Bij Product Support merken we dat nog niet iedereen zich bewust is hoe fijn (en belangrijk) het is om een steentje bij te dragen aan de orderafsluiting. Er wordt vaak tegenop gezien omdat het zo veel werk zou zijn. Dat klopt ook, als je de controles op de orderafsluiting laat liggen tot een maand- of zelfs jaarafsluiting: iets wat we relatief vaak zien gebeuren. Maar het kan ook anders. In deze tip nemen je mee hoe je de orderafsluiting vlot kan laten verlopen.
Samen zorgen voor een sluitende administratie
Als de processen van verschillende afdelingen net niet helemaal op elkaar zijn afgestemd kan dit leiden tot 'open eindjes' in de order- maar ook de financiële administratie. En dat is zonde, want je wil dat de organisatie zo dicht mogelijk op de bal zit.
Administratieve achterstand door inkoopfacturen
Een van de punten die met regelmaat aan Product Support wordt voorgelegd is een achterstand in het administratief verwerken van inkoopfacturen. Je wil in een oogopslag kunnen zien welke inkooporders je nog verwacht te ontvangen en hoeveel je daarvoor nog moet gaan betalen. Maar je ziet, doordat het scherm vol staat met oude orders, door de bomen het bos niet meer.
Herkenbaar? Dan moet je zeker de tip van onze collega Peter Fikkers teruglezen, die eerder schreef over hoe je het inkoopoverzicht in Isah kunt gebruiken; Ontdek hoe je in Isah alle lopende inkooporders kunt inzien. Het is belangrijk dat je de inkoopregels die je hebt afgesloten naar status Historie verzet. Doe je dit niet, dan duurt het een stuk langer om overzichten te openen.
In het kennisitem KI 5138 - Periodeafsluiting - Orderadministratie - Inkoop leggen we uit hoe je kunt controleren of alle mutaties op tijd verwerkt zijn. De controles hoeven niet veel tijd in beslag te nemen als de processen voor het afwikkelen van de order goed op orde zijn. Omdat niet alle organisaties op dezelfde manier werken, kunnen er naast de controles die wij beschrijven, nog extra controles worden uitgevoerd. Het initiatief voor het uitvoeren van de controles ligt bij de controller binnen jullie eigen organisatie.
En loop je dan toch achter…
Met de beoordeling en verwerking van gegevens kan Isah Product Support je goed op weg helpen. Bij het afsluiten van inkooporders is het belangrijk om te controleren of bij inkoopregels waarvoor je geen goederen en geen inkoopfactuur meer verwacht:
- de rekeningen ‘Aangegane verplichtingen’ (AV), ‘Nog te ontvangen goederen’ (NTOG) en ‘Nog te ontvangen facturen’ (NTOF) geen openstaand saldo hebben, en
- alle gereedmeldingen aanwezig zijn.
Hoe je op de gereedmeldingen en onbedoeld openstaande saldi controleert en wat je daarna voor actie neemt hebben we beschreven in het kennisitem KI 1260 - Openstaande inkoopsaldo's opschonen (NTOF, NTOG en AV).
Als we erachter komen dat de achterstand groter is dan je dacht, dan kunnen onze Financieel Consultants je helpen met het opschonen van de administratie.
