Alles bij de hand
Met de behoeftes en gewenste situatie uitgewerkt, ging Arjen in gesprek met collega’s om tot de keuze te komen om Isah Mobile Field Service te gaan implementeren. "We zijn begonnen met het uitwerken van het proces hoe we wilde dat het zou lopen. Op basis daarvan wisten we dat Mobile Field Service daarbij aansloot. We zetten nog steeds een werkopdracht klaar in Isah maar buiten kantooruren kunnen servicemedewerkers dit nu ook zelf doen. De start van een opdracht kan dus anders zijn daarna wordt altijd hetzelfde standaard proces gevolgd. De werkopdracht wordt klaargezet in Mobile Field Service en de medewerker op locatie weet waar hij heen moet en wat de storing is. We hebben de keuze gemaakt de monteurs ook een tablet te geven om gemakkelijk start- en eindtijden in te kunnen geven. Dit maakt het voor de medewerker veel gemakkelijker om uren te registeren en geeft ons beter inzicht in de gemaakte uren. We hebben ook meteen Time Registration geïmplementeerd. Hierdoor werden de uren ook meteen goed verwerkt.
Een groot voordeel van Mobile Field Service is dat op locatie ook gekeken kan worden in historische gegevens. Dit helpt om te weten wat er al eerder aan onderhoud of storingen is opgepakt. Maar ook het uitgeven van artikelen, de voorraad in de bus zien en kilometers registeren gaat gemakkelijk. De voorraadbetrouwbaarheid van de bussen is gestegen omdat er geen foutjes meer gemaakt worden in artikelnummers en omdat de voorraad verwerkt wordt bij het afsluiten van de opdracht in plaats van bij de facturatie. De laatste stap van het afsluiten van de opdracht wordt ook via Mobile Field Service gedaan. Waar eerder nu nog veel communicatie tussen de servicemedewerker en binnendienst nodig was, staat nu alles in één bron geregisterd en kan ook veel minder makkelijk iets vergeten worden."
Tijdsbesparingen op de binnendienst
Niet alleen voor de servicemedewerkers leverde dit meer gemak op, bij de binnendienst werd extra tijd gewonnen. Arjen vertelt daarover: "De verhouding tussen de werkdruk van direct en indirecte uren liep scheef omdat we zoveel gegevens uit verschillende documenten moesten halen. Zonde van de tijd natuurlijk en onze medewerkers werden er ook niet echt blij van. Nu we gebruik maken van Mobile Field Service en alle benodigde informatie meteen op één plek binnenkomt, besparen we ongeveer 8 tot 16 uur per week. We hoeven niks meer over te typen en gegevens of documenten zijn ook vrijwel altijd in één keer volledig. Dat maakt het werk voor de binnendienst leuker, zij kunnen zich weer meer focussen op werkzaamheden welke leuker zijn."
Een ander bijkomend voordeel van het digitaal registeren van alle data rondom serviceverlening is dat het serviceproces sneller afgerond kan worden. "We hebben nu ongeveer 1 tot 2 weken nodig om na afronden van de werkzaamheden, ook de opdracht af te kunnen ronden. Eerder hadden we daar misschien wel het dubbele voor nodig. Omdat het serviceproces eerder is afgerond, kunnen we ook veel eerder de facturering starten. Dit heeft positieve gevolgen voor onze cashflow en daar wordt de financiële afdeling natuurlijk ook blij van."
Blijven verbeteren voor blije klanten
Arjen realiseert zich dat implementeren het begin is en heeft nog ambities om Mobile Field Service verder uit te breiden: "We willen ook graag gaan werken met het bewerkingsplanbord. Dan kunnen we ook alle medewerkers op locatie gaan inplannen via hetzelfde systeem. Daarnaast zijn we aan het kijken om ook met een ticketing systeem te gaan werken zodat we het aantal mail nog verder terug kunnen brengen. We weten waar we heen willen in de toekomst maar zijn ook al heel blij met de stappen die we nu gezet hebben."
