Het inrichten van de rechtenstructuur in je ERP

Bij een goed georganiseerd bedrijf hoort een strak gedefinieerde rechtenstructuur binnen het applicatielandschap. Met enige regelmaat hoor ik van cursisten (beheerders) dat ze het lastig vinden om de rechten per gebruiker goed te beheren. Mijn collega Riccardo heeft als Isah-consultant veel ervaring met het inrichten van de rechtenstructuur. Ik ging met hem in gesprek over hoe je de rechten zo efficiënt mogelijk kunt inrichten en beheren.

Riccardo vertelt: “Het voordeel voor een organisatie van een goed ingerichte rechtenstructuur is dat een duidelijke functiescheiding en hiërarchie ingericht kan worden. Gevoelige bedrijfsinformatie is veilig afgeschermd en fouten kunnen op deze manier worden voorkomen. De gebruiker van de applicatie zal zelf ook direct nut ondervinden van een goede rechtenstructuur aangezien hij/zij enkel de schermen/functies te zien krijgt die benodigd zijn voor het uitvoeren van het werk, dit betekent dat men niet overladen wordt door legio opties die men nooit nodig zal hebben. Op deze manier wordt voor een gebruiker de applicatie een stuk overzichtelijker!”

Het is algemeen bekend dat het inrichten van een rechtenstructuur – vooral in een brede applicatie zoals een ERP systeem – veel van een bedrijf vraagt. Er zijn veel schermen, tabbladen, functies en rapporten waar men een oordeel over moet vellen met betrekking tot wie deze informatie wel of niet mag raadplegen, wijzigen, toevoegen of verwijderen. Een rechtenstructuur is kwalitatief beter en sneller in te richten wanneer je als organisatie duidelijke functiescheiding/functieprofielen hebt gedefinieerd. Dat is dus stap één.

De implementatie met behulp van een template

Om een start te maken met de inrichting van een rechtenstructuur heeft Isah een best practice ontwikkeld op basis van jarenlange ervaring met haar klanten. Op verzoek stellen wij deze best practice beschikbaar, waarbij een basisinrichting is gemaakt die bestaat uit +/- 20 tot 30 functiegroepen. Deze groepen kunnen middels een template  eenvoudig in Isah worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan de volgende soorten rechtengroepen:

• Applicatiebeheer
• Hoofd verkoop
• Medewerker verkoop
• Klantenbeheer
• Hoofd werkvoorbereiding
• Medewerker werkvoorbereiding

Ricardo legt uit: “Rechtengroepen kunnen vervolgens  gemakkelijk worden toebedeeld aan gebruikers. Op deze manier dient men enkel de groepen te beheren, waarna de wijzigingen daarin automatisch doorvloeien naar de gebruikers. De best practice van Isah is een mooie basis waarvandaan elke organisatie naar eigen inzicht haar inrichting verder kan uitbreiden en beheersbaar maakt voor de toekomst.”

Wil je meer weten over het inrichten van de rechtenstructuur voor jullie organisatie? Neem dan contact op met je Business Consultant.