Lagersmit nam afscheid van maatwerk en versimpelde haar werkwijze met Isah

Nieuwe organisatie, nieuwe behoeften

Lagersmit maakt al 160 jaar producten voor de maritieme markt. Naast de productie van diverse afdichtingsoplossingen verleent Lagersmit ook wereldwijde support bij installatie en onderhoud. Door een management buy-out werd Lagersmit op 1 juli 2014 losgekoppeld van de Koninklijke IHC groep. Jens: “Daarna volgde een uitgebreid veranderproces. Niet zo zeer qua werkzaamheden, maar vooral qua manier van rapporteren. We hadden sterk de behoefte om zaken te vereenvoudigen en merkten dat de inrichting van Isah dat soms bemoeilijkte. De complexiteit van het maatwerk zorgde er ook voor dat de software traag werkte.”

Maatwerk onderhouden werd steeds moeilijker

Een bijkomend argument om af te willen van de grote hoeveelheid maatwerk was het inzicht hierin en de mate waarin het onderhoudbaar was voor Lagersmit. “In de 15 jaar dat wij met Isah werken, zijn er – zoals dat gaat in een bedrijf – diverse wisselingen geweest in het personeelsbestand. Hoe goed je zaken ook documenteert, we merkten dat kennisoverdracht over ons maatwerk steeds moeilijker werd. Het onderhoud werd daardoor ingewikkelder en er ontstonden soms fouten omdat Isah en Lagersmit niet precies meer wisten welke scripts er op de achtergrond allemaal meedraaiden. Daar wilden we vanaf.”

Intensieve samenwerking zorgde voor livegang volgens planning

In de zomer startte Lagersmit met een inventarisatie van de primaire processen binnen het bedrijf. Per afdeling werd bekeken wat er in het ERP vereenvoudigd kon worden en wat er nodig was om soepel te kunnen werken. Het uitgangspunt daarbij was om zo dicht mogelijk bij de standaard van Isah te blijven. Jens stelde vervolgens samen met Isah een actielijst op van zaken die getest moesten worden in de nieuwe versie. “We namen twee maanden de tijd om zorgvuldige alle onderwerpen te testen en hadden in die periode wekelijks overleg met Isah. We bespraken waar we stonden en waar we hulp bij nodig hadden. Ondanks de strakke planning was er toch steeds ruimte om een consultant van Isah mee te laten kijken als daar behoefte aan was. Ik ben erg te spreken over de manier waarop Isah betrokken was bij dit traject. Het voelde écht als een gezamenlijk project waarbij we samen het resultaat bereikt hebben om binnen planning én budget live te gaan!”

Jens vertelt: “Sommige collega’s zagen toch een beetje op tegen de livegang; veranderingen worden immers vaak als spannend en moeilijk ervaren. Maar dat was hier absoluut niet het geval. Op de dag van livegang kon iedereen inloggen en werken met Isah. We hebben geen moment stilgelegen. Natuurlijk zijn er altijd onvoorziene zaken, maar dat waren echt details. Er waren bijvoorbeeld een paar regels in een rapport die qua taal nog niet goed stonden, maar dat was gelukkig zo opgelost. Dat was voor iedereen echt fijn.”