Kennis is macht, ook in de maakindustrie

In mijn dagelijkse werkzaamheden spreek ik regelmatig met controllers van maakbedrijven en wat me opvalt is dat het voor velen een grote uitdaging blijkt te zijn om de informatie zo efficiënt, zo goed en zo makkelijk mogelijk uit het ERP systeem te halen. Het ontbreekt hen aan inzicht, terwijl ze daar juist veel behoefte aan hebben. Met dit inzicht beschikken ze namelijk over kennis van de gang van zaken en kunnen ze hierop sturen. Accurate kennis is, met andere woorden, de basis om de processen te overzien en hier grip op te krijgen.

De toegevoegde waarde van realtime informatie

Als controller wil je inzicht krijgen in de informatie die je op dat moment nodig hebt, het liefst zo snel mogelijk. Of het nu gaat om een uitdraai van de winst- en verliesrekening of de urenregistratie. Want op basis van dat inzicht weet je waar in het proces dingen goed of juist fout gaan, en kun je daar direct op anticiperen.

Op het moment dat je die informatie realtime tot je beschikking hebt, kun je nog gedetailleerder met het optimaliseren van de processen bezig zijn. Je weet waar je moet bijsturen waardoor je meer grip hebt. Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan, maar er zijn wel degelijk factoren waar je invloed op hebt om dit te realiseren 

Drie cruciale factoren voor meer inzicht in de processen

De volgende aspecten zijn essentieel om je inzicht vanuit het ERP systeem te vergroten en meer grip te krijgen op de bedrijfsprocessen.

1. Een zorgvuldige implementatie

Hoewel er vaak anders over wordt gedacht, is de implementatie de belangrijkste sleutel tot betrouwbare informatie uit het systeem. Het is dan ook belangrijk om bij de implementatie van het ERP systeem kritisch te kijken naar de inrichting van het systeem en om de juiste elementen toe te voegen. Dit is noodzakelijk om uiteindelijk aan de achterkant de juiste informatie eruit te kunnen halen. Want slechte input resulteert in slechte output, zo simpel is het. Daarom is een implementatie een uitstekend moment om alle processen onder de loep te nemen en ze stap voor stap te doorlopen.

Deze zorgvuldigheid levert je veel op. Het is, zoals gezegd, de basis voor de informatie en de inzichten die je uiteindelijk uit het systeem haalt en daarmee realiseer je meer inzicht en grip. Door je processen scherp te stellen, ze goed in het systeem te zetten en tevens te leren hoe je deze data op de juiste manier invoert voor betrouwbare output. Meer grip en inzicht begint dus bij een zorgvuldige implementatie.

2. Hoog kennisniveau van medewerkers

De juiste informatie invoeren is één, maar ook actuele en accurate kennis van de systemen is niet te onderschatten. Want op het moment dat de basis goed is ingericht, maar medewerkers niet weten hoe ze met het systeem om moeten gaan en het op de juiste manier moeten gebruiken, liggen fouten alsnog op de loer.

Met behulp van trainingen zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers snel op de hoogte zijn van de mogelijkheden en werkwijze van het systeem en dat bestaande medewerkers up-to-date blijven. Dit resulteert in meer kennis bij werknemers en dat levert jou ook meer grip en inzicht op. Je weet namelijk zeker dat ze op de juiste manier met het systeem omgaan.

3. De juiste tools

Als laatste zijn de juiste tools cruciaal om meer kennis en daarmee grip en overzicht te krijgen. Biedt het ERP systeem en de bijbehorende tools je de juiste ondersteuning en bevat het de juiste functionaliteiten om daadwerkelijk het inzicht te krijgen waar je naar op zoek bent? Zijn er bijvoorbeeld geen ingewikkelde uitdraaien en exports of programmeerwerk noodzakelijk om de benodigde informatie boven tafel te krijgen?

Veel maakbedrijven waar ik contact mee heb, maken nog gebruik van systemen waarbij ze data naar Excel moeten exporteren om draaitabellen en grafieken te maken om het vervolgens aan het management te presenteren. Maar dan beschik je niet over realtime informatie, terwijl dat juist de toegevoegde waarde kan zijn van tooling in je ERP systeem.

Realtime inzicht is uiteindelijk wel wat je het meeste oplevert. Het helpt je om integraal informatie uit het systeem te halen en de diepte in te duiken. Zodat je op elk moment van de dag weet wat er in de organisatie speelt. Want kennis, grip en inzicht staan gelijk aan macht, ook in de maakindustrie.

Sollas, een producent van high-tech verpakkingsoplossingen, is een voorbeeld van een maakbedrijf dat door middel van meer kennis en realtime inzicht de bedrijfsprestaties wisten te verbeteren. Het heeft voor hen geresulteerd in een rendementsstijging van 10%. Lees hun verhaal hier.