Dankzij Isah module communicatie externe documenten meer doen met minder inspanning

Waarom de module communicatie externe documenten van Isah?

Een flinke toename in het aantal externe documenten bij Alcomij, zoals facturen, inkoop- en verkooporders en daarmee de druk op het administratieve proces van verwerken en archiveren, maakte het noodzakelijk om zaken slimmer aan te pakken. Proces digitalisering lijkt dan in deze moderne tijd een logische stap. In Isah werd een partner gevonden om het gehele proces met de module ‘communicatie externe documenten’ te automatiseren.

“Dankzij de module ‘communicatie externe documenten’ zijn wij een stuk efficiënter gaan werken. Wij hebben ongeveer 15.000 externe documenten op jaarbasis bestaande uit inkooporders, verkooporders en facturen. Voorheen werden deze allemaal geprint en handmatig gearchiveerd. Nu verloopt dit proces volledig digitaal en daarmee veel efficiënter.”

Isah bij Alcomij

Alcomij maakt gebruik van zoveel mogelijk standaard functies binnen Isah aangevuld met een aantal aangepaste schermen en pre-sets. Maar ook eigen tabbladen met minder velden waardoor de gebruikers bijvoorbeeld veel sneller orders kunnen verwerken. Dirk Vesters licht toe: “Een kassysteem bestaat net als een Meccano bouw set uit veel onderdelen, hierdoor hebben we veel regels per order en dat vraagt bij handmatige invoer veel tijd. Door de standaard functies van Isah zo slim mogelijk in te zetten en hier en daar iets meer eigen te maken, hebben we het proces van orderinvoer flink kunnen vereenvoudigen en versnellen.”

Customization

Alcomij heeft door Isah de goedkeuring op orders en facturen laten customizen. Hiervoor is binnen Isah een workflow gebouwd met autorisatie op bedrag niveau en worden orderbevestigingen en facturen met bijbehorende voorwaarden en certificeringen middels de module ‘communicatie externe documenten’ digitaal verzonden en opgeslagen. “Ook het inkoopproces is gedigitaliseerd”, verteld Dirk. “In combinatie met Easy Systems keuren wij de inkomende facturen goed waarna de betaling automatisch in de financiële module verschijnt. Bij binnenkomst van het ingekochte wordt de pakbon gescand en vervolgens bij de factuur in Isah opgeslagen.”

De toekomst

Digitale communicatie is de toekomst, ook bij Alcomij denken ze daar zo over. Dirk: “Eigenlijk wil je ketenintegratie middels een web portal voor de klant zodat deze de eigen informatie kan bekijken en volgen. Denk daarbij aan zaken zoals orderstatus, installatie instructies etc. Maar voor het zover is gaan we eerst aan de slag met de zojuist aangeschafte module Shop Floor Control", aldus Vesters. “Nu het kantoor nagenoeg papierloos is, willen we ook het productieproces aanpakken. Circa 16.000 productieorders! Uitgeprint met tekeningen etc. zijn toch ook gauw zo’n 48.000 documenten.”

Tips

“Neem tijdig de huisstijl mee in het traject, want deze kan nog wel eens vragen om een aanpassing ten behoeve van de leesbaarheid. En…,” geeft Vesters aan, “probeer zoveel mogelijk informatie uit schermen te halen in plaats van uit rapporten. Overgebleven rapporten zou je dan eigenlijk om moeten zetten van Crystal Reports naar FastReport. In ons geval hebben we door deze combinatie van deze twee stappen het aantal rapporten zien verminderen van 60 naar 25 stuks. En dat is prettig, want zo’n rapport blijft toch een blok aan je been.”