Groeit je maakbedrijf? Zo behoud je grip en overzicht

Wanneer ik praat met maakbedrijven die een (snelle) groei doormaken dan vertellen ze me vaak dat ze de grip en het overzicht op de processen aan het verliezen zijn of al verloren hebben. Waar voorheen de processen in- en overzichtelijk waren en ze logischerwijs op elkaar volgden, is er nu door een toenemende mate van complexiteit een gebrek aan overzicht en controle. De benodigde kennis en informatie voor het productieproces ligt bijvoorbeeld opgeslagen in de hoofden van medewerkers, in losse documenten, in Excel bestanden of in een ERP systeem dat niet robuust genoeg blijkt te zijn. In de gesprekken die ik voer, merk ik dat bedrijven bij wie dit speelt behoefte hebben aan een manier om de kennis te borgen en de processen in te richten om inzicht en overzicht te krijgen. Daarom deel ik in dit blog drie tips die je kunnen helpen om de grip te vergroten.

1. Neem continu je processen onder de loep en neem geen overhaaste beslissingen

Er zijn verschillende oplossingen om de grip op en het inzicht in je bedrijfsprocessen te vergroten. Om te bepalen wat voor jouw specifieke situatie de beste oplossing is, zou in mijn ogen stap één altijd het (continu) onder de loep nemen van je huidige processen moeten zijn. Hoe zijn de zaken op dit moment georganiseerd, wie doet wat en waar is behoefte aan? Op basis van die inzichten kun je conclusies trekken over wat er nodig is. Is er bijvoorbeeld behoefte aan integraliteit waarbij informatie centraal wordt geborgd? Of kan het huidige ERP-systeem de complexiteit van het vraagstuk niet meer aan en moet je daar stappen in zetten?  

Neem zodra je aan procesoptimalisatie gaat beginnen sowieso geen overhaaste beslissingen. Onderzoek waarom bepaalde behoefte ontstaan en bepaal vervolgens waar je als organisatie naartoe wilt. Door continu je bedrijfsprocessen onder de loep te nemen en hier scherp op te blijven, kom je niet voor verrassingen te staan. Je signaleert knelpunten tijdig, waardoor je snel kunt schakelen, kosten bespaart én de flow vasthoudt. 

2. Overweeg om een onafhankelijke adviseur in de arm te nemen 

Niemand kent een bedrijf beter dan de werknemers zelf, maar wanneer je bezig bent met het optimaliseren van je bedrijfsprocessen, kan het slim zijn om ook externe kennis in huis te halen. Een onafhankelijke adviseur kijkt met een frisse blik naar jouw bedrijfsprocessen en kan blinde vlekken snel signaleren en je hierin adviseren. Hij of zij kan helpen bedrijfsprocessen in kaart te brengen en relevante pijnpunten boven water te krijgen. Samen kan vervolgens gekeken worden welke stappen je als organisatie moet maken om processen te verbeteren. Mocht blijken dat (nieuwe) ERP software de juiste oplossing is, dan kan een adviseur je ook in dit selectietraject begeleiden.

3. Kies naast software ook voor een partner

Is, op basis van het in kaart brengen van je processen en de behoeften, de conclusie dat een (nieuw) ERP systeem de juiste oplossing is om meer grip en inzicht te krijgen? Dan is alleen naar de functionaliteit van de software kijken niet voldoende. Mijn advies is om naar een partner te zoeken die je ook op de langere termijn vooruit gaat helpen. Je wilt immers voorkomen dat je bij een tweede, derde of tiende groeispurt voor dezelfde uitdagingen komt te staan. Wat vandaag een geschikte oplossing lijkt te zijn, kan over twee jaar alweer te weinig mogelijkheden bieden. Een partner die dezelfde taal spreekt en kennis van de markt heeft, kan je ondersteunen en adviseren. Een toekomstbestendige partner zal bovendien proactief met de organisatie aan de slag gaan om er voor te zorgen dat je blijft renderen en om er voor te zorgen dat de continuïteit gewaarborgd blijft.

Kortom, als je organisatie aan het groeien is en je verliest de grip op en het inzicht in de bedrijfsprocessen, dan is het belangrijk om deze processen onder de loep te nemen en te bepalen waar optimalisatie mogelijk is. Kijk welke hulpmiddelen er zijn om je hierbij te helpen, nu en in de toekomst.

Maakbedrijf Sollas stond ook op een dergelijk kruispunt: automatisering van processen was noodzakelijk om te voldoen aan de vraag van de markt, de concurrentiepositie te behouden en grip en inzicht te krijgen. Lees hier hun verhaal.