Terug naar overzicht

Besluitvorming RR Mechatronics dankzij Isah feitelijker gevoed en beslissingen gebaseerd op realtime data

MedTech bedrijf RR Mechatronics uit Zwaag heeft zich de afgelopen jaren volledig gespecialiseerd in de wereld van in-vitro diagnostiek en dan specifiek op het vlak van hematologie; ofwel het meten van bloed in glas. CEO Jan Buis deelt samen met Wouter de Vries, Operations Director, hun ervaringen met Isah.

Het breed mechatronische bedrijf heeft door deze focus het afgelopen decennium een enorme transformatie ondergaan; zowel qua manier van aansturing, qua mensen als qua processen. Jan Buis raakte in 2014 na een management buy in betrokken als CEO van RR Mechatronics: “De stappen die we de afgelopen jaren met elkaar gezet hebben, zijn zeer succesvol gebleken; we zijn ruim verdubbeld in aantal medewerkers en zijn tevens verdubbeld in omzet. Om die groei te kunnen bijbenen moesten we ook kijken naar onze ondersteunende systemen. In 2018 hebben we daarom een ERP-selectie gedaan, wat resulteerde in de implementatie van Isah in 2019. Ondertussen werken we al ruim een jaar naar volle tevredenheid met deze software en merken we hier vele voordelen van!”

Wereldwijde marktleider

Jan Buis steekt tijdens onze teams Meeting enthousiast van wal over de activiteiten van RR Mechatronics. “Wij ontwikkelen en produceren hoogwaardige medische analyse instrumenten die wereldwijd in laboratoria gebruikt worden. We hebben een enorme R&D afdeling die zich met een aantal verschillende productgroepen bezighoudt. Van instrumenten die reagens uit geconcentreerde reagens produceren (vloeistoffen die nodig zijn om bloed te kunnen analyseren) tot en met instrumenten die het sikkelen meten van rode bloedcellen bij sikkelcelziekte.” Wouter de Vries vult aan: “Met de eerstgenoemde product range brengen we een enorme co2-reductie teweeg omdat er factor 8 of soms wel factor 20 minder verpakkingsruimte nodig is om de reagens wereldwijd te kunnen versturen. En wat betreft de doorbraak die we hebben gemaakt op het vlak van sikkelcelziekte zetten we een belangrijke stap voor de mensheid om levens te kunnen sparen. Al onze producten dragen op een of andere manier bij aan onze missie dat iedere patiënt recht heeft op een juiste diagnose. Tevens heeft RR Mechatronics patent vergregen op een instrument dat het grote laboratoria mogelijk maakt met geconcentreerde vloeistoffen te werken bij de analyse van bloed. Uiterst precies produceert dit instrument deze vloeistoffen. Het gebruik van de RPI, het Reagents Production Instrument, biedt naast kostenbesparingen grote voordelen voor het milieu.”

De belangrijkste product range van RR Mechatronics is echter gericht op het meten van bloedbezinking. Jan vertelt verder: “In de medische wereld bestaan er zogenaamde gouden standaarden voor diagnostische methoden. Die gouden standaard geeft met de grootste zekerheid aan of een patiënt een aandoening heeft. Voor bloedbezinking is de Westergen methode de gouden standaard. En wij zijn het enige bedrijf ter wereld dat volgens deze methode geautomatiseerd bloedbezinking kan meten. Van Australië tot Amerika en van Europa tot Afrika worden dan ook onze instrumenten in laboratoria gebruikt. Hoe groter het lab en hoe hoger de capaciteit, hoe aannemelijker het is dat daar instrumenten van RR Mechatronics gebruikt worden.”

isah-referenties-rr-mechatronics-jan-buis

"In het verleden baseerden we bepaalde keuzes op aannames. Met Isah kunnen we nu sneller reageren en onze besluitvorming is gebaseerd op feitelijke, realtime data."

Jan Buis

CEO, RR Mechatronics

Isah till it hurts

De groei die het bedrijf de afgelopen jaren heeft doorgemaakt moet wat betreft RR Mechatronics worden voortgezet: Op de R&D afdeling wordt namelijk druk gewerkt aan nieuwe instrumenten. Buis: “Om onze groei en verdere ontwikkeling in de toekomst mogelijk te maken, was het voor ons cruciaal om onze processen op het gebied van logistiek, productie en financiën beter te integreren. En aangezien wij goed zijn in ons vak, maar geen specialist zijn op het gebied van ERP, hebben wij ons voor het selectietraject laten bijstaan door IPL. Zij selecteerden op basis van onze wensen en eisen een aantal partijen die op papier allemaal een match waren qua functionaliteit en mogelijkheden. Aan ons de taak om daar de juiste partner uit te kiezen. Op zo’n moment gaat het niet meer om de knopjes in de software, maar om de vraag: heeft een leverancier de juiste mentaliteit die bij ons past. Wij gaan altijd voor langdurige klantrelaties en wat ons vanaf het eerste moment dat we met Isah spraken opviel, was dat we een eerlijk verhaal verteld kregen. Je hebt als bedrijf soms wensen of dromen op automatiseringsvlak en vaak krijg je in salestrajecten dan te horen dat álles kan; met de kanttekening dat daar wellicht wat maatwerk voor nodig is, maar mogelijke belemmeringen worden vaak niet genoemd. Isah pakte dat anders aan. Zij pleitte ervoor om sommige ideeën die we opperden niet te doen en juist dicht bij de standaard te blijven. Die eerlijkheid en openheid over waar Isah voor staat sprak ons erg aan!”

Wouter: “In de medische wereld is validatie van al je proces stappen cruciaal. Je moet immers altijd de historie van je instrumenten boven tafel kunnen halen. De filosofie om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven is voor ons dan ook essentieel. Je wilt immers niet bij elke software-update je maatwerk opnieuw hoeven bewijzen. Door dicht bij de standaard te blijven houden we onze software beheersbaar voor de toekomst. Gedurende onze implementatie was ‘Isah till it hurts’ dan ook het credo; ofwel: we kijken zo lang mogelijk hoe het in de standaard van Isah kan!”

Heldere implementatie methodiek

Op 1 januari 2020 is RR Mechatronics live gegaan met Isah. Wouter kijkt zeer positief terug op de implementatie van de ERP software en de aanpak van Isah hierin. “We hadden een fijne Projectmanager die overal strak bovenop zat. We hebben ons door hem laten adviseren over wat qua fasering haalbaar en verstandig was. Isah heeft daar een heel heldere methodiek voor; dat heeft ons echt goed gedaan.” Jan vult aan: “Ik heb in mijn carrière al een aantal software implementaties meegemaakt, en wat mij opviel bij Isah was dat de communicatie echt heel goed was. De juiste mensen werden betrokken en iedereen wist precies wat hij aan het doen was. De fasering was helder en de trainingen van de medewerkers zaten goed in elkaar.”

"Op dit moment zijn we individuele processen verder aan het optimaliseren, om te zorgen dat we nog efficiënter kunnen werken," aldus de Vries. "Ook zijn we bezig met de integratie tussen Isah en PDM-pakket PRO.FILE, dat ervoor moet zorgen dat we onze werkvoorbereiding nog makkelijker kunnen doen."

isah-referenties-rr-mechatronics-wouter-de-vries

"Processen lopen simpelweg soepeler dankzij Isah, omdat zaken makkelijker in te voeren zijn en ook weer makkelijker door anderen in te zien zijn."

Wouter de Vries

Operations Director, RR Mechatronics

De voordelen: operationeel en strategisch

Nu RR Mechatronics ruim een jaar met Isah werkt, zijn er zowel operationeel als op strategisch vlak tal van voordelen merkbaar. Wouter: “Het begint met het feit dat processen simpelweg soepeler lopen, omdat zaken makkelijker in te voeren zijn en ook weer makkelijker door anderen in te zien zijn. Voor onze servicetak hadden we voorheen bijvoorbeeld een aparte administratie. Doordat dit in Isah volledig geïntegreerd is, realiseren we enorm veel tijdwinst. De flexibiliteit van Isah biedt onze afdeling werkvoorbereiding daarnaast de mogelijkheid om productieorders in de tijd te kunnen schuiven. Wij voeren in de basis een voorraad gestuurde administratie maar zijn daarnaast ook erg forecast gedreven. Het is dan prettig om een MPS-order in de tijd te kunnen wegzetten, waarbij alles onderliggend meegaat wanneer je e.e.a. schuift. Het is ideaal dat je in Isah de combinatie van die twee manieren van plannen kunt gebruiken.”

Jan somt nog wat voordelen op: “Strategisch kunnen we nu met Isah ook delen van de productie uitbesteden. Dat kon met ons vorige pakket niet gemanaged worden. Operationeel gaat het betalingsverkeer met Isah Finance ook een stuk makkelijker. En het werken met statussen in digitale werkbakjes werkt voor ons fenomenaal; je kunt realtime zien in welke fase je zit met een order. Het automatiseren van allerlei stappen voor o.a. werkvoorbereiding is voor ons nieuw en wordt hooglijk gewaardeerd! Onze medewerkers zijn bovendien ontzettend te spreken over de standaard opbouw van de schermen in Isah. Het gemak en de snelheid waarmee ze het pakket eigen hebben gemaakt is erg prettig.” Wouter beaamt dat de standaardisatie in Isah als erg prettig wordt gezien. “Als je kunt inkopen, kun je in feite ook verkopen,” lacht hij.

Rapportage-technisch heeft RR Mechatronics dankzij Isah echter de grootste stap gezet. Jan: “Dankzij de koppeling met Power BI kunnen we nu realtime informatie uit het pakket halen en ongelooflijk veel beter analyseren wat er in het bedrijf gebeurt. Van welke klanten hebben claims ingediend tot en met welke klanten bestellen dingen. In het verleden hadden we vaak dat we dingen wilden weten, maar dat we die niet uit het systeem kregen. Bepaalde keuzes werden dan vaak op aannames gebaseerd. Dankzij Isah kunnen we veel korter op de bal spelen. Onze besluitvorming wordt feitelijker gevoed en we kunnen onze beslissingen baseren op realtime data.”

Pragmatische partner

Al met al flink wat voordelen waardoor RR Mechatronics over de gehele linie zeer te spreken is over de samenwerking met Isah. Jan concludeert: “De implementatie van Isah is voor ons een noodzakelijke stap geweest in de transformatie van ons bedrijf. Wij konden niet door met de systemen die we hadden en moesten een verstandige keuze maken voor de toekomst. Isah is daarbij een fijne partner gebleken; een bedrijf met een omvang en pragmatisme wat erg goed bij ons past!”

Auteur

Debbie Veeke

Van tevreden medewerkers naar tevreden klanten. Dat is waar Debbie zich als Marketeer voor inzet. Daarom interviewt zij regelmatig bedrijven over hun ervaring met Isah en gaat ze met collega's in gesprek over hun werkzaamheden bij het bedrijf. Zo verbindt ze binnen met buiten en vice versa.