Coppens over communicatie via SCSN: “je kúnt simpelweg niet achterblijven in deze digitaliseringsslag”

Verbinding met MCB binnen no-time tot stand

Bas: “In het SCSN Adressbook zagen we dat onze leverancier MCB al aangesloten was op SCSN. Met hen doen we veel zaken, we hadden al vaste prijs- en leverafspraken en de data omtrent de artikelen die we bij hen inkopen was redelijk op orde in ons systeem, dus dat leek ons een mooi vertrekpunt. Het belangrijkste wat afgestemd moest worden, waren de eenheden waarin we zaken inkopen. Praten we nu over stuks, kilo’s of meters? Het bleek dat MCB en Coppens niet altijd dezelfde eenheden aanhielden, dus daar hebben we onze beider systemen op gecheckt. Waar mogelijk hebben wij gekozen om de eenheden van MCB aan te houden en waar dat niet logisch was voor ons, is er aan de kant van MCB een conversietabel ingericht. In feite was dat het enige stukje huiswerk dat we hadden en daarna was de verbinding binnen no-time tot stand. Na wat testberichten hebben we een Teams-meeting opgezet om te kijken of er nog aanpassingen gedaan moesten worden en daarna zijn we vrij snel live gegaan.”

De optelsom van SCSN-connecties gaat ons veel brengen

Wanneer ik Bas vraag naar de voordelen van digitaal inkopen bij MCB, vertelt hij: “Wij plaatsen bijna dagelijks orders bij MCB. Afspraak is dat wanneer we dit voor 12:00 uur doen, we de volgende dag geleverd krijgen. Vroeger moesten we dan uiterlijk kwart voor 12 een PDF mailen zodat deze nog verwerkt kon worden. Nu kunnen we bij wijze van spreken nog 1 minuut voor 12 een order inschieten. Voor MCB is deze manier van werken natuurlijk het meest plezierig, want voor hen scheelt het handmatig werk. Voor Coppens zijn de voordelen van deze ene SCSN-verbinding nog wat kleiner, maar zo bekijk ik het niet. Wij denken meer vanuit het totaalconcept wat SCSN ons kan brengen. Deze samenwerking met MCB is pas stap één. Straks gaan we ook de orderbevestigingen digitaliseren en daarna de facturen. Dan krijgen we al meer tijdwinst aan onze zijde. En zodra we de hele workflow met MCB geautomatiseerd hebben, gaan we door naar de volgende leverancier.

De plannen om e.e.a. op te zetten met een leverancier van bevestigingsmaterialen zijn er al. Ik verwacht dat wij over een jaar met enkele tientallen leveranciers via SCSN communiceren en daarnaast hebben we de ambitie om binnen een jaar ook met 4 of 5 klanten digitaal te communiceren. De optelsom van al die SCSN-connecties gaat ons enorm veel brengen in termen van tijdwinst, efficiency, verwerkingstijd en het minimaliseren van foutkansen. Daarnaast is het vanuit de business gedacht ook gewoon slim om minder afhankelijk te zijn van de informatie die in hoofden van mensen zit. Afspraken die wij met klanten of leveranciers hebben, moeten dus vastgelegd worden in bijvoorbeeld prijsstaffels. Het is belangrijk om de data goed zuiver te hebben in je systeem en geen velden te misbruiken voor aanvullende informatie. Alleen als je systeem qua data goed op orde is, kun je zaken automatiseren.

Als ik vanuit de medewerkers redeneer, gaat SCSN er bovendien voor zorgen dat het werk alleen maar leuker en uitdagender wordt. Men heeft namelijk veel meer tijd en ruimte om met de klant zelf bezig te zijn, dan met het administratieve proces er omheen.”

Aansluiten in 10 minuten

Terugkijkend op de aansluiting met SCSN is Bas erg te spreken over de eenvoud er van. “De eerste keer is het natuurlijk iets meer uitzoeken en checken nog, maar de verbinding tot stand brengen was in feite niets meer dan een aantal instellingen over en weer juist zetten. Ik weet zeker dat we hier de volgende keer maar 10 minuten mee bezig zijn! Ik moet er wel bij vermelden dat Stefan, de consultant van Isah, ons enorm goed begeleid heeft in het hele traject. Die kende de SCSN-standaard van alle velden uit z’n hoofd en hij gaf echt meerwaarde met zijn advisering.”

Tot slot wil Bas maakbedrijven oproepen om ook te starten met SCSN. “De investeringsdrempel is dusdanig laag dat ik zou zeggen: doe er gewoon eens ervaring mee op en breid het daarna verder uit. Ik zie SCSN echt als dé stap naar de toekomst. Het is makkelijk schaalbaar waardoor je eenvoudig met al je klanten en leveranciers via SCSN kunt communiceren. De meerwaarde zit in het feit dat je dezelfde taal spreekt. Met hoe meer partijen je via SCSN communiceert, hoe groter de efficiencyvoordelen. In onze ogen kún je simpelweg niet achterblijven in deze digitaliseringsslag. Als je nu die boot mist, kun je dat niet inhalen. En dat kunnen we ons als maakindustrie niet veroorloven."

MCB: aansluiten op SCSN is peanuts!

Als metaalgroothandel levert MCB al 80 jaar staal, RVS, aluminium en non-ferro producten. Het bedrijf onderscheidt zich door haar dienstverlening, is al jarenlang bezig met ketenintegratie en zet zich actief in om het inkoopproces van haar klanten te digitaliseren. Maureen Schonbrodt startte 7 jaar geleden binnen MCB met het ‘project EDI’. Gezien de grootte van de vraag op dit vlak, werd dit project vervolgens haar fulltime functie. “MCB heeft in de afgelopen jaren met ruim 150 klanten een traditionele EDI-koppeling gerealiseerd en is dus al een tijdje gewend om digitaal inkooporders te ontvangen,” vertelt Maureen. “Toch zagen we dat er niet bij al onze klanten animo voor was voor EDI, omdat een maatwerk EDI-koppeling nou eenmaal onderhevig is aan onderhoud en slechts 1-op-1 gebruikt kan worden. Dit betekende dat steeds wanneer er iets veranderde aan onze zijde of aan de klantzijde, we naar de koppeling moesten kijken en zaken moesten aanpassen. Wat we van veel maakbedrijven hoorden, was dat ze de inkoopprocessen bij alle leveranciers graag op dezelfde manier wilden regelen. Dát is de reden dat we sinds de introductie van SCSN actief sturen op dat model. Het voordeel is namelijk dat dit een standaardoplossing is, waardoor er alleen een eenmalige investering nodig is in tijd en geld en de aansluiting is makkelijk uit te breiden naar andere leveranciers met wie onze klanten samenwerken.

We merken dat SCSN goed ontvangen wordt bij onze klanten. Al ruim 40 maakbedrijven kopen inmiddels via SCSN bij ons in en ik verwacht dat dit aantal de komende periode absoluut een vlucht zal nemen!” Maureen roept alle maakbedrijven op om zich te verdiepen in SCSN en hiermee aan de slag te gaan: “Als je ziet wat voor prachtige complexe producten maakbedrijven soms produceren, dan is in vergelijking daarmee het automatiseren van een inkoopproces via SCSN echt ‘peanuts’! Binnen een mum van tijd ben je live. De voordelen in termen van snelheid van orderverwerking en foutloosheid in dit proces zijn enorm. En als je ziet hoe sterk dit leeft in de markt dan is het volgens mij geen optie om achter te blijven op dit vlak!”