In Isah is het uiteraard al langer mogelijk om te werken met acties en meldingen. Op deze manier kunnen meldingen worden uitgezet voor bepaalde handelingen en daaraan gekoppelde acties. Deze kunnen bijgewerkt worden en leiden zo tot inzicht in de voortgang van de betreffende melding voor bijvoorbeeld servicewerkzaamheden.
Met de integratie van Isah en Isah Finance is het ook mogelijk in Isah Finance acties en meldingen aan te maken die door een collega kunnen worden opgepakt. Aangemaakte acties en meldingen in Isah Finance zijn daarmee ook zichtbaar en te muteren in Isah en in Isah Finance. Handig voor bijvoorbeeld een actie op een openstaande verkoopfactuur die door bijvoorbeeld een projectmanager of verkoper moet worden opgevolgd of openstaande inkoopfacturen die geblokkeerd zijn. Hieronder worden de stappen doorlopen voor een verkoopfactuur met daarbij ook tips voor inzicht in Isah Finance.
Aanmaken melding
Het aanmaken van een melding kan in Isah Finance in meerdere schermen:
- Aanmaningen
- Openstaande posten
In beide schermen is via het menu Vensters het venster Meldingen beschikbaar. Binnen het submenu Meldingen is het menu Acties beschikbaar. Deze kunnen worden aangemaakt zodat collega’s deze kunnen oppakken. In Isah zijn deze dan zichtbaar in het scherm van die gebruiker bij openen van Isah en in het scherm Meldingen. De relatiebeheertypes en actietypes worden vastgelegd in Isah in de basisgegevens Relatiebeheer.
Om apart inzicht te houden in de meldingen voor bijvoorbeeld debiteurenbeheer is het handig een relatiebeheertypegroep, een relatiebeheertypes en actietype(groep) aan te maken. Deze kunnen dan apart worden gefilterd via een instelling in Isah Configuration. Dan kunnen ook alleen deze parameters worden gekozen in Isah Finance:
Het volgende proces is van toepassing:
- Selecteer een openstaande post en ga naar Verwerkingen
Aanmaken (en wijzigen) van meldingen in Isah Finance gaat via de volgende bewerking:
De volgende pop-up verschijnt, vul hierin de data in en klik OK:
- Het meldingstype kan worden geselecteerd uit de geselecteerde relatiebeheertypegroepen
- Geef in de omschrijving wat er moet gebeuren
- Geef hier aan wie de verantwoordelijke is. Om de melding zichtbaar te krijgen bij opstarten moet het gekozen personeelslid wel gekoppeld zijn aan een gebruiker
- Geef in de memo overige van toepassing zijnde informatie
- Dit is het actietype gekoppeld aan het relatiebeheertype
De melding is hierna opgeslagen en beschikbaar voor afhandeling.
Inzicht melding
Voor beheer van Openstaande posten en aanmaningen is zoals gezegd het subvenster Meldingen en acties beschikbaar. Het wordt geadviseerd een aparte weergave aan te maken met meldingen, zodoende kan via dit overzicht altijd direct worden ingezien welke meldingen er voor een openstaande post open staan. Om bijvoorbeeld alleen die posten te zien waar een melding op openstaat, is de kolom gekoppelde meldingen beschikbaar. Door hier een filter op te zetten, worden alleen de posten getoond waar een melding op open staat.
Zie het volgende voorbeeld voor een weergave:
Beheer melding
Een melding met actie kan op twee plekken worden gewijzigd. In Isah door de gekoppelde gebruiker zelf of in Finance. In Isah krijgt de gebruiker via het scherm 0829 - Actieherinneringen een overzicht van de meldingen die op zijn naam staan en de gekoppelde acties:
De gebruiker kan vervolgens de actie oppakken en bewerken:
Vervolgens is op de actie in Finance de wijziging zichtbaar:
Via Verwerkingen in Isah Finance kan de melding ook nog bewerkt worden:
De status is op lopend gelaten om zo te kunnen blijven bewaken of de factuur ook daadwerkelijk betaald wordt.
Inzet meldingen
Het bovengenoemde voorbeeld is uitgewerkt voor een debiteur. Voor crediteuren is de functionaliteit ook in te zetten om zaken vast te leggen op bijvoorbeeld openstaande en geblokkeerde posten (bijvoorbeeld dat een factuur niet betaald wordt vanwege een dispuut).
Hiervoor is de kolom gekoppelde meldingen ook beschikbaar in het scherm Betalingen:
In het proces betalingen is het dan dus mogelijk als er een melding is gekoppeld, deze via openstaande posten te bekijken om te zien of een eventuele blokkade nog gerechtvaardigd is.
Voor een integraal beheer van acties aangaande facturen binnen Isah Finance is het inzetten van meldingen en acties het middel om de openstaande posten te beheren. Op deze manier kunnen acties snel worden uitgezet en bewaakt in het systeem in plaats van extracomptabel.
Overige tips
Tot slot wil ik graag ook nog de aandacht vragen voor het volgende. Omdat het einde van het jaar nadert wil ik de aandacht nog even vestigen op een kennisitem dat binnen Topdesk beschikbaar is en betrekking heeft op stappen per jaareinde. Dit is kennisitem “3041 – Jaarwisseling” en alle kennisitems die betrekking hebben op stappen per jaareinde in Isah en Isah Finance zijn voor het gemak gebundeld.
