Stel, je servicemedewerker gaat naar een klant en betaalt met de creditcard van het bedrijf de gemaakte kosten voor een hotelovernachting en restaurantbezoek. Of, een buitenlands bedrijf waar je zaken mee wilt doen vraagt om een bankgarantie. De financiële administratie wil de kosten voor deze banktransactie boeken op een order, om zo een nauwkeurige nacalculatie te kunnen maken. Voorheen boekte je deze kosten dan via Isah op een productie- of verkooporder. Via de integratie met Isah Finance werden daar de kosten uiteindelijk ook zichtbaar.
Vanaf versie 5.13 kun je deze kosten rechtstreeks in Isah Finance boeken met de nieuwe verwerking Kosten op order boeken. Met deze verwerking kun je, zoals de naam al zegt, kosten direct boeken op een order. Hiermee kun je snel de boekhouding accurater maken. Deze kosten zijn vervolgens ook automatisch terug te zien in Isah.
Je vindt de knop Kosten op order boeken terug in de schermen Bankafschriftregels, Kas/bankdagboeken en Memoriaaldagboeken. Je selecteert de verkoop- en productieorder waarop je de kosten wilt boeken. Om deze orders in het overzichtscherm te kunnen zien, voeg je ze als kolommen toe.
Op het moment dat je op de knop Kosten op order boeken klikt wordt het subscherm Kosten boeken op verkoop-/productieorder geopend. Je kiest hier vervolgens een productieartikelregel die gebruikt moet worden voor de boeking. Is die niet aanwezig, dan kies je voor Ongepland en selecteer je het artikel. Na het uitvoeren van de verwerking wordt dan een productieartikelregel aangemaakt in het geselecteerde productiedossier.
Voorbeeld geplande boeking:
Voorbeeld ongeplande boeking:
Op het moment dat je op OK klikt worden de volgende acties automatisch uitgevoerd:
- De boekingsgegevens worden in het journaal in Isah Finance opgenomen.
- In het journaal van Isah wordt een journaalpost aangemaakt, die gelijk als 'geëxporteerd' is gemarkeerd.
- De kosten worden bij de productieartikelregel in Isah als NC-kosten geregistreerd.
Navigeer in Isah via module Financieel > Overzichten > Journaalposten naar scherm 0285 Journaalposten. Activeer een filter op de kolom Verkoop-/productieorder en de boeking is inzichtelijk.
Tevens zie je de boekingen terug o.a. terug op scherm 0979 VC-/NC- analyse.
Voorwaarden en aandachtspunten
Er zijn een aantal voorwaarden waar je aan moet voldoen om van deze functionaliteit gebruik te kunnen maken:
- De versie waarmee je werkt is minimaal versie 5.13.0.
- De licentie waarmee je werkt moet minimaal van versie 5.13.0 zijn.
- Deze functionaliteit maakt onderdeel uit van de aanvullende licentie Kostenverdeling. Meer informatie over de functionaliteit Kostenverdeling kun je lezen in kennisitem KI 6760 - Werking functionaliteit Kostenverdeling in Isah Finance.
- De eindgebruiker moet over rechten beschikken op onderstaande programmacodes:
- Cash/bank day books / Post costs to order (540007700)
- Bank statements / Post costs to order (540015800)
- Cost allocation rules (13420000)
- Je kunt op subscherm Dagboekinvoer niet rechtstreeks typen in de kolommen Productieorder en Verkooporder.
- Het productiedossier waarop geboekt kan worden, dient een status van type Order of Nacalculatie te hebben.
- Als je de verwerking uitvoert vanuit het scherm Bankafschriftregels moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- De bankafschriftregel hoort bij een onverwerkt bankafschrift
- Bij de bankafschriftregel is geen factuur/referentie, debiteur of crediteur ingevuld
Op onze Supportsite hebben we kennisitem KI 8846 - Kosten op een order boeken beschikbaar gesteld ter ondersteuning bij het uitvoeren van deze verwerking.
