Het einde van het jaar nadert. Wellicht is dit ook een moment waarop het grootboekschema wordt beoordeeld om te zien of er nieuwe rekeningen bij moeten komen of dat oude rekeningen kunnen komen te vervallen. Om rekeningen te laten vervallen zijn er binnen Isah Finance meerdere opties beschikbaar. In deze tip worden de mogelijkheden doorlopen met daarbij aangegeven in welk geval deze moeten worden gebruikt en in welk geval niet. Tevens wordt nog benoemd hoe bedrijfsspecifiek het grootboekschema kan worden aangestuurd om zodoende het gebruik van grootboekrekeningen binnen administraties nog beter te beheersen.
Grootboek (basisgegevens)
Binnen het centrale gedeelte van Isah Finance worden de grootboekrekeningen aangemaakt. Om de details van een aangemaakte grootboekrekening te zien, ga dan naar Grootboek (Basisgegevens) en selecteer Algemene verwerkingen ‘Details’. Van de geselecteerde grootboekrekening verschijnt volgend scherm:
Op dit scherm is het vinkje ‘Vervallen’ gemarkeerd. Activeren van dit vinkje zorgt ervoor dat de betreffende grootboekrekening:
- Niet meer binnen Isah kan worden gebruikt
- Niet meer wordt meegenomen als een nieuw bedrijf en boekjaar wordt aangemaakt
Gebruik deze optie alleen als de rekening nooit meer mag worden gebruikt voor nieuwe bedrijven en ook niet meer zichtbaar moet zijn. Deze instelling heeft geen impact op reeds bestaande bedrijf/boekjaren.
Grootboek (per bedrijf/boekjaar)
Beheer van het specifieke schema van een administratie vindt plaats in een bedrijf/boekjaar. Ga naar Grootboek en selecteer Algemene verwerkingen ‘Details’. Van de geselecteerde grootboekrekening verschijnt volgend scherm:
Op dit scherm is het vinkje ‘Komt volgend boekjaar te vervallen’ gemarkeerd. Activeren van dit vinkje zorgt ervoor dat de betreffende grootboekrekening in een volgend boekjaar niet wordt meegenomen voor de betreffende administratie. Op deze manier kan bedrijfsspecifiek beheer plaats vinden en heeft het vervallen van de rekening alleen invloed op het betreffende bedrijf. Ook voor deze optie geldt dat deze alleen geactiveerd dient te worden indien het zeker is dat in het betreffende bedrijf de rekening niet meer gaat worden gebruikt. Bij activeren van deze optie en creatie van een nieuw boekjaar vinden wel twee extra controles plaats:
- Indien de rekening per einde jaar een saldo bevat, wordt hij wel meegenomen. Indien het zeker is dat hij moet vervallen, moet hij ook leeg zijn.
- Indien de rekening onderdeel is van financiële instellingen wordt deze ook meegenomen.
In zowel het eerste als het tweede voorbeeld voor vervallen rekeningen (centraal of decentraal) is herstel na vervallen niet mogelijk. Als de afweging wordt gemaakt of een rekening kan komen te vervallen, is het dus noodzakelijk goed te weten op welke manier deze actie moet worden ondernomen. Als eerste is zoals gezegd van belang dat het zeker is, ten tweede of het centraal betreft (voor alle bedrijven) of decentraal (per bedrijf).
Indien een rekening dus voor alle bedrijven komt te vervallen, moet dit als volgt worden verwerkt:
- Centraal ten behoeven van Isah en eventuele nieuwe bedrijven
- Decentraal ten behoeve van de inrichting van bestaande bedrijf/boekjaren
Overige tips
Binnen Isah Finance is het voor beheer van grootboekschema’s per bedrijf mogelijk om deze apart aan te sturen. Voorbeelden kunnen zijn Holding B.V. maar ook buitenlandse B.V.’s met een afwijkend schema. Om voor een administratie te bepalen hoe met aangemaakte grootboekrekeningen moet worden gewerkt, volg je onderstaande werkwijze: ga in Isah Finance naar de basisgegevens en selecteer een bedrijf. Kies vervolgens voor details en het tabblad Instellingen bedrijven. Op het tabblad staan de volgende velden:
Hier kan je dus aangeven hoe om te gaan met grootboekrekeningen die centraal zijn aangemaakt in Isah Finance. Er zijn drie keuzes:
- Geselecteerd: bij deze keuze is de nieuwe grootboekrekening automatisch zichtbaar in het betreffende bedrijf en de aangemaakte boekjaren.
- Niet geselecteerd: een nieuwe grootboekrekening is in eerste instantie niet voor iedereen zichtbaar. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor een bepaalde holding of een vastgoedonderneming. Indien nog niet geselecteerd, kunnen ze in het bedrijf boekjaar niet worden gebruikt.
- Nader te bepalen: deze instelling is van toepassing als pas later besloten of een grootboekrekening gebruikt kan worden. Indien nader te bepalen, kunnen ze in het bedrijf boekjaar niet direct worden gebruikt.
Bij de statussen ''Niet geselecteerd'' of ''Nader te bepalen'' is het mogelijk, indien je rechten hebt, om in het scherm Grootboek van een bedrijf/boekjaar een lijst op te vragen met de betreffende grootboekrekeningen. Op basis daarvan kan bepaald worden welke grootboekrekening wordt toegevoegd. Deze rechten kunnen specifiek worden toegewezen aan bepaalde rollen binnen jouw organisatie. De keuze wordt eenmalig gemaakt en vervolgens naar nieuwe boekjaren gekopieerd. Het onderstaande voorbeeld is voor een toegevoegde grootboekrekening.
Door bij Verwerkingen te kiezen voor ''Geselecteerd'' of ''Niet geselecteerd'' wordt de betreffende grootboekrekening wel of niet toegevoegd.
