Terug naar overzicht

Isah draagt bij aan heldere taakverdeling binnen Instyle Concepts

Op 16 april is Instyle Concepts in Zwolle live gegaan met de ERP-software van Isah. Instyle Concepts ontwikkelt interieurconcepten en verzorgt de projectinrichting van hotels, recreatiewoningen, de short stay (o.a. studentenhuizen) en de zorgsector, waarbij ook de productie van meubels of wanden een rol speelt. Pim Pera, Algemeen Directeur a.i. bij Instyle Concepts, had een belangrijke rol in de implementatie van Isah binnen het bedrijf. Hij vertelt hoe zij dit ervaren hebben en welke directe resultaten ze na enkele weken al merken!

Groepskeuze voor Isah

Toen Pim Pera in de zomer van 2019 startte als Operations Directeur bij Instyle Concepts was de keuze voor het aanschaffen van een nieuw ERP-pakket al gemaakt. Het oude pakket voldeed namelijk niet aan de wensen van gebruikers.

Instyle Concepts is onderdeel van de Venture Group. Als totale groep besloten zij enige tijd geleden aan de slag te gaan met een selectietraject voor ERP-software met als doel: overzichtelijke rapportages en meer inzicht in de diverse dochterbedrijven voor de bestuursleden van de holding. Instyle Concepts is het eerste bedrijf binnen de groep dat nu live is met Isah. Binnenkort volgen o.a. MT Outdoor, het eerste bedrijf binnen de VConsyst tak van de Venture Group.

Alles in één systeem

Pim Pera werd als operationele man aangesteld voor de implementatie bij Instyle Concepts. Pim: “Ondanks dat productie voor ons niet de hoofdcomponent is van onze business, gebruiken wij wel veel facetten van de software van Isah. Naast het complete logistieke deel, biedt Isah namelijk ook een erg goede CRM-oplossing en voor ons is ook de financiële administratie binnen de software een groot pluspunt. Alles zit in één systeem, dat is erg sterk.”

In december is Instyle Concepts gestart met de implementatie. “De afgelopen maanden waren erg intensief,” vertelt Pera. “Wij zijn met 22 mensen een relatief klein bedrijf. Wanneer dan 4 belangrijke personen binnen je organisatie gedurende enkele maanden 2 á 3 dagen per week vrijgemaakt moeten worden om trainingen te volgen en mee te denken over inrichtingsvraagstukken, dan heeft dat uiteraard zijn weerslag op de organisatie. De dagelijkse business gaat immers gewoon door. In diezelfde periode hadden wij intern met diverse veranderingen te maken en kwam er een grote opdracht van een nieuwe klant binnen. De geplande livegang hebben wij daarom een maand opgeschoven van half maart naar half april. Zowel ons uitgangspunt als dat van Isah was immers: we gaan pas live als iedereen blij is!” En gelukkig zijn ze dat bij Instyle Concepts!

Organisatiestructuur aangepast

“Uiteraard hebben we twee weken na de livegang nog te maken met wat kinderziektes in de nieuwe werkwijze,” aldus Pera. “Dat hoort er bij. Maar wat we wel merken is dat de rolverdeling binnen het bedrijf meteen al veel duidelijker is. De Isah-software werkt met verschillende statussen, welke perfect zijn door te voeren in je hele processchema. Wij hebben daar onze organisatiestructuur en ons organogram zelfs op aangepast. Nu is het voor onze mensen heel helder wie wat wanneer moet doen. Isah heeft ons in feite op een positieve manier gedwongen om onze organisatie strakker neer te zetten. De overdracht van commercie naar werkvoorbereiding en vervolgens naar logistiek is daardoor heel duidelijk!”

"Naast het complete logistieke deel, biedt Isah ook een erg goede CRM-oplossing en voor ons is ook de financiële administratie binnen de software een groot pluspunt. Alles zit in één systeem, dat is erg sterk."

Pim Pera

Algemeen Directeur a.i., Instyle Concepts

Prettige samenwerking

Terugkijkend op de periode van implementatie is Pim erg te spreken over de werkwijze van Isah. “Ik heb het heel plezierig gevonden hoe strak alles werd gepland. Isah heeft ook een heel streng toetsingsbeleid ten aanzien van het wel of niet live gaan. Ik vind dat heel sterk! Isah heeft samen met ons team van key-users bovendien ruim aandacht gegeven aan de migratie van ons oude naar het nieuwe systeem. En dat is niet voor niets geweest. De daadwerkelijke livegang is daarom nagenoeg geruisloos verlopen. Daar ben ik zeer over te spreken!”

Wat Pim betreft is de flexibiliteit waarin de Isah-consultants de afgelopen tijd met Instyle Concepts hebben samengewerkt ook zeker het vermelden waard: “We zijn natuurlijk gestart met offline trainingen en door hectiek binnen ons bedrijf moest hier wel eens wat in geschoven worden. Daar ging Isah heel flexibel mee om. En kijkend naar de laatste periode voor livegang moesten de trainingen ineens online gegeven worden vanwege de Corona-crisis. Ook dat werkte prima! De samenwerking met zowel de Consultants van Isah als de Projectmanager heb ik heel prettig ervaren.”

Volop kansen en uitbreidingen mogelijk met Isah

Insyle Concepts ziet nog volop kansen om verder te automatiseren. De Isah-software zal daarbij vaak het uitgangspunt zijn. Pim: “Op dit moment zijn we bijvoorbeeld nog bezig om een integratie te realiseren met onze webshop en het ERP-systeem van Isah. Orders worden dan vanuit onze webshop automatisch ingeschoten in het ERP. Dat zal een enorme efficiencyslag zijn voor onze binnendienst.”

“Daarnaast zien we nog kansen voor onze montagemedewerkers om aan de slag te gaan met Mobile Field Service. Medewerkers hoeven dan geen dingen meer te onthouden; alles wordt geautomatiseerd tot en met de elektronische pakbonnen toe. Naar de klant toe gaat dat zorgen voor een meer professionele uitstraling van ons bedrijf. Plus het is natuurlijk een stuk duurzamer om op dat vlak geen papier meer te gebruiken.”

Een derde punt op de wensenlijst van Instyle Concepts is het gebruik van PowerBI. “De mogelijkheid om rapportages op maat te maken is voor ons erg interessant. Ik moet me daar nog verder over laten voorlichten,” vertelt Pim. “Het feit dat we straks data vanuit de verschillende zusterbedrijven uit Isah trekken, zal voor de holding bovendien absoluut meerwaarde vormen. Dat is iets wat we daarom waarschijnlijk als groep gaan oppakken zodra meerdere bedrijven live zijn met Isah!”

Auteur

Debbie Veeke

Van tevreden medewerkers naar tevreden klanten. Dat is waar Debbie zich als Marketeer voor inzet. Daarom interviewt zij regelmatig bedrijven over hun ervaring met Isah en gaat ze met collega's in gesprek over hun werkzaamheden bij het bedrijf. Zo verbindt ze binnen met buiten en vice versa.