Automatisering en ketenintegratie staan hoog op de agenda bij Casaro Meubelproductie

“Met zo’n 65 medewerkers in de productie en slechts 10 medewerkers op kantoor heeft VDS relatief lage overheadkosten,” vertelt Trudy van Senten, Hoofd Administratie bij VDS. “Dat heeft voordelen, maar ook nadelen. Omdat we maar met zo weinig mensen op kantoor zitten, is het voor ons super belangrijk dat we zo veel mogelijk processen en administratieve taken automatiseren en er voor zorgen dat we zo efficiënt mogelijk werken.” 

Ketenintegratie zorgt voor meer efficiency

Sinds 2003 werkt VDS met de ERP-software van Isah. Als Hoofd Administratie neemt Trudy ook de rol van applicatiebeheerder voor Isah waar. Samen met Jeroen van der Male, Business Consultant van Isah, heeft zij regelmatig overleg over de mogelijke optimalisaties van de VDS-processen. “Efficiënt werken is een van onze speerpunten. Repeterende administratieve werkzaamheden willen we zo veel mogelijk automatiseren. Jaren geleden dachten wij al na over een vorm van ketenintegratie met onze klanten. Op dat moment was daarin echter nog minder gestandaardiseerd dan nu, waardoor het erg kostbaar was.”

Nu diverse partijen in de markt bezig zijn om het delen van informatie tussen klanten en leveranciers te vereenvoudigen en verder te digitaliseren, merkt Trudy dat er meer mogelijk is. “Wij hebben de Supply Chain Integrator van Isah direct aangeschaft toen een van onze grootste klanten aangaf op communicatievlak verder te willen digitaliseren met ons. We zijn toen met Jeroen en een Technisch Consultant van Isah om de tafel gegaan om de mogelijkheden te bespreken. Al snel bleek dat de nieuwe functionaliteit die op dit vlak in Isah versie 5.4 zou komen voor ons belangrijk was. Daarom hebben we met de implementatie van ketenintegratie gewacht totdat de update van Isah was gedaan.”

Eind 2019 heeft Isah bij VDS de nieuwste update uitgevoerd. Trudy: “De eerste stap die we daarna gemaakt hebben, is dat onze klant onze orderbevestigingen en facturen direct inleest in hun systeem. De volgende stap is dat wij hun orders in ons systeem gaan inlezen. Dan volgt voor ons de échte efficiencyslag! Vervolgens willen we kijken of we deze manier van communiceren met meer klanten kunnen toepassen.”

Bijblijven met een recente Isah-versie

De nieuwe functionaliteit op het gebied van ketenintegratie bleek voor VDS een belangrijke aanleiding om te updaten naar Isah versie 5.4. Voor Trudy was dat echter niet de enige reden. “We vinden het heel belangrijk om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen. Ik zeg niet dat we elk half jaar een update van ons ERP-systeem doen; nu kwamen we bijvoorbeeld van Isah 5.2 dus hebben we in feite één versie overgeslagen. Maar we zullen nooit jaren wachten; dat vinden we niet slim. Bij VDS hebben we naast de standaard Isah-functionaliteit in het verleden ook wat customizing laten maken. Dit proberen we steeds meer te vervangen voor standaard Isah-functionaliteit. Maar bij een update moet de customizing die er nog is altijd goed worden getest. Tot nu toe konden we een update altijd in 1 á 1,5 dag doorvoeren, maar als je te lang wacht met updaten, dan wordt de stap te groot en wordt het testproces veel complexer. Daarnaast zit er in elke update wel nieuwe functionaliteit die je weer vooruit helpt.”

Isah als eerlijke en deskundige partner

Trudy geeft aan erg tevreden te zijn over de samenwerking met Isah. “Wanneer er iemand van Isah langskomt, weet ik altijd zeker dat dit deskundige mensen zijn,” aldus Trudy. “Dat lijkt logisch, maar bij samenwerkingen met andere bedrijven heb ik dat echt wel eens anders meegemaakt. Ik vind dat je goed kunt merken dat de Consultants van Isah uitgebreid opgeleid worden voordat ze aan het werk gaan. Daardoor weten ze precies waar ze het over hebben. Natuurlijk kan het voorkomen dat een vraag niet binnen iemands expertisegebied ligt. In zo’n situatie wordt er echter nooit ‘zomaar een antwoord’ gegeven; de vraag wordt dan intern weggelegd waarna ik bijvoorbeeld door een collega gebeld word die me wel verder kan helpen. En ook als de nood aan de man is, kan ik altijd bij Isah terecht. Ik weet dat Isah het druk heeft, maar toch wordt er als er écht iets aan de hand is, altijd tijd voor mij gemaakt. Die manier van samenwerkingen ervaar ik als heel fijn.”

Over de afspraken die Trudy regelmatig met haar Business Consultant Jeroen heeft, vertelt ze het volgende: “We hebben altijd goede, open discussies. Als Isah-gebruiker hebben wij soms het idee dat we best twee of drie ogenschijnlijk kleine projecten tegelijk kunnen doen omdat we vermoeden dat de impact daarvan laag is. Jeroen attendeert ons dan terecht op het feit dat wij sommige zaken onderschatten. Hij is altijd eerlijk in zijn advies en denkt mee met wat voor ons als bedrijf het beste is. Neem bijvoorbeeld de engineering-integratie waar we mee aan de slag wilden; Jeroen vertelt ons dan dat een project waarbij meerdere partijen betrokken zijn meer tijd zal gaan kosten dan wij in eerste instantie denken. Door dergelijke zaken open en eerlijk met elkaar te bespreken kunnen we goed onze roadmap bepalen. Wat zijn quick wins die we direct op kunnen pakken en welke projecten kunnen we beter wat ruimer plannen.”

Tip voor Isah-gebruikers

Voor volgend jaar heeft VDS een aantal zaken op de planning en wensenlijst staan. Naast de verdere uitrol van ketenintegratie wil Trudy aan de slag met Isah Finance en met de verdere uitrol van Shop Floor Control. De tip die Trudy voor andere Isah-gebruikers heeft die met nieuwe producten willen gaan werken, is: “Zorg dat je samen met Isah bekijkt welke ‘basisbestanddelen’ er nodig zijn om goed met een product te kunnen werken. Welk huiswerk moet je als organisatie nog maken? Bij ketenintegratie moesten wij bijvoorbeeld onze stamgegevens eerst goed op orde hebben en artikelnummers die klanten gebruiken op een juiste manier in ons systeem zetten. Wanneer de basis goed staat, dan gaat de implementatie soepeler is onze ervaring!”