Meer inzicht voor managers binnen hun team
Het doel van de inzet van Time Registration was niet alleen om de werkdruk bij de financiële afdeling te verlagen, maar ook om meer inzicht te krijgen. "Managers hadden toen de uren nog via briefjes ingevoerd werden minder inzicht in wat er binnen hun team gebeurde. Ze hadden maar één keer per week input, nu hebben ze op dagbasis inzicht in de werkzaamheden van hun teamleden. Hierdoor weten we veel beter wat er gebeurt op de productievloer, zeker omdat we ook met Shop Floor Control werken. Hierdoor registeren we de werkzaamheden ook per minuut in plaats van per kwartier. Dit geeft op de orders nog beter weer wat de besteedde kosten en uren zijn.’’
Gedeelde verantwoordelijkheid
Door het digitaliseren van de uren, is ook de verantwoordelijkheid anders geworden. "Iedereen is nu verantwoordelijk voor het invoeren van zijn eigen uren. Dit gebeurt o.a. door de start- en stoptijden van medewerkers te registeren. Ze voeren en controleren daarna zelf binnen deze periode of alle uren goed ingevuld staan. Maar ook verlofaanvragen. Medewerkers hebben op ieder moment inzicht in hun eigen verlofsaldo. Ze kunnen nu zelf via Time Registration een verlofaanvraag doen en zien meteen wat dit voor hun verlofsaldo doet.’’ Ook tussen afdelingen zijn de verantwoordelijkheden verschoven. Marcel vertelt daarover: "Waar eerst de financiële afdeling verantwoordelijk was voor het goedkeuren van de uren zijn dat nu de managers van de teams. We zijn blij dat de managers van de teams de uren nu kunnen fiatteren omdat zij meer inzicht hebben in de redenen van de uren dan de financiële afdeling dat heeft. Zij hoeven nu alleen nog maar naar de uitzonderingen te kijken in plaats van alle uren.’’
Samen succesvol implementeren
Marcel: "Het is natuurlijk belangrijk dat het ERP systeem en de applicaties goed geïmplementeerd worden. Dat is essentieel voor het succes. Maar ook de bereidwilligheid van de medewerkers om hiermee te gaan werken is belangrijk. Waar we misschien soms wat weerstand hadden verwacht is dat in de realiteit erg meegevallen. We hebben korte trainingen gegeven met uitleg over de werking van de applicatie. Hierna is iedereen ermee aan de slag gegaan en zijn al werkende nog vragen beantwoord. We kijken heel tevreden erop terug hoe onze medewerkers mee zijn gegaan in deze veranderingen!’’
De blik vooruit
Bij Trappenfabriek Vermeulen realiseren ze zich dat het starten met het gebruik van onder andere Time Registration pas het begin is. "We zijn heel blij dat we ook dit deel van het proces hebben kunnen digitaliseren. Maar we kijken ook alweer vooruit hoe we andere processen hierin mee kunnen nemen. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van de productiebonnen in Shop Floor Control, maar ook het opzetten van een digitaal artikelbestand om via Isah te gaan bepalen wat de stuklijsten zijn en welke bewerkingen daarvoor nodig zijn. We bekijken per keer welk deel we gaan digitaliseren maar omdat er steeds meer processen al geautomatiseerd gaan, wordt het steeds een stukje makkelijker!"
