Een strikte en duidelijke procedure om periodiek financieel de periode af te sluiten is van groot belang om in control te komen. De cijfers geven zo een betrouwbaar beeld van de huidige stand van zaken en op deze manier kan de informatie welke uit Isah komt gebruikt worden om je organisatie te sturen.
Onderdeel van de procedure is een uitgebreide checklist van te verrichten taken, waarna de periode kan worden afgesloten. Binnen Isah Finance is het echter ook nog mogelijk om periodes gesegmenteerd af te sluiten. Voor alle operationele werkzaamheden kan dan de periode worden dichtgezet waarna b.v. nog de definitieve maandeinde boekingen worden gedaan voor b.v. projectvoortgang. In deze tip van de trainer ga ik in op de middelen die hiervoor binnen Isah Finance beschikbaar zijn. Dit betreft het kunnen afsluiten van boekperiodes met daarbij mogelijkheden om onderscheid te maken in dagboeken en/of gebruikersgroepen.
Inrichting boekperiodes
Het aanmaken van boekperiodes wordt in Isah Finance gedaan. Ga hiervoor naar Basisgegevens/Boekperiodes (Basisgegevens) (1) en selecteer Boekperiodes aanmaken (2):
Via het selectiescherm wat verschijnt kan vervolgens per boekjaar het aantal boekperiodes worden aangemaakt:
De boekperiodes worden automatisch in een bedrijf-boekjaar gekopieerd bij aanmaken.
Aanvullende tip: Om transitorische post naar een volgend boekjaar te kunnen verdelen volstaat het om boekperiodes voor dat betreffende jaar aan te maken. Bij daadwerkelijk aanmaken van het boekjaar worden dan de betreffende journaalposten gemaakt.
Afsluiten boekperiodes
Zoals aangegeven kan het afsluiten van boekperiodes in Isah via een bepaald aantal parameters aangestuurd worden. Deze worden hieronder behandeld.
De verwerkingsperiode in Isah
Door aansturen van de verwerkingsperiode in Isah kan voor de medewerkers die financiële boekingen maken in Isah vanuit logistieke transacties een bepaalde boekdatum worden geblokkeerd. Transacties kunnen dan niet meer worden gedaan. Deze instelling kan worden aangepast in Isah via: Applicatiebeheer/Algemeen/Instellingen/Financieel
Voor deze instelling is uiteraard wel belangrijk dat er geen transacties meer open staan (b.v. te verzenden expeditiebonnen, factuuradviezen) of gecreëerd kunnen worden (b.v. urenregels).
Per periode per boekjaar via dagboeken
Een aanvullende methode in Isah Finance om gesegmenteerd af te sluiten is per boekperiode in een boekjaar voor dagboeken. Op deze manier kunnen boekingen in bepaalde dagboeken al naar een nieuwe periode gestuurd worden. Een voorbeeld in dat geval zijn de bovengenoemde boekingen vanuit Isah. Wil je de periode afsluiten maar verwacht je nog b.v. urenboekingen, dan kan b.v. de datum in de verwerkingsperiode nog openstaan, alleen gaan de boekingen naar een nieuwe periode.
Om de boekperiodes per dagboek te sluiten ga dan in een bedrijf betreffend boekjaar(1) naar Algemeen/Boekperiodes (2) en selecteer de details van de boekperiode (3) (Tip: maak hiervoor een weergave waarin standaard de Details zijn geopend). Selecteer in dit geval de dagboeken (4):
De geselecteerde dagboeken zijn in die periode open voor boeken. Via de pijlen in het midden (5) kunnen dagboeken worden verplaatst naar beschikbaar voor toekennen rechten m.a.w. niet beschikbaar voor boeken in de betreffende periode. In dit voorbeeld zijn mijn bankboeken dicht en kunnen vanuit Isah in de betreffende boekperiode geen boekingen meer worden gemaakt in de betreffende periode. Let op: de datum waarop iets kan is via de vorige instelling reeds bepaald.
Via een indicatie op het dagboek zelf kan informatief worden ingegeven hoe met een dagboek moet worden omgegaan in de afsluiting. Ga hiervoor naar Dagboeken en open de details van het dagboek en selecteer tabblad Omschrijvingen. Het veld type periode-afsluiting geeft een indicatie of een dagboek speciale aandacht verdient of gesloten kan worden als is voldaan aan de checklist:
Per periode per boekjaar via gebruikersgroepen
Het is ook mogelijk om een onderscheid te maken via gebruikersgroepen. Volg hiervoor hetzelfde pad als vorige paragraaf alleen nu selecteer je gebruikersgroepen in de details (1):
In dit voorbeeld zijn voor bepaalde gebruikersgroepen de periodes dicht (ook al is het dagboek nog open, de gebruiker vanuit die groep kan niet meer muteren in die periode). Hiervoor dienen, indien gewenst, natuurlijk wel gebruikersgroepen te zijn aangemaakt.
Per boekperiode (decentraal en decentraal)
Tevens is het mogelijk om de boekperiodes als alles klaar is, dicht te zetten. Op deze manier is het niet meer mogelijk om te boeken in een bepaalde periode. Dit kan zowel in een bedrijf-boekjaar (dus per bedrijf-boekjaar combinatie, schermprint 1) of via de basisgegevens (voor meerdere bedrijven tegelijkertijd via multi-select, schermprint 2). Ga hiervoor in het scherm boekperiodes naar verwerkingen en selecteer Boekperiodes sluiten:
Effect afsluiten periodes
Op het moment dat een boekperiode is afgesloten, kunnen dagboekbladzijden behorende tot die periode niet meer gemuteerd worden.
In Isah Finance zijn nog een aantal andere redenen waarom een dagboekbladzijde is geblokkeerd. Deze kunnen op dezelfde manier worden gezien. Een belangrijke aanvulling om hier te noemen is dat het dagboek geblokkeerd is voor handmatig boeken. Dit geldt voor b.v. alle boekingen afkomstig uit Isah. Correctie kan alleen in een open periode via een nieuwe journaalpost.
In het kader van analyse kan het wel zijn dat een omschrijving nog moet worden aangepast teneinde een goed inzicht te krijgen in de aard van boekingen.
De omschrijving kan dan nog wel aangepast worden. Ga hiervoor in het dagboek naar Verwerkingen en kies Omschrijving wijzigen (invoer):
Het inrichten van het strikte en duidelijke proces ten behoeve van de maandafsluiting in Isah kan uiteraard ook in overleg met een financieel consultant worden geïmplementeerd. Indien je interesse hebt, kan dit via jouw business consultant of vaste aanspreekpunt.
