Wie wil je over vijf jaar zijn? Waarom automatisering meer is dan een kostenpost

Veel maakbedrijven weten precies waar ze vandaag staan. Ze kennen hun klanten, hun processen en de uitdagingen van de dagelijkse praktijk. Maar hoe vaak sta je stil bij een andere vraag: waar wil je over vijf jaar staan?

Tijdens een rondetafelgesprek over de toekomst van de maakindustrie stelde collega Indra een vraag die aan het denken zet: "Je weet als maakindustriebedrijf wie je nu bent, maar wie ben je over vijf jaar? Heb je inzichtelijk wie je wilt zijn en wat je nodig hebt om daar te komen?"

Het is een vraag die verder gaat dan software, ERP of automatisering. Want voordat je bepaalt welke systemen je nodig hebt, moet duidelijk zijn welke organisatie je wilt worden.

De dagelijkse praktijk krijgt vaak voorrang

In veel maakbedrijven ligt de focus begrijpelijkerwijs op de operatie van vandaag. Orders moeten verwerkt worden, materialen moeten op tijd beschikbaar zijn en klanten verwachten betrouwbare levertijden. Daardoor worden investeringen vaak beoordeeld vanuit de huidige situatie. Lost het een probleem op? Bespaart het tijd? Wat zijn de kosten?

Dat zijn relevante vragen. Tegelijkertijd schuilt daar ook een risico. Wanneer beslissingen uitsluitend worden genomen op basis van de uitdagingen van vandaag, ontstaat de kans dat de organisatie onvoldoende voorbereid is op de ambities van morgen.

Welke organisatie wil je bouwen?

Misschien wil je de komende jaren groeien. Misschien wil je meer projecten tegelijk uitvoeren, nieuwe markten bedienen of de leverbetrouwbaarheid verder verhogen. Het kan ook zijn dat je minder afhankelijk wilt worden van individuele kennisdragers binnen de organisatie. Welke ambitie je ook hebt, iedere stap vraagt iets van je processen, mensen en systemen.

Een organisatie die de omzet wil verdubbelen, kan vaak niet blijven werken met dezelfde werkwijzen als vijf jaar geleden. Meer orders, meer klanten en meer projectcomplexiteit vragen immers om een andere manier van organiseren en sturen. Daarom is het waardevol om regelmatig stil te staan bij vragen als:

• Waar willen we over vijf jaar staan?
• Welke processen horen daarbij?
• Welke informatie hebben we nodig om de juiste keuzes te maken?
• Ondersteunen onze huidige systemen die ambities voldoende?

Automatisering is geen kostenpost

Tijdens dezelfde rondetafelsessie maakte Indra nog een belangrijk punt: "Automatisering is geen kostenpost, dat is een investering." Toch worden digitaliseringsprojecten nog regelmatig bekeken vanuit de aanschafprijs alleen. Wat kost een ERP systeem? Wat kost een koppeling? Wat kost automatisering van een proces?

Dat zijn logische vragen. Sterker nog, voor veel organisaties vormen de kosten van ERP software een belangrijk onderdeel van de businesscase. In ons artikel 'Wat kost ERP software?' gaan we daarom dieper in op de factoren die de totale investering van ERP software voor maakbedrijven bepalen.

Toch is het goed om te beseffen: de kosten vertellen slechts een deel van het verhaal. Bedrijven investeren immers niet in technologie omdat ze software willen aanschaffen. Ze investeren omdat ze efficiënter willen werken, betere inzichten willen krijgen en hun organisatie beter willen voorbereiden op toekomstige ontwikkelingen. Vanuit dat perspectief verschuift het gesprek van kosten naar waarde. Niet: wat geven we uit? Maar: wat levert het ons op?

Wat gebeurt er als systemen niet meegroeien?

De echte vraag is daarom niet óf je wilt groeien, maar of je organisatie klaar is voor die groei. Neem een productiebedrijf dat in enkele jaren tijd groeit van veertig naar honderd medewerkers. Waar processen eerder goed beheersbaar waren, ontstaan geleidelijk knelpunten. Informatie wordt op verschillende plekken opgeslagen. Afdelingen werken met eigen overzichten. Kennis zit bij een beperkt aantal medewerkers. Planningen worden handmatig bijgehouden en rapportages kosten veel tijd.

Zolang de organisatie klein is, lukt het vaak om hiermee te werken. Naarmate de omvang toeneemt, wordt het steeds lastiger om overzicht te houden en snel te schakelen. De ambitie is er nog steeds. Maar de manier van werken begint een rem te vormen op verdere groei. Daarover scheef collega Frank eerder ook een interessant blog: Hoe behoud je grip en overzicht wanneer je maakbedrijf groeit.

Technologie als middel, niet als doel

Een ERP systeem, AI of andere vormen van automatisering leveren pas waarde op wanneer ze bijdragen aan de doelen van de organisatie. Daarom starten succesvolle digitaliseringstrajecten niet met de software, maar met de vraag waar het bedrijf naartoe wil groeien. Pas daarna kijken ze welke processen, informatie en systemen daarbij passen. 

Vooruit kijken begint vandaag

De vraag wat automatisering kost, blijft relevant. Maar minstens zo belangrijk is de vraag wat je als organisatie wilt bereiken. Wanneer die ambitie helder is, wordt ook duidelijker welke investeringen nodig zijn om daar te komen. Dan gaat automatisering niet langer alleen over software of technologie, maar over het creëren van een organisatie die klaar is voor de volgende fase.