Starten met SCSN? Stamdata op orde is zo gebeurd!

Wanneer wij het met klanten hebben over SCSN, dan wordt er snel gesproken over de stamdata die op orde moet zijn alvorens men kan beginnen. Veel bedrijven hebben de wens om met SCSN te starten op de afdeling inkoop. Artikelgegevens in het ERP-systeem moeten dan overeenkomen met de gegevens in het systeem van de leverancier. We merken dat er soms wordt opgezien tegen het ‘huiswerk’ omdat men bang is dat dit een enorme exercitie is. Er poppen vragen op, zoals: wie is dan bepalend als ons bedrijf liever inkoopt in stuks terwijl de leverancier in hun systeem praat over strekkende meters? Men ziet beren op de weg en besluit het SCSN-verhaal nog even uit te stellen. Zonde! Want er valt zo veel winst te behalen met SCSN! Onze ervaring is dat het huiswerk over het algemeen best wel meevalt. In dit artikel geef ik daarom wat praktische tips om te zorgen dat je stamdata snel op orde is. Daarnaast licht ik toe welke tools we vanuit Isah kunnen inzetten om hierbij te ondersteunen. 

Welke stamdata afstemmen voor SCSN 

Om te beginnen even op een rij wat er allemaal afgestemd worden met je leverancier.  

• Artikelnummer 
  Spreken jullie dezelfde taal? Bedoelen jullie hetzelfde item met een bepaald artikelnummer? 
• Kenmerken 
  Zijn er voor items die bijvoorbeeld in diverse kleuren of varianten geleverd kunnen worden aparte artikelnummers? Of spreken jullie af dat hiervoor één artikelnummer gebruikt wordt en dat er aanvullende specs moeten worden meegestuurd?  
• Eenheid 
  Wordt dit artikel per stuk verkocht of per tien stuks? Of koop je dit item in per strekkende meter of per gewicht? 
• Prijs 
  Wat is het bedrag per de afgesproken eenheid? Is er nog een andere staffelprijs wanneer er meer eenheden worden afgenomen? Of zijn er speciale kortingsafspraken tussen klant & leverancier gemaakt? 
• Betalings- en leveringscondities 
  Zijn er vaste levertijden afgestemd?  
  
  

Stappenplan SCSN stamdata afstemmen 

Stap 1 Om te beginnen kun je eenvoudig vanuit Isah een export maken van je artikelgegevens naar Excel. Het liefst wil je héél je artikelbestand in combinatie met de gekozen partij op orde brengen, maar onze tip is om klein te beginnen. Kijk bijvoorbeeld eerste naar je actuele artikelen.  

Stap 2 Leg jouw bestand vervolgens naast dat van je leverancier en bekijk waar de verschillen zitten. Vaak zijn er kleine verschillen in jullie bestanden. De ene partij praat bijvoorbeeld over ‘stuks’ terwijl de andere ‘stk’ in zijn systeem heeft staan of ‘pieces’. Een mens begrijpt dat dit hetzelfde is, maar een computer niet. De velden moeten dus precies overeenkomen. Wanneer je dit soort verschillen constateert, heeft Isah eenvoudige tools om bij alle velden in Isah bijvoorbeeld het woord ‘stuks’ aan te passen naar ‘st’.  

Stap 3 Nadat je de kleine verschillen hebt recht gestreken, zullen jullie wellicht een paar slordigheden of typefouten ontdekken. Vaak is daarvan meteen duidelijk aan welke zijde dit aangepast moet worden. 

Stap 4 Als laatste blijven de échte verschillen over. Bijvoorbeeld omdat er over verschillende eenheden wordt gesproken. Onze ervaring is dat de bereidheid bij de meeste leveranciers hierin erg groot is om aanpassingen te doen. Leveranciers kunnen namelijk per klant verschillende afspraken maken en dit per klant vastleggen. Andersom kun je in Isah ook per leverancier bepaalde zaken vastleggen wanneer je dit wilt. 

Wanneer de hoeveelheid aanpassingen te groot is om e.e.a. handmatig te verwerken, dan heeft Isah diverse conversietools om hierbij te ondersteunen. Onze ervaring is echter dat dit vaak erg meevalt en dat de bestanden met een of twee uurtjes zijn recht getrokken. Natuurlijk is het altijd mogelijk om hierover met een Isah Consultant te sparren. We denken graag mee!