Het nieuwe jaar is begonnen. Tijd om het oude boekjaar af te sluiten. In de vorige Finance-gerelateerde tip ben ik ingegaan op functionaliteit om periodes op een geavanceerde manier te kunnen sluiten. In deze tip wil ik bepaalde functionaliteit nogmaals onder de aandacht brengen, die ook goed van pas kan komen tijdens de jaar-afsluiting. Als onderdeel van de periode-afsluiting moeten namelijk alle rekeningen van de balans en de verlies- en winstrekening voor zover nodig nog worden bijgewerkt. Hoe prettig is het dan als je ERP-pakket ervoor zorgt dat boekingen snel en goed kunnen worden gemaakt.
Onderdeel van de afsluiting zijn terugkerende boekingen, zoals bijvoorbeeld bepaalde voorzieningen of de loonjournaalpost. In Isah Finance is functionaliteit aanwezig om het leven makkelijker te maken, ook gedurende het jaar. In deze tip van de trainer wil ik bij 2 soorten stil staan:
- Periodieke boekingen
- Import van boekingen
Periodieke boekingen
Het maken van periodieke boekingen kan uitgevoerd worden in alle dagboeken. Het gebruik van periodieke boekingen gaat via de verwerking 'Journaalregel overnemen'. Het gebruiken van deze verwerking heeft de volgende kenmerken:
- Overgenomen boekingen kunnen eenvoudig worden aangepast
- De regelomschrijving kan tijdens het aanmaken worden aangepast
- Tegenboekingen kunnen eenvoudig worden aangemaakt
Deze laatste kan vooral handig zijn als bepaalde boekingen year-to-date (bijvoorbeeld het naar voortgang nemen van bepaalde resultaten) worden gemaakt en per de eerste van de volgende maand moeten worden teruggedraaid.
Andere mogelijke toepassingen zijn bijvoorbeeld:
- Terugkerende huurfacturen
- Terugkerende lease-facturen
- Dotatie voorziening vakantiedagen
Om de verwerking te gebruiken het volgende voorbeeld, in dit voorbeeld maak ik een nieuwe factuur aan voor de huur van december op basis van die van november. Dit doe ik in het scherm inkoopdagboeken.
- Maak een nieuwe dagboekbladzijde aan
- Ga in het tabblad regels naar Verwerkingen “Journaalregel overnemen”
De volgende wizard verschijnt:
In de wizard zijn volgende specifieke zaken van toepassing:
1. Ga in de bladzijde op zoek naar de te kopiëren bladzijde, dit kan door bijvoorbeeld op tekst te zoeken.
2. In dit gedeelte van het scherm kan de omschrijving worden gewijzigd, in dit geval verandert november in december.
3. Via aanvinken van dit selectieveld kan een boeking worden tegen geboekt. Deze kan dus vooral handig zijn bij bijvoorbeeld tegenboeken van een factuur of een year-to-date boeking.
4. Via aanvinken van dit selectieveld worden bestaande regels in een dagboekbladzijde verwijderd, er ontstaat immers automatisch een regel als een bladzijde wordt aangemaakt.
Na invullen van de wizard en selectie van de knop “Volgende” wordt de te maken boeking getoond.
Na voltooien wordt de boeking gemaakt en kan worden opgeslagen. Eventueel kunnen wijzigingen worden aangebracht in b.v. bedragen. Voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de mutatie van de voorziening vakantiedagen.
Importeren van Excel
Via de verwerking importeren van Excel kan snel een Excel-bestand worden geïmporteerd, handig voor bijvoorbeeld de loonjournaalpost waarvan de input uit een extern pakket voor salarisverwerking komt. Hiervoor is bij gebruik van Isah Finance een standaard sjabloon beschikbaar. In dit voorbeeld importeer ik een versimpeld voorbeeld van een loonjournaalpost.
Ik ga naar “Memoriaaldagboeken” en selecteer mijn dagboek (indien deze afwijkt van het ingestelde voorkeursdagboek). Hierna volgende de volgende stappen:
- Ga naar Verwerkingen “Importeren van Excel”.
- Het volgende scherm verschijnt. Klik na invullen op volgende:
- Kies het gemaakte importbestand
- Vul hier de boekperiode in (let op: deze moet uiteraard wel openstaan)
- Geef hier de omschrijving van de bladzijde in
- Een voorbeeld van je import wordt getoond. Klik bij akkoord op Volgende:
In dit geval is er een foutieve waarde ingevuld. Dit is te zien aan de melding bovenin het scherm. De foute waarde is rood gemarkeerd. In dit scherm kan de juiste waarde worden ingevuld, waarna alsnog voor volgende kan worden gekozen. Deze knop is nu niet beschikbaar.
Let op: bij wijzigen van de invoer wordt het bronbestand ook gewijzigd. Er is dus altijd aansluiting tussen de import en de aangemaakte Excel-sheet. - In dit geval moet het kostenplaats 10 zijn, deze pas ik aan. Nu verdwijnt de melding en kan ik “Volgende” selecteren.
- Een voorbeeld van je boeking wordt nu getoond. Selecteer “Volgende” en de boeking wordt geïmporteerd.
- De boeking is geïmporteerd en kan worden opgeslagen.
Conclusie
Met het gebruik van de functionaliteit word je als gebruiker ondersteunt in het snel kunnen doen van vaker terugkerende boekingen. Handig gedurende het jaar maar zeker ook in de afsluiting.
Tot slot wil ik je nog wijzen op een tweetal kennisitems van Product Support die de bovengenoemde functionaliteit tot onderwerp hebben:
- Kennisitem 5308 – Periodieke boekingen snel en eenvoudig uitvoeren
- Kennisitem 3768 – Import sjablonen
In deze laatste zitten o.a. de standaard sjablonen voor import van dagboekbladzijden.
