Web Portal heeft TIO Electric rust gebracht én extra klanten!

Omdat het verkopen van elektronische producten slechts 20% tot 25% van de business beslaat, was dit qua bedrijfsactiviteit altijd een ondergeschoven kindje. Het bedrijf was ingericht op basis van de corebusiness, namelijk engineering & productie van geluiddempende toepassingen. De komst van Lennart Klaassen bracht daar een verandering in. We spraken de Sales-verantwoordelijk van TIO Electric over de recente implementatie van de Isah Web Portal voor zijn afdeling. Enthousiast deelt hij de verandering die dit bij hun afdeling teweeg heeft gebracht.

Een standaard klantenportaal biedt uitkomst

“Toen ik in 2021 startte bij TIO Electric verliep al het klantcontact voor elektronische producten via e-mail en telefoon,” vertelt Lennart “Net als voor grote productieorders voor onze afdeling geluiddempende oplossingen verliep ook ons proces in Isah volgens de afgesproken stappen: er werd een offerte gemaakt, welke na akkoord werd omgezet in een order, en indien nodig werd er een pro forma gemaakt, de rekening werd betaald en daarna werden de artikelen verstuurd. Best een omslachtig proces als je bedenkt dat we soms ook items van een paar euro verkopen!”

Lennart: “Ik heb hiervoor bij andere bedrijven gewerkt en heb gezien dat dit stukken efficiënter kan. Bij mijn aanstelling heb ik dan ook aangegeven dat ik hier graag een verbetering wilde doorvoeren in de vorm van een klantenportaal. In eerste instantie hebben we gekeken naar een maatwerk oplossing, maar we merkten al snel de nadelen hiervan: mooi aan de voorkant, maar erg kostbaar en weinig geïntegreerd met ons proces aan de achterkant. Dat zagen we niet zitten. Gelukkig raakten we in gesprek over de mogelijkheden van de Isah Web Portal; een standaard oplossing volledig geïntegreerd met ons ERP-pakket. Alles wat we wilden, kon afgevangen worden in de basis en een aantal aanvullende modules. Dit sloot precies aan bij wat wij zochten!”

Goede begeleiding door Isah & Solvisoft

Tijdens de implementatie werd TIO Electric ondersteund door zowel Isah als door Solvisoft; de partij die met Isah de Web Portal ontwikkeld heeft. “We wisten dat we een van de eerste gezamenlijke klanten van Isah & Solvisoft zouden zijn,” aldus Lennart. “Toch merkten we direct al de synergie tussen de twee bedrijven. Isah & Solvisoft zijn hetzelfde ingesteld en hebben een hoge mate van flexibiliteit. De begeleiding was aan beide kanten erg goed!

Ten aanzien van de front-end kregen we goede trainingen van Solvisoft; zij dachten bovendien goed mee over de doorvertaling van onze huisstijl in het portaal. Qua back-end schakelden we vooral met een consultant van Isah. Hij hielp ons met het inregelen van de assortimentslijsten, koppeling (API) en de rechtenstructuur. Ik moet zeggen dat ik super plezierig heb samengewerkt met beide partijen. Ik hoefde maar te bellen wanneer ik vragen had en het werd geregeld.”

Hybride oplossing

Sinds 1 januari staat het portaal van TIO Electric live. Ze hebben gekozen voor een hybride oplossing waarbij al veel informatie over het assortiment voor iedere websitebezoeker inzichtelijk is. Details over prijzen en voorraadinformatie worden pas na een inlog getoond. Klanten met een inlog kunnen bovendien hun eigen offertes, orders en facturen inzien. Dit laatste creëert ook rust, want veel vragen worden nu afgevangen door de website en klantportaal

Organische groei: nieuwe klanten melden zich

“Doordat ons complete productgamma nu online staat met de juiste informatie, merken we direct dat veel nieuwe bedrijven ons ineens weten te vinden. Zij krijgen bij hun bestaande leverancier wellicht te horen dat een product niet op voorraad is en komen dan via een Google zoektocht bij ons terecht. We hadden niet verwacht dat in zo’n korte tijd al zo veel nieuwe klanten zich zouden melden bij ons. Heel mooi om te merken dat we dankzij de Isah Web Portal organisch groeien, zonder dat we daar extra tijd of advertentiebudget aan besteed hebben. Dit was niet ons hoofddoel, maar het is zeker wel fijne bijvangst!”

Enorme efficiencyslag dankzij klantenportaal

“De voornaamste reden om met een Web Portal aan de slag te gaan was om een efficiencyslag te maken. We willen onze collega’s op de binnendienst ontlasten ten aanzien van de administratieve taken, zodat ze tijd hebben om zich te focussen op zaken waar ze echt toegevoegde waarde kunnen leveren. En dat is gelukt! De juiste prijzen en voorraden staan nu altijd online, waardoor veel klantvragen die voorheen telefonisch of per mail binnenkwamen al afgevangen worden. Dat creëert rust op de afdeling. De handen worden vrijgemaakt voor leuker en uitdagend werk!

Doordat er ook een payment optie in ons portaal zit, kunnen klanten die al een account hebben bovendien direct afrekenen via Mollie. In Isah wordt dan automatisch de order en de factuur verwerkt. Daar hebben we geen omkijken meer naar. Klanten kunnen bovendien 24/7 terecht bij TIO Electric waardoor ze op een eigen gekozen moment hun bestellingen kunnen doen. Anno 2023 is dat eigenlijk heel normaal. Toch zijn er nog zat bedrijven (waaronder wij tot voor kort…) die deze mogelijkheid niet bieden. Ik kan me voorstellen dat dit ook voor andere maakbedrijven die veel spare parts verkopen een geweldige oplossing zou zijn om de binnendienst te ontlasten!”

Positieve ervaringen uit de markt en bij TIO Electric zelf

TIO Electric heeft gekozen voor een gefaseerde uitrol naar haar klanten. Lennart vertelt: “De eerste reacties van bedrijven zijn erg goed. Bij onze key-accounts gaan we langs om de werking van de Web Portal toe te lichten. We merken direct al dat er veel meer cross-selling plaatsvindt. Klanten struinen door onze website heen en ontdekken andere producten binnen ons assortiment en bestellen daardoor items die ze nog nooit eerder hebben besteld. We kunnen eenvoudig aanverwante producten tonen om dit zo veel mogelijk te stimuleren. Ook wordt er soms voor een andere productlijn gekozen dan voorheen omdat de levertijd daar gunstiger van is. We kunnen hiervoor eenvoudig alternatieven tonen. Online zichtbaarheid en goede proactieve informatievoorziening is zo waardevol wat dat betreft!

Natuurlijk kost het wat tijd om al die informatie op een goede manier in het systeem te zetten. We verplichten onszelf daarom om ook na de livegang nog elke dag een paar uurtjes met de portal bezig te zijn. We plaatsen nieuwsberichten om producten te promoten, breiden de productomschrijvingen uit en zorgen voor duidelijke foto’s. Voorheen waren we vooral reactief bezig met mailtjes sturen naar klanten. Nu plaatsen we proactief content in de portal en hebben daar blijvend plezier van.

Een van de zaken waar ik erg blij mee ben is de configuratie module waar we gebruik van maken. Daarmee kunnen we op basis van een vragenlijst klanten naar het juiste product begeleiden. Dat werkt erg fijn voor ons omdat we deze vragen niet keer op keer hoeven voor te leggen. Maar ook voor de klant is het prettig omdat hij zelfstandig tot de juiste keuze kan komen.”

Isah & Solvisoft helpen te groeien

Voor de toekomst wil TIO groep de Isah Web Portal verder uitrollen in de rest van de organisatie. “De schaalbaarheid van deze oplossing is enorm en biedt ook kansen om in de rest van ons bedrijf efficiënter te werken. Dankzij Isah & Solvisoft kunnen wij in feite groeien met ons bedrijf zonder dat we daar extra mensen voor nodig hebben. Het is fijn om de juiste partijen aan tafel te hebben die de kennis en expertise in huis hebben en met ons willen meedenken. Ik kan deze oplossing dan ook van harte aanbevelen aan andere maakbedrijven!”

Zelf inrichtingskeuzes maken in Isah ERP

Vanwege een recente overname door Conbit is er voor gekozen om Isah ERP in een eerste fase alleen uit te rollen voor de projectenorganisatie t.b.v. constructie en hijswerken voor de olie- & gaswinning, als ook voor de offshore windindustrie. Voor dat deel zit men momenteel in de afrondende fase van de implementatie. Livegang staat gepland voor 1 juni 2023. Het fijne tijdens de implementatie is dat Conbit deze keer zélf aan zet is. “Bij de vorige ERP-implementatie in 2017 moesten we de blue print van Mammoet volgen,” aldus Dave. “Nu kunnen we zelf veel meer inrichtingskeuzes maken. Bij Financieel zijn er niet persé veel verschillende scenario’s qua inrichting mogelijk, maar voor het logistieke deel van ons bedrijf zeker wel. We merkten dat we in het begin wat moeite hadden om de vorige werkwijze los te laten. Uiteindelijk zijn we in gezamenlijkheid met de Isah Consultants tot een aantal ‘Eureka-momenten’ gekomen en hebben we gelukkig goede keuzes kunnen maken over de nieuwe inrichting. We willen met Isah ERP minimaal hetzelfde kunnen als met ons vorige pakket. Maar we willen meteen ook een aantal verbeterslagen maken zodat onze mensen concrete voordelen gaan ervaren.

Een van de zaken die straks als het goed is een stuk eenvoudiger gaat, is de verwerking van uren. Als projectenorganisatie wil je je uren immers constant inzichtelijk hebben. Voorheen duurde het soms weken na de afronding van een project voordat we alle input per productieorder inzichtelijk hadden. We hebben daarbij soms ook met zzp’ers te maken die ingehuurd worden. Met Isah wordt de urenverwerking automatisch gedaan en hebben we realtime inzicht in de status van projecten.

Ook verwacht ik veel data uit Isah te kunnen halen om ons bedrijf mee te kunnen aansturen. We hechten bij Conbit veel waarde aan data en willen met diverse analyses aan de slag kunnen. Het is dan belangrijk om op die data te kunnen vertrouwen.

Zo proberen we met diverse verbeteringen om Isah echt voor ons bedrijf te laten werken. Ik kijk uit naar de livegang op 1 juni en ben vooral benieuwd waar we over bijvoorbeeld een half jaar of een jaar staan!"