Gebruik hiervoor het menu Beeld, Veldkiezer. Zorg ervoor dat alleen de velden die je wilt zien, geactiveerd zijn.
Tip 2: Maak gebruik van draaitabellen in Isah om bijvoorbeeld te zien hoeveel stuks geleverd worden per artikel, per week en wat bijvoorbeeld de waarde is. Zo zijn er vele mogelijke overzichten te creëren.
