Iedere maand wil je als financial de juiste maandcijfers rapporteren aan het management. Soms is dat een hectische bedoening. Tijdens het samenstellen van de maandcijfers zie je ineens boekingen van collega's in de dagboeken die je eigenlijk al gecontroleerd had. Dat wil je natuurlijk voorkomen. In de tip neem ik je mee hoe je dit kan doen.
Geavanceerde periode-afsluiting
We merken bij Product Support dat nog niet iedereen de tip van onze collega Edgar Dresmé heeft gelezen over geavanceerde periode-afsluiting. Door handig gebruik te maken van de mogelijkheden om de rechten in Isah Finance in te perken, wat per dagboek of per gebruikersgroep kan, kun je in alle rust je periode afsluiten.
Slotje erop
De boekperiodes maak je aan en beheer je vanuit Isah Finance. In Isah Finance heb je meer opties bij de periodeafsluiting. De afsluiting van de boekperiode in Isah wil je zo snel als mogelijk uitvoeren, omdat je deze sluiting gebruikt om de financiële verwerkingsperiode bij te stellen. De logistieke transacties voor een bepaalde boekdatum kunnen door de ingestelde verwerkingsperiode in Isah worden geblokkeerd, waarmee de bijbehorende financiële boekingen niet kunnen ontstaan.
Wanneer er nog transacties open staan (bijvoorbeeld te verzenden expeditiebonnen of factuuradviezen) of mutatiebestanden verwerkt moeten worden (bijvoorbeeld uitgifte- of urenregels), dan kun je kiezen om de datum in de verwerkingsperiode nog even open te laten staan, maar de boekingen naar een nieuwe (financiële) periode te sturen.
You're in control
Als financial wil je dus de controle houden over het moment dat de medewerkers nog boekingen in een periode mogen doen. Het is in Isah Finance mogelijk om gesegmenteerd per boekperiode in een boekjaar aan te geven of er nog boekingen in een specifiek dagboek mogen worden gemaakt. En dit principe kennen we ook per gebruikersgroep: welke gebruikersgroepen mogen er boekingen maken in een specifieke boekperiode?
Je vindt bij iedere boekperiode (2) de Dagboeken en Gebruikersgroepen bij de details (3) van die periode. Door het dagboek of de gebruikersgroep naar de linkerkant te verslepen (4) voorkom je nieuwe boekingen. Zo blijf jij in control.
