Efficiënter inkopen met SCSN: Tuinte automatiseert bestelproces met Fabory

Veel kleine artikelen, veel orderregels

Tuinte koopt een breed assortiment onderdelen in voor haar projecten. Vooral bevestigingsartikelen zorgen daarbij voor een groot aantal orderregels. “Niemand zit te wachten om een order met honderd regels aan boutjes en schroefjes handmatig in te voeren,” vertelt Gerard Beld, verantwoordelijk voor inkoop en ICT bij Tuinte.

Voorheen werden veel orders handmatig ingevoerd en gecontroleerd. Dat kostte relatief veel tijd en was bovendien foutgevoelig. “Alleen al het invoeren en controleren van de Fabory orders kostte ons al snel vier tot vijf uur per week.” 

Van EDI-ervaring naar SCSN

De eerste stap richting automatisering kwam vanuit leverancier Fabory. Zij brachten de mogelijkheid van SCSN onder de aandacht. Voor Tuinte was het concept niet helemaal nieuw. Aan de verkoopkant had het bedrijf al ervaring met EDI-koppelingen. Gerard: “Dat scheelt ons aan de verkoopkant enorm veel invoerwerk. Toen dachten we: wat aan de verkoopkant kan, moet ook aan de inkoopkant mogelijk zijn.”

SCSN bleek daarbij een logische oplossing. In gesprek met Business Consultant Martijn van Isah ontdekten ze dat (in tegenstelling tot een specifieke koppeling tussen twee systemen), SCSN een standaard oplossing is, die je kunt gebruiken om met meerdere leveranciers te communiceren. Gerard: “Het mooie van SCSN is dat het generiek is. Als je eenmaal bent aangesloten, kun je het met meerdere partijen gebruiken.”

Eerst het artikelbestand op orde

Voordat de koppeling daadwerkelijk gebruikt kon worden, moest eerst het artikelbestand worden opgeschoond. In de loop der jaren waren er bij Tuinte duizenden artikelen in het systeem terechtgekomen, waarvan sommige ondertussen verouderd of incorrect waren. Samen met Fabory werd het volledige artikelbestand gecontroleerd. Gerard: “Onze artikelnummers zijn in eerste instantie door Fabory door de molen gehaald. Met behulp van een importscript werden de opgeschoonde gegevens vervolgens weer terug in Isah geladen. Tegelijkertijd werd het artikelbeheer strakker ingericht.”
Zo werkt Tuinte nu met artikelstatussen en duidelijke procesafspraken. Artikelen die niet meer leverbaar zijn krijgen bijvoorbeeld een andere status en mogen niet meer worden besteld. “Inmiddels hebben we ruim zevenduizend artikelen die op orde zijn.”

Volgens Beld is dit een belangrijke les voor bedrijven die met automatisering willen beginnen. “Automatiseren werkt alleen als je data klopt. Het heeft ons echt wel een aantal maanden gekost waarin ik zeker 100 uur besteed heb aan het op orde brengen van alle artikeldata. Aan de andere kant: als je ziet wat het ons elke week weer oplevert aan tijd dan ben ik blij dat we dit gedaan hebben. Dit maakt het werk een stuk leuker.”

Bestellen zonder handmatige invoer

Sinds de implementatie van SCSN verloopt het bestelproces bij Fabory aanzienlijk eenvoudiger. Wanneer een order nu in Isah wordt aangemaakt, kan deze rechtstreeks via SCSN naar Fabory worden verzonden. De orderbevestiging komt vervolgens automatisch weer terug in het systeem. Daardoor is er nauwelijks nog handmatige invoer nodig. “Als alles goed staat, hoef je er eigenlijk niets meer aan te doen.”

In de praktijk verwerkt Tuinte inmiddels grote aantallen orderregels via de koppeling. Sinds begin 2025 zijn er alleen al bij Fabory ongeveer 10.000 bestelregels via SCSN verstuurd. Gerard: “juist bij dit soort aantallen levert automatisering veel tijdwinst op. We besparen nu minimaal 4 á 5 uur per week op inkoop.”

Betere ondersteuning van magazijn en montage

De voordelen zijn niet alleen zichtbaar bij de inkoopafdeling. Ook in het magazijn en bij de montage profiteren medewerkers van het nieuwe proces. Tuinte is sinds de invoering van SCSN meer overgestapt op inkopen op order. Waar vroeger nog veel onderdelen op voorraad lagen, wordt nu ongeveer 95 procent direct voor een project ingekocht en middels Isah Mobile Logistics gepickt per order. Dat heeft voordelen voor het magazijn maar ook voor het maken van goede nacalculaties.

Meer tijd voor verbetering

De vrijgekomen tijd kan nu worden besteed aan verbeteringen in processen en systemen. Dat past bij een bredere digitaliseringsslag die Tuinte de afgelopen jaren heeft ingezet. Na de introductie van Shop Floor Control en Isah Mobile Logistics werkt Tuinte momenteel onder andere aan het optimaliseren van het magazijn en de inrichting van nieuwe opslagsystemen. Gerard: “Dat soort verbeteringen zijn veel interessanter om mee bezig te zijn.”

Volgende stap: meer leveranciers aansluiten 

Na de succesvolle implementatie met Fabory wil Tuinte het gebruik van SCSN verder uitbreiden. Het bedrijf onderzoekt momenteel de mogelijkheid om ook andere leveranciers via dezelfde standaard aan te sluiten en is nu onder meer bezig met het op orde brengen van de artikeldata van MCB. Door met meer leveranciers via SCSN te communiceren, wil Tuinte het bestelproces nog verder digitaliseren. Volgens Beld is de belangrijkste voorwaarde daarbij duidelijk. “Je moet eerst je data op orde hebben. Als dat klopt, werkt het systeem eigenlijk vanzelf.”

Voor bedrijven die nog twijfelen heeft hij een duidelijk advies. “Begin klein en test het eerst met een paar artikelen. Maar als het eenmaal goed werkt, wil je eigenlijk niet meer terug.”