Vervaet: Isah Shop Floor Control is eenvoudig in gebruik; echt een feestje voor de gebruiker!

Service en vakmanschap

Vervaet werd in 1957 opgericht door twee broers, die – zoals Serge vertelt – gingen sleutelen aan alles wat een motortje had. Van bromfietsen tot auto’s en tractoren. Langzaam groeide het bedrijf uit tot landbouwmechanisatiebedrijf en in 1974 werd gestart met de bouw van zelfrijdende bietenrooiers. Eind jaren ‘80 werd een nieuwe machine voor mestinjectie ontwikkeld. Zowel qua omvang als qua afzetmarkten maakte het bedrijf sindsdien een behoorlijke groei door. Van Engeland tot Oekraïne en van Italië tot Nieuw Zeeland; de 180 medewerkers van Vervaet leveren wereldwijd hoogwaardige landbouwmachines, waarbij service en vakmanschap hoog in het vaandel staan.

Serge werkt ruim 24 jaar bij Vervaet en heeft in die periode het bedrijf volop zien ontwikkelen. “Met onze bietenrooier zijn we echt een nichespeler geworden,” vertelt Serge. “Op het gebied van machines voor mestinjectie zijn we marktleider in Nederland en België. Groei is bij ons geen doel op zich, maar als er zich kansen voordoen dan gaan we dat niet uit de weg. We kijken daarbij weloverwogen naar de toekomst. Machines verkopen is één ding, maar de service op peil houden is voor ons zeker zo belangrijk. We zijn een familiebedrijf en willen continu investeren in de lange termijnrelatie met onze klanten.”

Toegenomen complexiteit

Omdat Vervaet in de loop der jaren flink in omvang toenam, ontstond het gevoel dat men de manier van werken en de mate van automatiseren moest professionaliseren. Sergre: “Wij hadden vroeger een zelfgemaakte applicatie, waarin qua logistiek e.e.a. werd bijgehouden. Daarnaast werkten we met een losse financiële oplossing. Omdat deze pakketten los van elkaar draaiden, was het erg moeilijk voor ons om te analyseren waar het wel en niet goed ging. We draaiden overall goede resultaten en we wisten dat we financieel gezond waren. Door de toegenomen complexiteit binnen het bedrijf wisten we echter niet wat we eventueel nóg beter konden doen. Dat was voor ons het moment om naar een gedegen ERP-oplossing op zoek te gaan.”

Geïntegreerde financiële oplossing gaf de doorslag

Na een eerdere verkenningen van de markt, werd eind 2017 gestart met een intensief selectietraject. In eerste instantie ging Vervaet met een aantal andere ERP-leveranciers in gesprek. Helaas was men na diverse gesprekken en referentiebezoeken nog niet overtuigd van deze oplossingen. Gelukkig kwam in diezelfde periode ook Isah in beeld. Serge vertelt: “Omdat we tot dat moment allerlei losse applicaties hadden, wisten we zeker dat we dát in elk geval niet meer wilden. We zochten een oplossing waarbij er géén scheiding was tussen het logistieke en het financiële deel. Toen er door Isah een demo gegeven werd en men vertelde over de roadmap van de software, werden wij getriggerd. Isah was destijds namelijk bezig met de ontwikkeling en uitrol van een eigen financieel pakket. Wij zochten precies zo’n geïntegreerde oplossing. Dat was dan ook doorslaggevend in onze keuze voor een ERP-aanbieder."

Feestje voor de gebruiker

"Daarnaast waren we erg gecharmeerd van de engineeringintegratie en van Isah Shop Floor Control. De look en feel van die laatstgenoemde applicatie is erg fijn en rustig en het is eenvoudig in gebruik. Mijn standpunt is altijd: software moet geen feestje van de programmeur zijn, maar een feestje voor de gebruiker. Iedereen moet het direct snappen en er mee kunnen werken. Bij Isah Shop Floor Control hadden we direct dat gevoel. Onze conclusie was dan ook: als dit maatgevend is voor waar Isah voor staat, dan worden wij daar erg enthousiast van!”

Implementatie dwong ons na te denken over onze processen

In 2018 werd gestart met de implementatie van Isah. Dat traject heeft volgens Serge wel de nodige impact gehad op de organisatie. “Je hoort altijd van die ‘horrorverhalen’ over ERP-implementaties die veel te lang duren. En eerlijk gezegd wisten wij vooraf niet precies wat we konden verwachten wat dat betreft. De meeste medewerkers hadden nog nooit met een écht ERP-pakket gewerkt.”

Isah adviseerde Vervaet om een projectgroep op te stellen met key-users uit ieder specialisme binnen het bedrijf. “Dat was heel goed; daardoor werd iedereen betrokken! Met elkaar werden we steeds – op een positieve manier – gedwongen om na te denken over onze processen, met als doel een werkwijze aan te leren die voor de gehele organisatie beter was. Dat betekende dat er op sommige plekken in het bedrijf voortaan meer handelingen verricht moesten worden, die elders in het traject voordeel zouden opleveren. Dat zorgde wel eens voor discussies, maar gelukkig hielden we met elkaar steeds het hogere doel voor ogen: meer inzicht zodat we in staat zijn om onderbouwd belangrijke beslissingen te nemen.”

Een ERP-implementatie doen naast je dagelijkse werkzaamheden, dat vonden Serge en zijn collega’s best pittig. “De dagen dat je met een Consultant via Isah zat, gingen prima; de begeleiding en de uitleg daarin waren heel goed. De dag erna zou het echter slim zijn om het geleerde in de praktijk te oefenen, maar dan wordt je vaak opgeslokt door dagelijkse beslommeringen. Mijn tip voor andere bedrijven die voor een ERP-implementatie staan, zou dan ook zijn dat mensen zo veel mogelijk tijd vrij moet maken; ook naast de ingeroosterde dagen met Consultants moet er ruimte zijn om aan de implementatie te werken. Dat had van onze kant wel wat strakker gekund.”

Praktijk is de beste leerschool

Uiteindelijk heeft Vervaet besloten om gefaseerd live te gaan. Zodra de kern was voorbereid, ging men over naar Isah. “Het is wat dat betreft net als autorijden nadat je je rijbewijs hebt gehaald; de praktijk is de beste leerschool,” aldus Humbert-Laprade. En die praktijk loopt elke dag een beetje beter. Serge geeft een aantal voorbeelden.

Binnen Vervaet wordt zowel aan nieuwbouw als revisie van machines gewerkt. “Ons kloksysteem was vroeger zo dat mensen op een batchproject van bijvoorbeeld 25 of soms wel 40 bietenrooiers konden inklokken. Onderscheid tussen de verschillende types was er niet, waardoor niet inzichtelijk was hoe lang medewerkers daadwerkelijk met een bepaalde machine bezig waren. Dankzij Shop Floor Control hebben kunnen wij veel nauwkeuriger onze nacalculaties maken, waardoor we direct inzicht hebben in welke machines nu het meeste bijdragen aan ons bedrijfsresultaat.”

Een ander groot voordeel wat Vervaet merkt van de gemaakte keuzes is dat er op diverse vlakken veel meer inzicht is. “Heel simpel, wanneer er nu een inkooporder wordt geplaatst, is er al financiële vastlegging, waardoor je eenvoudig het hele proces kunt volgen en maar één keer zaken hoeft vast te leggen,” vertelt Serge. “En ook wat betreft levering van onderdelen hebben we nu veel meer inzicht per artikelgroep, per leverancier, etc. We kunnen allerlei data heel makkelijk uit het systeem halen.”

Ook is Vervaet nu veel minder afhankelijk van de kennis van haar mensen. “Iedereen kan in het ERP-systeem dingen terugvinden en is daardoor zelfredzamer geworden. Vroeger moest je veel dingen bij elkaar navragen, wat dat betreft zijn we een stuk efficiënter gaan werken. De transitie waar we nu inzetten is zo ontzettend waardevol: we gaan steeds meer steunen op processen en informatie in plaats van op mensen. Isah is daar een perfecte tool voor!”

Toekomst

De komende jaren wil Vervaet meer op processen en data gaan sturen. Serge: “Dat willen we zo uitgebreid mogelijk gaan doen. We zijn bijvoorbeeld bezig met een productconfigurator die er voor zorgt dat verkooporders automatisch door kunnen stromen naar productieorders. En we zijn bezig met de ontwikkeling van software waarmee we geautomatiseerd informatie uit onze machines kunnen halen ten behoeve service. Alles met als doel om onze klanten nog beter van dienst te kunnen zijn en efficiënter te kunnen werken. Maar voor de korte termijn: eerst gaan we zorgen dat het hart van Isah nog beter gaat kloppen binnen. Daarvoor hebben we de komende periode nog regelmatig een Consultant via Isah ingehuurd.”

Chapeau voor de Isah-Consultants!

Om over die Consultants te spreken; daarover wil Serge tot slot nog wel iets kwijt: “Als bedrijf is het best spannend om je tijdens een ERP-implementatie zo afhankelijk op te stellen van een of meerdere Consultants. Deze mensen zijn immers je houvast en de manier waarop zij je gaan helpen is erg bepalend voor hoe jij in de toekomst gaat werken. En ik moet zeggen, de kwaliteit en het niveau van de Isah-Consultants hebben wij als erg positief ervaren. Ze begrijpen ons snel en snappen steeds weer op welke manier wij graag willen werken. Het werk wat zij doen is zo veel meer dan alleen een pakket uitleggen; ze maken een blauwdruk van je werkwijze en vertalen dat naar hoe je op die manier het beste met de Isah software kunt werken. Dat is bij ons erg goed gegaan, dus chapeau voor de Isah-Consultants!”