E-mails en bijlagen handmatig opslaan binnen Isah kan een hele klus zijn. Gelukkig is er de Isah Web Add-in for Outlook, afgekort de Isah Web Add-in. Dit is een handige tool die je helpt om e-mails en bijlagen rechtstreeks vanuit Outlook te koppelen aan Isah. Hieronder leggen we uit wat het is, hoe je het installeert en hoe je het gebruikt.
Wat is de Web Add-In?
De add-in maakt het mogelijk om e-mails en bijlagen direct te koppelen aan entiteiten in Isah, zoals inkoop- of verkooporders. De tool werkt binnen zowel de desktopversies van Outlook (2016, 2019, 2021), de Microsoft 365 desktop app en de Microsoft 365 webapp. Lees hier meer.
Binnen 4 stappen is de add-in gebruiksklaar. Wat moet er gebeuren?
- Regel een licentie om de Isah Web Add-in te mogen gebruiken.
Let op! Maak je nog gebruik van de oude variant van deze koppeling, namelijk de Isah Outlook Add-In, dan kun je contact opnemen met je Business Consultant om over te stappen naar de nieuwe variant. De oude variant zal namelijk komen te vervallen i.v.m. wijzigingen die Microsoft gaat aanbrengen in Outlook. Zorg er dus voor dat je op tijd over bent. - Voer de installatie van de bijbehorende web service op de IIS-server uit.
- Voer de installatie van de client op het werkstation van de eindgebruiker(s) uit.
- Zet de instellingen waarop de Isah Web Add-in meelift goed binnen zowel Isah als Outlook. Denk ook aan het toekennen van rechten.
De add-in is nu klaar voor gebruik. Zo gebruik je hem:
- Inloggen
Open Outlook, klik in het lint op het icoon van de Isah Web Add-in en log in met dezelfde inloggegevens waarmee je in Isah inlogt. De inloggegevens worden onthouden tot het moment dat je handmatig uit de add-in uitlogt, dus ook als je tussendoor Outlook herstart.
Let op: het kan zijn dat er om een URL, Verbindingsnaam en Gebruikersnaam wordt gevraagd. Dit is doorgaans alleen het geval bij de eerste keer inloggen. Je systeembeheerder heeft de gegevens die je hier nodig hebt. Gebruik eventueel ons kennisitem KI 9753 - Outlook Web Add-in: Eerste keer inloggen ter ondersteuning.
Het Welkom-scherm wat je ziet bij het eerste keer willen inloggen:
- E-mails koppelen
Selecteer de e-mail en kies rechts bovenin de add-in (naast het Isah-logo) de entiteit waaronder je de e-mail wilt opslaan, bijvoorbeeld ‘Inkooporders’. Zoek de bewuste inkooporder (eventueel met het veld ‘Zoeken’), klik deze aan, klik op Selecteer en bevestig met Opslaan. De e-mail wordt nu aan Isah gekoppeld en automatisch gemarkeerd als ‘Opgeslagen in Isah’.
Het kiezen van een entiteit en zoeken naar een bepaalde term:
- Bijlage(n) apart opslaan
In sommige gevallen zul je een e-mail niet in zijn geheel op willen slaan, maar alleen de daaraan gekoppelde bijlage(n). Het is mogelijk om dit te doen met de add-in. Lees in kennisitem KI 9060 - Outlook Web Add-in: Bijlagen apart opslaan hoe je deze functionaliteit instelt en gebruikt.
Een greep uit de instellingen die je kunt configureren:
Conclusie
De Isah Web Add-in maakt het koppelen van e-mails en bijlagen aan Isah sneller, eenvoudiger en een stuk minder gevoelig voor fouten. Je bespaart tijd, voorkomt dubbele of verkeerd opgeslagen bestanden en houdt je inbox overzichtelijk. Met deze add-in werk je efficiënter, houd je administratie up-to-date en heb je belangrijke informatie altijd direct bij de juiste entiteit beschikbaar.
