Isah zorgt voor CAPE Holland dat er bedrijfsbreed meer inzicht is

Behoefte aan inzicht door groei organisatie

CAPE Holland ontwikkelt sinds 2002 funderingsmachines ten behoeve van de wereldwijde on- en offshore markt. Ze produceren hun equipment zowel voor de verkoop als verhuur. Een jaar of zes jaar geleden bestond het bedrijf nog uit circa 15 medewerkers. In de tussentijd is CAPE Holland dusdanig gegroeid, dat het personeelsbestand nu uit bijna 50 personen bestaat.

Deze groei is mooi; maar het brengt uiteraard de nodige veranderingen met zich mee. Waar medewerkers voorheen brede functies hadden, zijn de verantwoordelijkheden het afgelopen jaar steeds meer gekaderd. De werkwijze en organisatiestructuur zijn flink op de schop genomen en tegelijkertijd is dus de ERP-implementatie van Isah gerealiseerd.

Projectleider Cedrik de Roo vertelt: “Voorheen werkten we met Navision. Deze oplossing was bij ons redelijk basic geïmplementeerd en dat was prima. Door de groei van het bedrijf merkten we echter dat we behoefte kregen aan business software die bedrijfsbreed inzicht gaf. Daarom hebben we toen voor Isah gekozen.”

Pressure cooker zorgde voor snelle livegang

Het feit dat CAPE Holland organisatiewijziging doorvoerde en tegelijkertijd met een nieuw ERP-pakket aan de slag ging, heeft volgens Cedrik voor- en nadelen. “Om met de nadelen te beginnen: de implementatie heeft bij ons best lang geduurd. Dat komt enerzijds omdat wij gaandeweg het project nog moesten ontdekken hoe we onze processen wilden inrichten. Door alle functie- en structuurwijzigingen in organisatie nam dat de nodige tijd in beslag. Veel wensen die wij hadden werden voor ons pas gaandeweg het project duidelijk. Anderzijds konden we juist door alle wijzigingen intern niet altijd de benodigde tijd en prioriteit geven aan de implementatie van Isah. De gewenste intensiteit zakte al snel terug tot een halve dag per week. En we merkten dat deze hoeveelheid tijd besteden aan zo’n omvangrijk project als een ERP-implementatie niet voor de benodigde leercurve zorgde. Elke keer moesten we opnieuw kijken naar ‘hoe zit het ook al weer?’ en ‘wat hadden we hiervoor bedacht of gekozen?’. Dat werkte niet. Daarom hebben we uiteindelijk besloten om een dedicated projectteam te formeren en zijn we na de zomer met 8 personen fulltime met Isah aan de slag te gaan. Dat resulteerde er in dat wij uiteindelijk in een pressure cooker van 6 weken live zijn gegaan! Doordat we de taken zorgvuldig hadden voorbereid, in kleine stapjes hadden opgeknipt en gefocust bezig waren, ontstond er een vliegwieleffect.”

Het grote voordeel van het feit dat de implementatie en de organisatiewijzigingen hand in hand kwamen, is volgens Cedrik dat Isah nu geïntegreerd is met de processen in het bedrijf. “Doordat we over veel structuren tóch nog na moesten denken, konden we de processen zo veel mogelijk af stemmen op de werkwijze van Isah. Waar dat niet mogelijk was, of waar Isah onze manier van werken in basis niet volledig ondersteunde, kozen we naast de standaard software bewust voor aanvullende stukken maatwerk."

Isah zorgt voor meer inzicht bedrijfsbreed

De belangrijkste doelstelling voor CAPE Holland was om na de implementatie van Isah meer inzicht te hebben in o.a. de werkvoorraad en de stappen qua werkopvolging. “Dat is gelukt! Veel inzicht was er voorheen simpelweg niet en het feit dat Isah ons bedrijfsbreed ondersteunt, maakt dat we dat inzicht wél hebben. Van engineering tot logistiek. En van inkoop tot financiële afwikkeling. Alles is aan elkaar gekoppeld en voor onze collega’s is nu veel meer duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er moet gebeuren. Dat is voor ons de grootste winst.”

Omdat de implementatie nog kort geleden is gerealiseerd, zijn uitgebreide resultaten nu nog moeilijk te meten. Toch gelooft Cedrik zeker dat er nog méér voordelen gaan komen. “Natuurlijk is het nu nog wennen voor veel collega’s en kost het even tijd om de nieuwe werkwijze eigen te maken. Maar ik ga er vanuit dat we straks een stuk efficiënter kunnen werken en dat er minder fouten gemaakt worden. Dat komt uiteindelijk ten goede aan de kwaliteit van onze dienstverlening en dat is waar we het voor doen!”

Uitbreiden en optimaliseren

Voor 2019 heeft Cedrik nog een aardig wensenlijstje ten aanzien van verdere automatisering. “De basis staat nu, maar we gaan volgend jaar zowel uitbreiden als optimaliseren. Zo hebben we plannen voor een nieuwe PDM-oplossing welke met Isah geïntegreerd wordt. En ook ons DMS willen we met Isah integreren. Daarnaast staat een goede verhuurplanning voor ons equipment hoog op de wensenlijst. Voor ons zijn dat de grootste projecten komend jaar. Daarnaast wil ik de werkwijze rondom meldingen & acties nog verder optimaliseren en met de CRM-app van Isah gaan werken en wil ik managementinformatie uit Isah ontsluiten met behulp van PowerBI.”

De verdere samenwerking met Isah ziet Cedrik positief tegemoet. “Tijdens de implementatie zijn we goed begeleid door een projectmanager en een consultant. Toch hebben we veel dingen ook met een hoge mate van zelfstandigheid kunnen doen. De implementatiemethodiek die Isah daarin hanteert vind ik heel sterk. Isah wil namelijk dat een bedrijf zelf met haar software overweg kan." Nu de implementatie achter de rug is, heeft CAPE Holland een Business Consultant van Isah als eerste contactpersoon. “Ook over dat concept ben ik erg te spreken. Onlangs hebben we kennis gemaakt met deze consultant en het plan is dat hij ons verder gaat helpen om de route uit te stippelen om onze business verder te automatiseren en naar een hoger niveau te tillen. Die manier van samenwerken past perfect bij ons!”